Ένα αποθηκευμένο πρότυπο Gmail ανήκει στη σύνταξη μηνυμάτων του Gmail. Δεν μετατρέπεται σε συντόμευση των Google Docs. Τα Docs διαθέτουν δικά τους επαναχρησιμοποιήσιμα μπλοκ και ρυθμίσεις αντικατάστασης, ενώ ένας επεκτατής κειμένου του προγράμματος περιήγησης έχει ξεχωριστά όρια συμβατότητας. Προσδιορίστε ποια λειτουργία προσπαθείτε να χρησιμοποιήσετε πριν αλλάξετε δικαιώματα.
Εισαγωγή αποθηκευμένης απάντησης στο Gmail
Σε υπολογιστή, ενεργοποιήστε τα Πρότυπα στις σύνθετες ρυθμίσεις του Gmail και αποθηκεύστε τις αλλαγές. Συντάξτε το κείμενο που θέλετε να επαναχρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το πρόχειρο ως νέο πρότυπο από το μενού Περισσότερες επιλογές του μηνύματος. Για να το επαναχρησιμοποιήσετε, ανοίξτε ένα παράθυρο σύνταξης και επιλέξτε το αποθηκευμένο στοιχείο στην ενότητα Πρότυπα. Η Google το τεκμηριώνει ως λειτουργία του Gmail για υπολογιστές, όχι ως κοινόχρηστη βιβλιοθήκη συντομεύσεων για άλλα προγράμματα επεξεργασίας. Google.
Χρησιμοποιήστε τα δομικά στοιχεία των Docs για τη δομή εγγράφων
Τα Google Docs παρέχουν δομικά στοιχεία μέσω του μενού Εισαγωγή ή του μενού @. Σκεφτείτε τα ως στοιχεία εγγράφου: μια ατζέντα ή μια δομή προσχεδίου είναι διαφορετικό αντικείμενο από μια φράση που ενεργοποιείται όταν πληκτρολογείτε λίγα γράμματα. Αν χρειάζεστε ένα συνεργατικό έγγραφο εργασίας, ξεκινήστε με το μπλοκ που ταιριάζει στην εργασία. Μην περιμένετε να εμφανιστεί αυτόματα σε αυτό το μενού το όνομα ενός προτύπου Gmail. Google.
Ελέγξτε ξεχωριστά τις αντικαταστάσεις των Docs
Τα Docs διαθέτουν επίσης στοιχεία ελέγχου αντικατάστασης στην επιλογή Εργαλεία, Προτιμήσεις, Αντικαταστάσεις, σε υπολογιστή. Αν εννοείτε αντικατάσταση λέξεων και όχι αποθηκευμένο email, ελέγξτε αυτές τις ρυθμίσεις. Μια ρύθμιση των Docs είναι ξεχωριστή τόσο από τον διακόπτη Προτύπων του Gmail όσο και από την αποθηκευμένη βιβλιοθήκη μιας επέκτασης. Πριν αναζητήσετε την αιτία ενός εκτενούς προβλήματος, δοκιμάστε ένα ακίνδυνο παράδειγμα σε νέο έγγραφο και σημειώστε ποια λειτουργία υποτίθεται ότι θα το αντικαταστήσει. Google.
Συντάξτε ένα email στα Docs όταν χρειάζεται έλεγχο
Ένα μπλοκ προσχεδίου email σάς επιτρέπει να προετοιμάσετε θέμα, παραλήπτες και σώμα μηνύματος στα Docs και να συνεργαστείτε πριν ανοίξετε το προσχέδιο στο Gmail. Οι τρέχουσες οδηγίες της Google αναφέρουν ότι η γλώσσα του Λογαριασμού Google πρέπει να είναι τα Αγγλικά για να εμφανιστεί προεπισκόπηση του προσχεδίου στο Gmail. Αντιμετωπίστε το ως συγκεκριμένη απαίτηση αυτής της ροής εργασιών και όχι ως κανόνα ότι κάθε λειτουργία επαναχρησιμοποίησης στα Docs απαιτεί Αγγλικά. Ελέγξτε ξανά τους παραλήπτες και τον λογαριασμό αποστολής στο παράθυρο του Gmail. Google.
