Zapisany szablon Gmaila należy do okna tworzenia wiadomości w Gmailu. Nie staje się skrótem w Dokumentach Google. Dokumenty mają własne elementy wielokrotnego użytku i ustawienia zamian, a ekspander przeglądarki ma osobne ograniczenia zgodności. Zanim zmienisz uprawnienia, ustal, której funkcji próbujesz użyć.
Wstaw zapisaną odpowiedź w Gmailu
Na komputerze włącz Szablony w ustawieniach zaawansowanych Gmaila i zapisz zmiany. Napisz tekst, którego chcesz używać ponownie, a następnie zapisz wersję roboczą jako nowy szablon z menu Więcej opcji w oknie wiadomości. Aby użyć szablonu, otwórz okno tworzenia wiadomości i wybierz zapisany element w sekcji Szablony. Google opisuje tę funkcję jako dostępną w komputerowej wersji Gmaila, a nie jako wspólną bibliotekę skrótów dla innych edytorów. Google.
Używaj elementów składowych Dokumentów do tworzenia struktury dokumentu
Dokumenty Google udostępniają elementy składowe w menu Wstaw lub po wpisaniu znaku @. Traktuj je jak elementy dokumentu: agenda lub struktura wersji roboczej to coś innego niż fraza uruchamiana po wpisaniu kilku liter. Jeśli potrzebujesz wspólnego dokumentu roboczego, zacznij od bloku pasującego do zadania. Nie oczekuj, że nazwa szablonu Gmaila pojawi się automatycznie w tym menu. Google.
Ustawienia zamian w Dokumentach sprawdź osobno
Dokumenty mają również ustawienia zamian dostępne na komputerze w sekcji Narzędzia, Preferencje, Zamiany. Jeśli chodzi Ci o zamianę słowa, a nie o zapisany e-mail, sprawdź te ustawienia. Ustawienia Dokumentów są odrębne zarówno od opcji Szablony w Gmailu, jak i od zapisanej biblioteki rozszerzenia. Zanim zaczniesz rozwiązywać problemy z długą odpowiedzią, wypróbuj nieszkodliwy przykład w nowym dokumencie i zanotuj, która funkcja ma go wstawić. Google.
Przygotuj wersję roboczą e-maila w Dokumentach, jeśli wymaga sprawdzenia
Blok wersji roboczej e-maila pozwala przygotować temat, odbiorców i treść w Dokumentach, a następnie współpracować z innymi przed otwarciem wersji roboczej w Gmailu. Zgodnie z aktualnymi instrukcjami Google językiem konta Google musi być angielski, aby wyświetlić podgląd wersji roboczej w Gmailu. Potraktuj to jako konkretne wymaganie tego sposobu pracy, a nie zasadę, zgodnie z którą każde ponowne użycie elementów Dokumentów wymaga języka angielskiego. W oknie Gmaila ponownie sprawdź odbiorców i konto, z którego wysyłasz wiadomość. Google.
Rozszerzenie przeglądarki nie obsługuje wszystkich edytorów internetowych
Text Replacements dla Chrome i Edge obsługuje zamiany w zgodnych polach witryn, ale wyraźnie wyklucza Google Docs, Sheets i Slides. Jeśli fraza rozwija się w Gmailu, ale nie w Dokumentach, jest to zgodne z udokumentowanymi ograniczeniami produktu. Przyznanie dostępu do większej liczby witryn nie znosi wyraźnego ograniczenia dotyczącego nieobsługiwanych edytorów. Zamiast tego użyj funkcji wbudowanej w Dokumenty albo narzędzia, które według dokumentacji obsługuje Dokumenty. Text Replacements.
Zanim zmienisz ustawienia, ustal, z której funkcji korzystasz
Zapisz, gdzie występuje problem: w oknie tworzenia wiadomości w Gmailu, w treści dokumentu, w polu komentarza czy w innym miejscu. Następnie ustal, skąd pochodzi zapisany tekst: z szablonu Gmaila, elementu składowego Dokumentów, zamiany w Dokumentach czy biblioteki rozszerzenia. W wersji roboczej, którą można odrzucić, przetestuj wstawianie i cofanie. W przypadku rozszerzenia sprawdź dostęp do witryny i stan wstrzymania dopiero po potwierdzeniu, że edytor jest obsługiwany. To proponowany sposób sprawdzenia, a nie twierdzenie, że przetestowaliśmy każdą kombinację.
Zadbaj o łatwą aktualizację tekstu źródłowego
W przypadku powtarzających się wiadomości łatwiej może być zaktualizować jeden szablon Gmaila niż kilka niezależnych kopii. Jeśli wersja robocza wymaga komentarzy współpracowników, użyj dokumentu roboczego. Jeśli potrzebujesz krótkiego tekstu w obsługiwanych polach internetowych, rozważ bibliotekę przeglądarki. Niezależnie od wybranej metody, przed wysłaniem sprawdź nazwiska, daty i obietnice. Przed zastąpieniem szablonu zachowaj bezpieczną kopię — Google informuje, że usuniętych szablonów Gmaila nie można odzyskać. Google.
Często zadawane pytania
Czy ustawienie Szablony w Gmailu włącza skróty Dokumentów?
Nie. Szablony Gmaila, elementy składowe Dokumentów i zamiany w Dokumentach to osobne funkcje z osobnymi ustawieniami.
Dlaczego rozszerzenie działa w Gmailu, ale nie w Dokumentach?
Text Replacements wyraźnie wyklucza Google Docs, Sheets i Slides. To, że zamiana działa w Gmailu, nie oznacza, że Dokumenty są obsługiwane.
Czy mogę przygotować wiadomość e-mail w Dokumentach razem ze współpracownikami?
Google opisuje blok wersji roboczej e-maila i podgląd w Gmailu. Zgodnie z aktualnymi instrukcjami podglądu językiem konta Google musi być angielski.