Mẫu Gmail đã lưu thuộc về trình soạn thư của Gmail. Mẫu đó không trở thành phím tắt Google Docs. Docs có các khối nội dung có thể dùng lại và cài đặt từ thay thế riêng, còn trình mở rộng văn bản trên trình duyệt có giới hạn tương thích riêng. Hãy xác định tính năng bạn muốn dùng trước khi thay đổi quyền truy cập.
Chèn câu trả lời đã lưu trong Gmail
Trên máy tính, bật Templates trong phần cài đặt nâng cao của Gmail rồi lưu thay đổi. Soạn nội dung bạn muốn dùng lại, sau đó lưu bản nháp thành mẫu mới từ trình đơn Tùy chọn khác của thư. Để dùng lại, hãy mở cửa sổ soạn thư và chọn mục đã lưu trong Templates. Google mô tả đây là tính năng Gmail trên máy tính, không phải thư viện phím tắt dùng chung cho các trình soạn thảo khác. Google.
Dùng khối nội dung Docs để tạo cấu trúc tài liệu
Google Docs cung cấp các khối nội dung qua trình đơn Chèn hoặc trình đơn @. Hãy xem chúng như những thành phần của tài liệu: cấu trúc chương trình nghị sự hoặc bản nháp là một đối tượng khác với cụm từ được kích hoạt khi gõ vài chữ cái. Nếu cần một tài liệu làm việc cộng tác, hãy bắt đầu bằng khối phù hợp với tác vụ. Đừng mong tên mẫu Gmail tự động xuất hiện trong trình đơn đó. Google.
Kiểm tra riêng các từ thay thế trong Docs
Docs cũng có các tùy chọn thay thế tại Công cụ, Tùy chọn, Thay thế trên máy tính. Nếu bạn muốn thay một từ chứ không phải dùng lại email đã lưu, hãy kiểm tra các cài đặt đó. Cài đặt của Docs tách biệt với cả nút bật Templates của Gmail lẫn thư viện đã lưu của tiện ích. Trước khi khắc phục sự cố với một câu trả lời dài, hãy thử một ví dụ vô hại trong tài liệu mới và ghi lại tính năng nào dự kiến sẽ thay thế nội dung. Google.
Soạn email trong Docs khi cần được xem xét
Khối bản nháp email cho phép bạn chuẩn bị chủ đề, người nhận và nội dung thư trong Docs, đồng thời cộng tác trước khi mở bản nháp trong Gmail. Hướng dẫn hiện tại của Google cho biết ngôn ngữ Tài khoản Google phải là tiếng Anh để xem trước bản nháp trong Gmail. Hãy xem đây là yêu cầu của một quy trình cụ thể, không phải quy tắc rằng mọi hình thức dùng lại nội dung trong Docs đều cần tiếng Anh. Hãy kiểm tra lại người nhận và tài khoản gửi trong cửa sổ Gmail. Google.
Tiện ích trình duyệt không hỗ trợ mọi trình soạn thảo trên trình duyệt
Text Replacements dành cho Chrome và Edge hỗ trợ thay thế trong các trường trên trang web tương thích nhưng nêu rõ rằng không hỗ trợ Google Docs, Sheets và Slides. Nếu tiện ích mở rộng cụm từ trong Gmail nhưng không mở rộng trong Docs, điều đó phù hợp với giới hạn đã được sản phẩm công bố. Cấp quyền truy cập vào nhiều trang web hơn không loại bỏ giới hạn không hỗ trợ trình soạn thảo đã nêu rõ. Thay vào đó, hãy dùng tính năng tích hợp sẵn của Docs hoặc công cụ được ghi rõ là hỗ trợ Docs. Text Replacements.
Xác định tính năng trước khi thay đổi cài đặt
Ghi lại nơi xảy ra lỗi: cửa sổ soạn thư Gmail, nội dung tài liệu, hộp bình luận hay trường khác. Sau đó xác định nguồn của nội dung đã lưu: mẫu Gmail, khối Docs, từ thay thế trong Docs hay thư viện tiện ích. Trong bản nháp có thể bỏ đi, hãy thử chèn rồi hoàn tác. Với tiện ích, chỉ kiểm tra quyền truy cập trang web và trạng thái tạm dừng sau khi xác nhận trình soạn thảo được hỗ trợ. Đây là quy trình kiểm tra được đề xuất, không phải khẳng định rằng chúng tôi đã thử mọi trường hợp kết hợp.
Giữ cho nội dung gốc dễ bảo trì
Với email thường dùng, một mẫu Gmail có thể dễ cập nhật hơn nhiều bản sao riêng lẻ. Với bản nháp cần đồng nghiệp nhận xét, hãy dùng tài liệu làm việc. Với văn bản ngắn dùng trên các trường web được hỗ trợ, hãy cân nhắc thư viện trình duyệt. Dù chọn cách nào, hãy kiểm tra tên, ngày tháng và cam kết trước khi gửi. Hãy lưu một bản an toàn trước khi ghi đè mẫu; Google lưu ý rằng không thể khôi phục các mẫu Gmail đã xóa. Google.
Câu hỏi thường gặp
Cài đặt Templates của Gmail có bật phím tắt Docs không?
Không. Mẫu Gmail, khối nội dung Docs và các từ thay thế trong Docs là những tính năng riêng biệt với các tùy chọn điều khiển riêng.
Vì sao tiện ích hoạt động trong Gmail nhưng không hoạt động trong Docs?
Text Replacements nêu rõ rằng tiện ích không hỗ trợ Google Docs, Sheets và Slides. Việc thay thế thành công trong Gmail không chứng minh rằng Docs được hỗ trợ.
Tôi có thể chuẩn bị email cùng đồng nghiệp trong Docs không?
Google có tài liệu về khối bản nháp email và bản xem trước Gmail. Hướng dẫn xem trước hiện tại yêu cầu ngôn ngữ Tài khoản Google phải là tiếng Anh.