Mensen gebruiken ‘anonimiseren’, ‘pseudonimiseren’ en ‘redigeren’ alsof ze hetzelfde betekenen. Dat is niet zo, en het verschil bepaalt wat je met het resultaat kunt doen en welke regels van toepassing blijven. Hieronder wordt elke term in gewone taal uitgelegd, en lees je welke methode past als je AI-hulp wilt bij cliëntdocumenten.
Redigeren
Redigeren betekent dat je delen van een document verwijdert of zwart maakt, zodat een lezer ze niet kan zien. Die delen zijn weg en er is niets dat de lege plekken terugkoppelt aan het origineel.
Dit is de juiste methode als je een document aan een andere partij, een rechtbank of het publiek verstrekt. Als het goed wordt gedaan, is het permanent. Als het verkeerd wordt gedaan, niet: een zwarte balk over tekst in een pdf kan de onderliggende tekst intact laten. Voor redigeren met het oog op indiening of openbaarmaking zijn een daarvoor geschikte tool en werkwijze nodig, plus een tweede persoon die het resultaat controleert.
Bij AI-werk heeft gewone redactie een nadeel. Als elke naam een zwarte balk of ‘[GEREDIGEERD]’ wordt, kan de AI niet zien wie wie is. Een contract met twee partijen en een betaling tussen hen wordt dan een contract met twee lege plekken. Je kunt vaak nog wel om een samenvatting vragen, maar het antwoord mist de onderlinge relaties die de vraag de moeite waard maakten.
Pseudonimiseren
Pseudonimiseren betekent dat je identificerende gegevens vervangt door consistente vervangende aanduidingen, zoals Person_1 en Company_1, en de sleutel waarmee je die aan de echte waarden kunt koppelen ergens apart bewaart.
De Europese Raad voor gegevensbescherming definieert het, in overeenstemming met de AVG, als de verwerking van persoonsgegevens op zo’n manier dat de gegevens zonder aanvullende informatie niet meer aan een specifieke persoon kunnen worden toegeschreven, mits die aanvullende informatie afzonderlijk wordt bewaard en met technische en organisatorische maatregelen wordt beschermd. In zijn richtsnoeren beschrijft de Raad zulke aanvullende informatie bijvoorbeeld als een tabel waarin pseudoniemen worden gekoppeld aan de gegevens die ze vervangen.
Onthoud vooral wat pseudonimisering niet doet. Volgens dezelfde richtsnoeren blijven gepseudonimiseerde gegevens persoonsgegevens, omdat ze met de aanvullende informatie aan een persoon kunnen worden toegeschreven. De Britse ICO zegt hetzelfde: gepseudonimiseerde gegevens zijn persoonsgegevens in handen van iemand die over de aanvullende informatie beschikt. Pseudonimisering vermindert het risico. De gegevens vallen daardoor niet buiten de gegevensbeschermingswetgeving.
Voor AI-werk heeft het een duidelijk voordeel: de placeholders zijn consistent, zodat de AI de structuur van het document kan zien. En omdat jij de sleutel bewaart, kun je de echte namen in het antwoord terugzetten.
Anonimiseren
Anonimiseren gaat verder. De gegevens worden zo gewijzigd dat niemand, jij noch iemand anders, nog kan worden geïdentificeerd, en er geen sleutel is om op terug te vallen. Of gegevens echt anoniem zijn, hangt ervan af of identificatie nog mogelijk is met middelen waarvan redelijkerwijs te verwachten valt dat ze worden gebruikt, en niet alleen van de vraag of namen ontbreken.
Dit is een hoge drempel voor documenten over individuele cliënten. Een brief die een unieke situatie beschrijft, kan de betrokkene identificeren, zelfs als alle namen zijn verwijderd, omdat het verhaal zelf de identificator is. Volledig anonimiseren betekent meestal dat gegevens worden verwijderd of algemener gemaakt totdat het document niet langer bruikbaar is voor de zaak. Dat is zelden wat je wilt als je hulp nodig hebt bij een specifieke cliëntkwestie.
Veel tools en artikelen zeggen ‘anonimiseren’ terwijl ze ‘namen vervangen’ bedoelen. Als de tool een sleutel bewaart waarmee de namen kunnen worden teruggezet, dan pseudonimiseert die de gegevens, ongeacht wat de knop zegt.
Dezelfde zin, op drie manieren
Begin met: ‘Maria Lopez, geboren op 4 mei 1980, is Northwind Ltd 12.000 verschuldigd op grond van de huurovereenkomst.’
- Geredigeerd: ‘[GEREDIGEERD], geboren op [GEREDIGEERD], is [GEREDIGEERD] 12.000 verschuldigd op grond van de huurovereenkomst.’ Niets koppelt de lege plekken aan iemand en de AI kan niet zien dat de eerste en derde lege plek naar verschillende partijen verwijzen.
- Gepseudonimiseerd: ‘Person_1, geboren op Date_1, is Company_1 12.000 verschuldigd op grond van de huurovereenkomst.’ De structuur is intact en een sleutel die jij bewaart geeft aan dat Person_1 Maria Lopez is.
- Geanonimiseerd: ‘Een huurder is een verhuurder een bedrag verschuldigd op grond van een huurovereenkomst.’ Niemand kan worden geïdentificeerd en de meeste details zijn verdwenen.
De middelste zin is de versie waarover je de AI nuttige vragen kunt stellen en waarmee je achteraf nog kunt vaststellen wie de juiste personen zijn.
Welke methode past bij AI-werk?
| Doel | Wat past erbij? |
|---|---|
| Een document verstrekken aan een andere partij, een rechtbank of het publiek | Redigeren met een daarvoor geschikte tool en werkwijze |
| AI-hulp krijgen bij een specifieke cliëntkwestie en het antwoord kunnen lezen met de echte personen in gedachten | Pseudonimisering, met de sleutel aan jouw kant |
| Gegevens publiceren of delen zonder dat iemand kan worden geïdentificeerd | Anonimiseren, waarvoor zorgvuldige beoordeling nodig is en waarbij vaak details verloren gaan |
Voor het meeste professionele AI-gebruik is pseudonimisering de praktische keuze. Consistente placeholders houden het document leesbaar voor de AI, met de sleutel kun je het antwoord terugzetten en je verplichtingen blijven in beeld. Omdat gepseudonimiseerde gegevens nog steeds persoonsgegevens zijn, moet je de veilige kopie als gevoelig behandelen, de sleutel uit de chat houden en nagaan wat de regels van je beroep voorschrijven wanneer een externe dienst de veilige kopie ontvangt.
Wat geen van deze methoden garandeert
Geen enkele methode kan garanderen dat er niets identificerends achterblijft. Automatische detectie mist dingen: een bijnaam, een verkeerd gespelde achternaam, een detail dat pas in combinatie met andere gegevens iemand identificeert. Welke methode je ook gebruikt, een persoon moet het resultaat controleren. De verstandige vraag is niet ‘is dit volmaakt veilig?’, maar ‘heb ik beperkt wat mijn computer verlaat tot wat de taak vereist, en heb ik dat gecontroleerd?’
ClientSafe, een Windows-app van GagarinSoft, maakt op je pc gepseudonimiseerde veilige kopieën van cliëntdocumenten, bewaart de sleutel op je pc en zet echte namen terug in het antwoord van de AI. Het is geen tool om documenten te redigeren die je aan een andere partij of een rechtbank verstrekt. Lees meer over ClientSafe.
Algemene informatie, geen juridisch advies. Controleer welke regels voor jou gelden.