Controlla la copia esatta che intendi inviare, dopo ogni sostituzione e ogni esportazione. Cerca gli identificativi, leggi il contesto e verifica cosa contiene ancora il file. Il solo fatto che la ricerca non trovi risultati non dimostra l'anonimato.
Inizia dalla copia destinata all'invio
Conserva l'originale e la chiave di sostituzione nel tuo spazio di lavoro controllato. Apri il file esportato nell'applicazione che userai per inviarlo; non controllare soltanto l'anteprima nello strumento di pulizia. Assegna alla copia un nome neutro.
Decidi di cosa ha bisogno l'IA: una clausola, una cronologia o un intero documento. Se bastano due paragrafi per rispondere alla domanda, elimina il resto prima di controllare qualsiasi altra cosa. Così riduci sia la divulgazione sia il lavoro di revisione.
Cerca in più passaggi
Crea localmente una lista di controllo con nomi e cognomi completi, iniziali, indirizzi e-mail, numeri di telefono, riferimenti di conto e nomi di progetti specifici del cliente. Cerca ognuno di essi nella copia definitiva, comprese le varianti ortografiche e le traslitterazioni. Cerca anche frammenti distintivi più brevi, oltre alle frasi esatte.
Una ricerca senza risultati può significare che il testo non è ricercabile. Prova a selezionare una frase da una pagina scansionata e a copiarla in un editor di testo locale. Se non c'è testo utilizzabile, esamina la pagina visivamente; anche il riconoscimento ottico dei caratteri può leggere male alcuni caratteri.
Leggi per individuare identità celate nella storia
Sostituisci un nome e la storia rimanente potrebbe comunque identificare la persona a cui si riferisce. Una professione rara, una data precisa, una località piccola e una controversia pubblica possono insieme indicare una persona specifica. Chiediti se un collega o un cliente potrebbe riconoscere il caso da questi dettagli. Generalizza o ometti i fatti che non servono per l'attività.
Mantieni intatte le relazioni utili: CLIENT_1 e CLIENT_2 non devono diventare la stessa persona. Dopo le sostituzioni, controlla pronomi, messaggi citati e tabelle per assicurarti che l'IA non riceva un resoconto fuorviante.
Esamina il contenitore, non solo la pagina
Se invii un PDF, controlla anche commenti, allegati, metadati e testo ricercabile, oltre alla pagina visibile. Adobe documenta strumenti separati per sanificare i contenuti nascosti. Una casella nera o un commento sovrapposto a un nome non costituiscono un controllo sufficiente.
Per un'attività sul testo, una copia di testo semplice o Markdown creata appositamente può evitare di portarsi dietro gli oggetti incorporati nel documento originale. Le parole effettive, il nome del file e qualsiasi altro materiale incollato devono comunque essere controllati. Non includere la chiave di sostituzione.
Usa ClientSafe come procedura di revisione
ClientSafe prepara una copia di testo separata e usa segnaposto coerenti all'interno di un caso. Controlla le corrispondenze rilevate, rifiuta i falsi positivi e aggiungi gli elementi mancanti prima di esportare. Poi ripeti le ricerche sulla copia esportata. Il rilevamento facilita il controllo, ma non dimostra che siano stati rimossi tutti i dettagli identificativi.
Uno schema di segnaposto reversibile è una forma di pseudonimizzazione. La possibilità di divulgare i dati dipende anche dalle regole della tua organizzazione e dal servizio di IA scelto. Rimuovere i nomi non annulla tali requisiti.
Esegui l'ultimo controllo al momento dell'invio
Leggi insieme il prompt e i file allegati. Un documento depurato può essere accompagnato da un prompt identificativo, un vecchio allegato o un nome di file che rivela l'identità del cliente. Se un revisore modifica la copia, controlla di nuovo quella nuova versione.
Per i lavori sensibili, chiedi a un secondo revisore autorizzato di controllare localmente la versione finale. Registra quale versione è stata controllata e quali elementi sono stati intenzionalmente mantenuti. Se non riesci a risolvere un dubbio su un dettaglio identificativo, omettilo oppure usa una procedura alternativa approvata.
Domande frequenti
Basta cercare il nome del cliente?
No. Controlla le varianti, gli altri identificativi, gli indizi indiretti e i contenuti nascosti dei file. Verifica inoltre che la ricerca sia in grado di leggere il testo.
Una copia controllata rende accettabile qualsiasi caricamento su un'IA?
No. Il controllo riduce il rischio di divulgazione, ma non sostituisce le autorizzazioni, gli obblighi di riservatezza o le verifiche sul servizio di IA.