Μια επέκταση προγράμματος περιήγησης δεν καλύπτει όλα τα προγράμματα επεξεργασίας του προγράμματος περιήγησης
Το Text Replacements για Chrome και Edge υποστηρίζει αντικαταστάσεις σε συμβατά πεδία ιστοτόπων, αλλά εξαιρεί ρητά τα Google Docs, Sheets και Slides. Αν επεκτείνει μια φράση στο Gmail αλλά όχι στα Docs, αυτό είναι σύμφωνο με τα τεκμηριωμένα όρια του προϊόντος. Η παροχή πρόσβασης σε περισσότερους ιστοτόπους δεν αίρει έναν ρητό περιορισμό μη υποστηριζόμενων προγραμμάτων επεξεργασίας. Χρησιμοποιήστε μια εγγενή λειτουργία των Docs ή ένα εργαλείο που τεκμηριώνεται ότι υποστηρίζει τα Docs. Text Replacements.
Διαγνώστε τη λειτουργία πριν αλλάξετε ρυθμίσεις
Σημειώστε σε ποιο σημείο παρουσιάζεται το πρόβλημα: στη σύνταξη μηνύματος του Gmail, στο σώμα εγγράφου, στο πλαίσιο σχολίου ή σε άλλο πεδίο. Στη συνέχεια, προσδιορίστε την πηγή του αποθηκευμένου κειμένου: πρότυπο Gmail, μπλοκ Docs, αντικατάσταση Docs ή βιβλιοθήκη επέκτασης. Σε ένα πρόχειρο που μπορείτε να απορρίψετε, δοκιμάστε την εισαγωγή και την αναίρεση. Αν χρησιμοποιείτε επέκταση, ελέγξτε την πρόσβασή της στον ιστότοπο και αν είναι σε παύση, αφού επιβεβαιώσετε ότι υποστηρίζεται το πρόγραμμα επεξεργασίας. Πρόκειται για προτεινόμενο έλεγχο, όχι για ισχυρισμό ότι δοκιμάσαμε κάθε συνδυασμό.
Διατηρήστε το αρχικό κείμενο εύκολο στη συντήρηση
Για ένα επαναλαμβανόμενο email, ένα πρότυπο Gmail μπορεί να είναι ευκολότερο να ενημερωθεί από πολλά ανεξάρτητα αντίγραφα. Για ένα προσχέδιο που χρειάζεται σχόλια από συναδέλφους, χρησιμοποιήστε ένα έγγραφο εργασίας. Για σύντομα κείμενα σε υποστηριζόμενα πεδία του ιστού, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε μια βιβλιοθήκη προγράμματος περιήγησης. Όποια μέθοδο κι αν επιλέξετε, ελέγξτε ονόματα, ημερομηνίες και υποσχέσεις πριν από την αποστολή. Διατηρήστε ένα ασφαλές αντίγραφο πριν αντικαταστήσετε ένα πρότυπο· η Google σημειώνει ότι τα διαγραμμένα πρότυπα Gmail δεν μπορούν να ανακτηθούν. Google.
Συχνές ερωτήσεις
Ενεργοποιεί η ρύθμιση «Πρότυπα» του Gmail τις συντομεύσεις των Docs;
Όχι. Τα πρότυπα Gmail, τα μπλοκ των Docs και οι αντικαταστάσεις των Docs είναι ξεχωριστές λειτουργίες με ξεχωριστά στοιχεία ελέγχου.
Γιατί η επέκταση λειτουργεί στο Gmail αλλά όχι στα Docs;
Το Text Replacements εξαιρεί ρητά τα Google Docs, Sheets και Slides. Το ότι μια αντικατάσταση λειτουργεί στο Gmail δεν αποδεικνύει ότι υποστηρίζονται τα Docs.
Μπορώ να ετοιμάσω ένα email με συναδέλφους στα Docs;
Η Google τεκμηριώνει ένα μπλοκ προσχεδίου email και μια προεπισκόπηση Gmail. Οι τρέχουσες οδηγίες προεπισκόπησης απαιτούν η γλώσσα του Λογαριασμού Google να είναι τα Αγγλικά.