Hãy xem các cách viết khác nhau là những trường hợp cần rà soát, chứ không phải bằng chứng tự động cho thấy hai lần nhắc đến cùng chỉ một người. Lập danh sách bí danh nội bộ, gán một ký hiệu thay thế cho mỗi danh tính đã xác nhận và kiểm tra văn bản đã xuất ở mọi ngôn ngữ hiện có.
Lập danh sách bí danh trước khi thay thế
Một tài liệu song ngữ có thể dùng tên viết bằng hệ chữ địa phương, cách viết bằng chữ Latinh, chữ ký rút gọn và chỉ họ. Hãy liệt kê các dạng thực sự xuất hiện trong tài liệu nguồn cùng với ngữ cảnh của chúng. Bao gồm tên hiển thị trong email, phần đầu thư và thư từ được trích dẫn.
Dùng ví dụ hư cấu: Мария Волкова, Mariya Volkova và M. Volkova có thể là cùng một người trong một tệp. Hãy xác nhận điều đó dựa trên tài liệu thay vì mặc định như vậy. Đừng nhập thông tin nhận dạng thật của khách hàng vào công cụ chuyển tự trực tuyến chỉ để tạo thêm các biến thể.
Tìm dấu, dấu câu và các biến thể ký tự
Tìm cả dạng đầy đủ lẫn những phần đặc trưng của tên. Dấu gạch nối, dấu nháy đơn, khoảng trắng và dấu thanh có thể làm thay đổi kết quả tìm kiếm chính xác. Nếu gõ lại một cách viết đáng ngờ mà không thấy kết quả, hãy sao chép cách viết đó từ tài liệu nguồn.
Unicode mô tả các dạng chuẩn hóa cho những chuỗi ký tự tương đương; điều này khác với việc xác định hai tên riêng có thuộc về cùng một người hay không. Ngay cả văn bản đã chuẩn hóa cũng có thể chứa các cách chuyển tự khác nhau, lỗi OCR hoặc những tên thực sự khác nhau. Hãy xem xét câu văn xung quanh.
Xác định ý nghĩa của chữ viết tắt và dạng rút gọn dựa vào ngữ cảnh
Chữ viết tắt dễ gây nhầm lẫn. A. Silva có thể là Ana hoặc André; hai người thân cùng họ không phải là một danh tính duy nhất. Hãy kiểm tra chữ ký, vai trò, người nhận và trình tự thời gian trước khi gán ký hiệu thay thế. Nếu tài liệu không giúp xác định được tham chiếu, hãy giữ nguyên sự không chắc chắn đó.
Tên viết tắt của công ty cũng cần được xử lý cẩn thận như vậy. Tên thương mại, tên đăng ký và tên viết tắt có thể chỉ cùng một tổ chức, trong khi một tên viết tắt tương tự lại chỉ một tổ chức khác. Hãy dùng ký hiệu thay thế riêng biệt cho cá nhân và tổ chức.
Giữ nguyên ý nghĩa giữa các ngôn ngữ
Áp dụng nhất quán cùng một danh tính đã xác nhận trong toàn bộ hồ sơ, đồng thời giữ riêng những người khác nhau. Kiểm tra các dạng sở hữu, đuôi ngữ pháp và chức danh xung quanh phần thay thế. Việc thay thế có thể bỏ đi đúng từ cần bỏ nhưng vẫn khiến cụm từ trở nên khó hiểu.
Hãy đọc các bảng song ngữ và trích dẫn đã dịch cùng nhau. Cột ngôn ngữ địa phương có thể vẫn giữ nguyên tên đầy đủ sau khi cột tiếng Anh đã được làm sạch. Đừng coi văn bản tiếng Anh là bản chuẩn duy nhất mà AI sẽ nhận được.
Rà soát các kết quả khớp ClientSafe và bản sao cuối cùng
ClientSafe dùng các ký hiệu thay thế nhất quán trong một hồ sơ và cho phép bạn rà soát dữ liệu được phát hiện. Hãy dùng bước rà soát đó để loại bỏ kết quả dương tính giả và thêm những dạng bị bỏ sót. Đừng cho rằng tính năng phát hiện tự động bao quát mọi hệ chữ, cách chuyển tự hay chữ viết tắt.
Xuất một bản sao văn bản riêng và tìm kiếm lại bằng danh sách bí danh của bạn. Kiểm tra thủ công chữ ký, tiêu đề và các nhãn ngắn đứng riêng. Không đưa danh sách bí danh và khóa thay thế vào tài liệu gửi cho dịch vụ AI.
Kiểm tra các manh mối còn lại sau khi bỏ tên
Ngay cả khi đã xóa mọi cách viết của tên, một tiểu sử dễ nhận ra, vai trò hiếm gặp hoặc địa chỉ chính xác vẫn có thể nhận diện được người đó. Hãy lược bỏ những chi tiết không cần thiết cho câu hỏi và đọc lại cả lời nhắc lẫn bản sao. Các quy định chia sẻ của dịch vụ AI và tổ chức của bạn vẫn cần được phê duyệt riêng.
Trước khi thay thế mạnh tay hơn, hãy kiểm tra xem bạn có đang xóa đi một khác biệt cần thiết cho việc phân tích hay không. Tốt hơn là nói rõ rằng hai tham chiếu có thể chỉ cùng một bên tham gia, thay vì âm thầm gộp chúng rồi nhận được một bản tóm tắt chắc chắn nhưng sai.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gán cùng một ký hiệu thay thế cho mọi cách viết tương tự không?
Không. Sự tương đồng là lý do để kiểm tra. Chỉ gộp các lần nhắc đến khi tài liệu chứng minh đó là cùng một người; hãy giữ các tham chiếu mơ hồ ở dạng tường minh.
Bỏ dấu trong tên có khiến tên được ẩn danh không?
Không. Tên vẫn có thể nhận ra được. Hãy thay thế nhất quán các thông tin nhận dạng và kiểm tra những chi tiết khác trong văn bản xung quanh.