Beschouw verschillende schrijfwijzen als kandidaten voor controle, niet als automatisch bewijs dat twee vermeldingen naar dezelfde persoon verwijzen. Stel lokaal een lijst met aliassen samen, wijs aan elke bevestigde identiteit één plaatsaanduiding toe en controleer de geëxporteerde tekst in elke aanwezige taal.
Stel eerst een lijst met aliassen samen voordat je vervangt
In een tweetalig document kan een naam in lokaal schrift, een Latijnse schrijfwijze, een verkorte ondertekening en alleen een achternaam voorkomen. Noteer de vormen die daadwerkelijk in het brondocument staan en voeg de context toe. Neem ook weergavenamen in e-mails, kopteksten en geciteerde correspondentie mee.
Gebruik een fictief voorbeeld: Мария Волкова, Mariya Volkova en M. Volkova kunnen in een bestand naar dezelfde persoon verwijzen. Bevestig dat aan de hand van het document in plaats van dit zomaar aan te nemen. Voer geen echte identificerende gegevens van cliënten in een online transliteratietool in, alleen om meer varianten te genereren.
Zoek naar accenten, leestekens en varianten van tekens
Zoek zowel op volledige vormen als op kenmerkende fragmenten. Koppeltekens, apostrofs, spaties en accenttekens kunnen veranderen wat een exacte zoekopdracht oplevert. Kopieer een verdachte schrijfwijze uit de bron als overtypen ervan geen resultaten oplevert.
Unicode beschrijft normalisatievormen voor gelijkwaardige tekenreeksen. Dat is iets anders dan vaststellen of twee persoonsnamen bij dezelfde persoon horen. Zelfs genormaliseerde tekst kan verschillende transliteraties, OCR-fouten of echt verschillende namen bevatten. Controleer de omringende zin.
Bepaal initialen en verkorte vormen aan de hand van de context
Initialen zijn dubbelzinnig. A. Silva kan Ana of André zijn; een achternaam die twee familieleden delen, is geen unieke identiteit. Controleer de handtekening, rol, geadresseerde en chronologie voordat je een plaatsaanduiding toewijst. Als de bron de verwijzing niet eenduidig maakt, behoud die onzekerheid dan.
Ook afkortingen van bedrijfsnamen vereisen dezelfde zorgvuldigheid. Een handelsnaam, officiële naam en afkorting kunnen naar dezelfde organisatie verwijzen, terwijl een vergelijkbare afkorting naar een andere verwijst. Houd plaatsaanduidingen voor personen en organisaties gescheiden.
Behoud de betekenis in alle talen
Pas binnen de zaak consequent dezelfde bevestigde identiteit toe, maar houd verschillende personen gescheiden. Controleer bezitsvormen, grammaticale uitgangen en aanspreektitels rond de vervanging. Een vervanging kan het juiste woord weghalen, maar de zin onleesbaar achterlaten.
Lees tweetalige tabellen en vertaalde citaten samen. In de kolom in de lokale taal kan de volledige naam blijven staan nadat de Engelse kolom is opgeschoond. Ga er niet van uit dat de Engelse tekst de gezaghebbende versie is van wat de AI ontvangt.
Controleer overeenkomsten met ClientSafe en de uiteindelijke kopie
ClientSafe gebruikt binnen een zaak consistente plaatsaanduidingen en laat je gedetecteerde gegevens controleren. Gebruik die controle om fout-positieve resultaten af te wijzen en gemiste vormen toe te voegen. Ga er niet van uit dat automatische detectie elk schriftsysteem, elke transliteratie of elke afkorting dekt.
Exporteer een aparte tekstkopie en zoek er opnieuw in met je lijst met aliassen. Controleer handmatig handtekeningen, koppen en korte, op zichzelf staande labels. Houd de lijst met aliassen en de vervangingssleutel buiten het materiaal dat je naar de AI-dienst stuurt.
Controleer welke aanwijzingen overblijven nadat de naam is verwijderd
Zelfs als je alle schrijfwijzen verwijdert, kan een herkenbare biografie, zeldzame functie of precies adres achterblijven. Laat gegevens weg die niet nodig zijn voor de vraag en lees zowel de prompt als de kopie opnieuw door. Voor de AI-dienst en de deelregels van je organisatie is nog steeds afzonderlijke goedkeuring nodig.
Controleer voordat je agressiever vervangt of je geen onderscheid wegneemt dat voor de analyse nodig is. Het is beter om te zeggen dat twee verwijzingen mogelijk naar dezelfde deelnemer verwijzen dan ze stilzwijgend samen te voegen en een overtuigende maar onjuiste samenvatting te krijgen.
Veelgestelde vragen
Moeten alle vergelijkbare schrijfwijzen één plaatsaanduiding krijgen?
Nee. Overeenkomst is een reden om nader onderzoek te doen. Voeg vermeldingen alleen samen wanneer de documenten bevestigen dat het om dezelfde persoon gaat; houd verwijzingen die niet eenduidig zijn expliciet gescheiden.
Maakt het verwijderen van accenten een naam anoniem?
Nee. De naam kan herkenbaar blijven. Vervang identificerende verwijzingen consequent en controleer andere gegevens in de omringende tekst.