在每次替换和导出之后，都要检查你计划发送的确切副本。搜索身份标识，阅读周围的事实，并检查文件仍包含哪些内容。搜索结果为空并不能证明匿名化已经完成。
从最终发送的副本开始
将原件和替换映射表保存在你可控的工作区中。用你将要发送文件的应用打开导出的文件；不要只检查清理工具中的预览。为副本设置一个中性的文件名。
确定 AI 需要什么：一条条款、一份时间线，还是整份文件。如果两段文字就能回答问题，那么在检查其他内容之前先删掉其余部分。这样既能减少信息披露，也能减少审查工作。
分几轮搜索
在本地制作一份清单，列出全名、姓氏、姓名首字母、电子邮件地址、电话号码、账户信息和特定于客户的项目名称。对处理完成的副本逐项搜索，包括不同拼写和音译形式。除了完整词句，也要搜索具有辨识度的较短片段。
搜索结果为零，可能意味着文本不可搜索。试着从扫描页面中选中一句话，并将其复制到本地文本编辑器。如果没有可用文本，就目视检查页面；光学字符识别也可能误读字符。
阅读内容，留意故事中隐藏的身份信息
替换姓名后，剩下的故事仍可能暴露当事人的身份。罕见职业、确切日期、小地点和公开纠纷组合起来，就可能指向某一个人。想想同事或客户能否根据这些细节认出这个案例。对于任务不需要的事实，应概括处理或省略。
保留有用的人物关系：CLIENT_1 和 CLIENT_2 不能变成同一个人。替换后检查代词、引用的消息和表格，确保 AI 不会收到具有误导性的描述。
检查整个文件，而不只是页面
如果发送 PDF，除了可见页面，还要检查批注、附件、元数据和可搜索文本。Adobe 的文档介绍了用于清理隐藏内容的单独工具。仅仅在姓名上盖一个深色矩形或放置批注，并不足以完成检查。
对于文本任务，新建一份纯文本副本或 Markdown 副本，可以避免带上原文档中的嵌入对象。但仍需检查其中的实际文字、文件名以及额外粘贴的任何内容。不要包含替换映射表。
将 ClientSafe 用作审查流程
ClientSafe 会生成单独的文本副本，并在同一个案例中使用一致的占位符。检查检测到的匹配项，排除误报，并补上遗漏项目后再导出。然后在导出的副本中再次执行搜索。检测功能可以辅助审查，但不能证明所有身份识别信息都已清除。
可逆的占位符方案属于假名化。是否允许披露还取决于所在组织的规则以及所选 AI 服务。删除姓名并不能免除这些要求。
在发送时进行最后检查
将提示词和附件放在一起阅读。一份干净的文档可能同时搭配一段可识别身份的提示词、一个旧附件，或者一个泄露客户身份的文件名。如果审查人员修改了副本，请再次检查新版本。
对于敏感工作，请安排一位获得授权的第二审阅者在本地检查最终版本。记录审查的是哪个版本，以及哪些内容是有意保留的。如果无法解决某项身份识别信息，就将其删去或采用获准的替代流程。
常见问题
只搜索客户的姓名够吗？
不够。检查各种写法、其他身份标识、间接线索和隐藏的文件内容。还要确认搜索功能能够读取文本。
经过检查的副本就能让所有 AI 上传都可以接受吗？
不能。检查可以降低泄露风险，但不能替代授权、保密义务或对 AI 服务的审查。