Controleer de exacte kopie die je wilt versturen, na elke vervanging en export. Zoek naar identificerende gegevens, lees de omringende feiten en controleer wat het bestand nog bevat. Een zoekresultaat zonder treffers bewijst op zichzelf niet dat de gegevens anoniem zijn.
Begin met de kopie die je wilt versturen
Bewaar het origineel en de vervangingssleutel in je beveiligde werkomgeving. Open het geëxporteerde bestand in de toepassing die je gaat gebruiken om het te versturen; controleer niet alleen het voorbeeld in de opschoontool. Geef de kopie een neutrale bestandsnaam.
Bepaal wat de AI nodig heeft: een clausule, een tijdlijn of een heel document. Als twee alinea's de vraag beantwoorden, verwijder dan de rest voordat je iets anders controleert. Zo beperk je zowel de openbaarmaking als het controlewerk.
Zoek in meerdere rondes
Maak lokaal een controlelijst met volledige namen, achternamen, initialen, e-mailadressen, telefoonnummers, rekeningverwijzingen en projectnamen die specifiek zijn voor de cliënt. Zoek in de voltooide kopie naar elk daarvan, ook naar spellingvarianten en transliteraties. Zoek naast exacte woordgroepen ook op kortere, onderscheidende tekstfragmenten.
Geen zoekresultaten kunnen betekenen dat de tekst niet doorzoekbaar is. Probeer een zin op een gescande pagina te selecteren en naar een lokale teksteditor te kopiëren. Als er geen bruikbare tekst is, controleer de pagina dan visueel; optische tekenherkenning kan tekens ook verkeerd lezen.
Lees het verhaal op verborgen identiteitsgegevens
Vervang een naam en het resterende verhaal kan de persoon nog steeds identificeren. Een zeldzaam beroep, een exacte datum, een kleine plaats en een publiek geschil kunnen samen naar één persoon verwijzen. Vraag je af of een collega of cliënt de zaak aan de hand van die gegevens zou herkennen. Veralgemeen of laat feiten weg die niet nodig zijn voor de taak.
Houd nuttige onderlinge verbanden intact: CLIENT_1 en CLIENT_2 mogen niet dezelfde persoon worden. Lees na de vervanging voornaamwoorden, geciteerde berichten en tabellen om te controleren of de AI geen misleidend beeld krijgt.
Controleer het bestand zelf, niet alleen de pagina
Controleer bij het versturen van een pdf naast de zichtbare pagina ook opmerkingen, bijlagen, metadata en doorzoekbare tekst. Adobe beschrijft afzonderlijke hulpmiddelen voor het verwijderen van verborgen inhoud. Een donkere rechthoek of een opmerking over een naam is niet voldoende.
Voor een teksttaak kan een nieuw aangemaakte kopie in platte tekst of als Markdown voorkomen dat ingesloten objecten uit het oorspronkelijke document worden meegenomen. De woorden zelf, de bestandsnaam en eventuele extra geplakte inhoud moeten nog steeds worden gecontroleerd. Voeg de vervangingssleutel niet toe.
Gebruik ClientSafe als werkwijze voor de controle
ClientSafe maakt een aparte tekstkopie en gebruikt binnen een dossier consistente tijdelijke aanduidingen. Controleer de gevonden overeenkomsten, wijs fout-positieven af en voeg gemiste items toe voordat je exporteert. Herhaal daarna de zoekopdrachten in de geëxporteerde kopie. Detectie helpt bij de controle, maar bewijst niet dat alle identificerende gegevens zijn verdwenen.
Een omkeerbaar systeem met tijdelijke aanduidingen is pseudonimisering. Of openbaarmaking is toegestaan, hangt ook af van de regels van je organisatie en de gekozen AI-dienst. Namen verwijderen doet niets af aan die vereisten.
Doe de laatste controle op het moment van versturen
Lees de prompt en de bijgevoegde bestanden samen. Een schoon document kan worden gecombineerd met een identificerende prompt, een oude bijlage of een bestandsnaam die de cliënt verraadt. Als iemand de kopie wijzigt, controleer die nieuwe versie dan opnieuw.
Laat bij gevoelig werk een bevoegd tweede persoon de definitieve versie lokaal controleren. Noteer welke versie is gecontroleerd en wat er bewust in is blijven staan. Als je een identificerend gegeven niet kunt oplossen, laat het dan weg of gebruik een goedgekeurde alternatieve werkwijze.
Veelgestelde vragen
Is het genoeg om naar de naam van de cliënt te zoeken?
Nee. Controleer varianten, andere identificerende gegevens, indirecte aanwijzingen en verborgen bestandsinhoud. Controleer ook of de zoekfunctie de tekst kan lezen.
Maakt een gecontroleerde kopie elke AI-upload aanvaardbaar?
Nee. Een controle verkleint het risico op openbaarmaking, maar vervangt geen toestemming, geheimhoudingsverplichtingen of controle van de AI-dienst.