Zkontrolujte přesnou kopii, kterou plánujete odeslat, a to po každém nahrazení i exportu. Vyhledejte identifikační údaje, přečtěte si okolní fakta a ověřte, co soubor stále obsahuje. Samotný výsledek vyhledávání bez nálezů nedokazuje anonymitu.
Začněte kopií určenou k odeslání
Originál a klíč k nahrazeným údajům uchovávejte ve svém zabezpečeném pracovním prostředí. Exportovaný soubor otevřete v aplikaci, kterou použijete k jeho odeslání; nekontrolujte pouze náhled v nástroji na čištění dat. Dejte souboru neutrální název.
Rozhodněte, co AI potřebuje: ustanovení, časovou osu nebo celý dokument. Pokud na otázku odpovídají dva odstavce, zbytek odstraňte ještě před další kontrolou. Snížíte tak riziko zpřístupnění údajů i rozsah kontroly.
Vyhledávejte v několika průchodech
Vytvořte si místní kontrolní seznam celých jmen, příjmení, iniciál, e-mailových adres, telefonních čísel, údajů o účtech a názvů projektů specifických pro klienta. V hotové kopii každý z nich vyhledejte, včetně variant zápisu a přepisů do jiné abecedy. Hledejte také kratší charakteristické části, nejen přesné výrazy.
Nulový počet výsledků může znamenat, že text nelze prohledávat. Zkuste na naskenované stránce označit větu a zkopírovat ji do místního textového editoru. Pokud se text nedá použít, prohlédněte stránku vizuálně; optické rozpoznávání znaků může některé znaky přečíst chybně.
Hledejte identitu skrytou v příběhu
Nahrazení jména nemusí stačit, protože zbývající příběh může stále identifikovat osobu, které se týká. Vzácné povolání, přesné datum, malé místo a veřejně známý spor mohou společně ukazovat na jediného člověka. Zeptejte se, zda by případ z těchto údajů poznal kolega nebo klient. Fakta, která úkol nevyžaduje, zobecněte nebo vynechte.
Zachovejte užitečné vztahy: CLIENT_1 a CLIENT_2 se nesmějí změnit na tutéž osobu. Po nahrazení si přečtěte zájmena, citované zprávy a tabulky a ověřte, že AI nedostane zavádějící popis.
Kontrolujte soubor jako celek, nejen stránku
Pokud odesíláte PDF, zkontrolujte kromě viditelné stránky také komentáře, přílohy, metadata a prohledávatelný text. Společnost Adobe popisuje samostatné nástroje pro odstranění skrytého obsahu. Tmavý obdélník nebo komentář umístěný přes jméno nejsou dostatečnou kontrolou.
Pro úkol pracující s textem může nově vytvořená kopie v prostém textu nebo ve formátu Markdown zabránit přenosu vložených objektů z původního dokumentu. Její skutečná slova, název souboru i další vložený materiál však stále vyžadují kontrolu. Nepřikládejte klíč k nahrazeným údajům.
Použijte ClientSafe jako postup pro kontrolu
ClientSafe připraví samostatnou textovou kopii a v rámci jednoho případu používá jednotné zástupné symboly. Zkontrolujte rozpoznané shody, odmítněte falešně pozitivní nálezy a před exportem doplňte přehlédnuté položky. Poté zopakujte vyhledávání v exportované kopii. Rozpoznávání pomáhá při kontrole, ale nedokazuje, že byly odstraněny všechny identifikační údaje.
Schéma zástupných symbolů, které umožňuje zpětnou identifikaci, je pseudonymizace. To, zda je zpřístupnění údajů povoleno, závisí také na pravidlech vaší organizace a zvolené službě AI. Odstranění jmen tyto požadavky neruší.
Poslední kontrolu proveďte těsně před odesláním
Posuzujte zadání společně s přiloženými soubory. K čistému dokumentu může být připojeno zadání odhalující identitu, stará příloha nebo název souboru, který prozradí klienta. Pokud kontrolující osoba kopii upraví, zkontrolujte znovu i tuto novou verzi.
U citlivé práce požádejte druhou oprávněnou osobu, aby konečnou verzi zkontrolovala místně. Zaznamenejte, která verze byla zkontrolována a které údaje zůstaly záměrně zachovány. Pokud nedokážete vyřešit, zda některý údaj identifikuje osobu, vynechte jej nebo použijte schválený alternativní postup.
Časté dotazy
Stačí vyhledat jméno klienta?
Ne. Zkontrolujte varianty, další identifikátory, nepřímé indicie i skrytý obsah souboru. Také ověřte, zda vyhledávání dokáže přečíst text.
Znamená kontrola kopie, že je každé nahrání do AI přípustné?
Ne. Kontrola snižuje riziko zpřístupnění údajů, ale nenahrazuje oprávnění, povinnosti mlčenlivosti ani prověření služby AI.