अलग-अलग वर्तनी को समीक्षा के लिए संभावित मेल मानें, इस बात का स्वतः प्रमाण नहीं कि दोनों उल्लेख एक ही व्यक्ति के हैं। स्थानीय रूप से नामों के वैकल्पिक रूपों की सूची बनाएँ, पुष्टि की गई हर पहचान को एक प्लेसहोल्डर दें और मौजूद हर भाषा में निर्यात किए गए पाठ की जाँच करें।
बदलने से पहले नामों के वैकल्पिक रूपों की सूची बनाएँ
द्विभाषी दस्तावेज़ में किसी नाम का स्थानीय लिपि वाला रूप, लैटिन वर्तनी, हस्ताक्षर का छोटा रूप और केवल उपनाम इस्तेमाल हो सकता है। स्रोत में मौजूद वास्तविक रूपों को उनके संदर्भ के साथ सूचीबद्ध करें। ईमेल में दिखने वाले नाम, हेडर और उद्धृत पत्राचार भी शामिल करें।
एक काल्पनिक उदाहरण लें: एक फ़ाइल में Мария Волкова, Mariya Volkova और M. Volkova एक ही व्यक्ति के नाम हो सकते हैं। इसका अनुमान लगाने के बजाय दस्तावेज़ से इसकी पुष्टि करें। केवल और रूप बनाने के लिए किसी ऑनलाइन लिप्यंतरण टूल में मुवक्किलों की असली पहचान बताने वाली जानकारी न डालें।
उच्चारण-चिह्नों, विराम-चिह्नों और अक्षरों के विभिन्न रूपों से खोजें
पूरा नाम और उसके विशिष्ट अंश—दोनों खोजें। हाइफ़न, एपॉस्ट्रॉफी, रिक्त स्थान और उच्चारण-चिह्न बदलने से सटीक खोज के नतीजे बदल सकते हैं। दोबारा टाइप करने पर संदिग्ध वर्तनी का कोई नतीजा न मिले, तो उसे स्रोत से कॉपी करें।
Unicode समान वर्ण-अनुक्रमों के लिए सामान्यीकरण को परिभाषित करता है; यह तय करने से अलग बात है कि दो व्यक्तिगत नाम एक ही व्यक्ति के हैं या नहीं। सामान्यीकृत पाठ में भी अलग लिप्यंतरण, OCR की गलतियाँ या वास्तव में अलग नाम हो सकते हैं। आसपास का वाक्य पढ़कर जाँचें।
आद्याक्षरों और संक्षिप्त रूपों का संदर्भ देखकर अर्थ तय करें
आद्याक्षरों के कई अर्थ हो सकते हैं। A. Silva, Ana या André—दोनों में से किसी का नाम हो सकता है; दो रिश्तेदारों का एक ही उपनाम होना किसी की पहचान को विशिष्ट नहीं बनाता। प्लेसहोल्डर देने से पहले हस्ताक्षर, भूमिका, संबोधित व्यक्ति और घटनाक्रम जाँचें। अगर स्रोत से संदर्भ का अर्थ तय न हो सके, तो उस अनिश्चितता को बनाए रखें।
कंपनी के संक्षिप्त नामों के साथ भी यही सावधानी बरतें। व्यापारिक नाम, पंजीकृत नाम और संक्षिप्त नाम एक ही संगठन के हो सकते हैं, जबकि मिलता-जुलता संक्षिप्त नाम किसी दूसरे संगठन का हो सकता है। व्यक्ति और संगठन के प्लेसहोल्डर अलग रखें।
अलग-अलग भाषाओं में अर्थ सुरक्षित रखें
पूरे मामले में पुष्टि की गई एक ही पहचान के लिए एक जैसा प्लेसहोल्डर इस्तेमाल करें, लेकिन अलग-अलग लोगों को अलग रखें। बदले गए नाम के आसपास के संबंधकारक रूपों, व्याकरणिक अंत्यों और उपाधियों की जाँच करें। हो सकता है कि बदलाव से सही शब्द तो हट जाए, लेकिन वाक्यांश पढ़ने लायक न रहे।
द्विभाषी तालिकाओं और अनूदित उद्धरणों को साथ पढ़कर जाँचें। स्थानीय भाषा वाले कॉलम में पूरा नाम तब भी रह सकता है, जब अंग्रेज़ी वाले कॉलम को साफ़ कर दिया गया हो। अंग्रेज़ी पाठ को उस मूल प्रति न मानें जो AI को मिलेगी।
ClientSafe से मेल खाने वाली प्रविष्टियों और अंतिम प्रति की समीक्षा करें
ClientSafe एक मामले के भीतर एकसमान प्लेसहोल्डर इस्तेमाल करता है और आपको पहचाने गए डेटा की समीक्षा करने देता है। गलत मेल को अस्वीकार करने और छूटे हुए रूप जोड़ने के लिए इस समीक्षा का उपयोग करें। यह न मानें कि स्वचालित पहचान हर लिपि, लिप्यंतरण या संक्षिप्त नाम को पकड़ लेगी।
पाठ की अलग प्रति निर्यात करें और अपनी सूची का उपयोग करके उसे फिर से खोजें। हस्ताक्षरों, शीर्षकों और अलग-थलग छोटे लेबलों को हाथ से जाँचें। नामों के वैकल्पिक रूपों की सूची और उन्हें वापस बदलने की कुंजी AI सेवा को भेजी जाने वाली सामग्री से अलग रखें।
नाम हटने के बाद भी बच जाने वाले सुराग जाँचें
हर वर्तनी हटाने के बाद भी किसी की पहचान बताने वाली जीवनी, दुर्लभ भूमिका या सटीक पता बच सकता है। सवाल के लिए ज़रूरी न होने वाले विवरण हटा दें और प्रॉम्प्ट को प्रति के साथ फिर से पढ़ें। AI सेवा और आपके संगठन के साझा करने के नियमों के लिए अब भी अलग से स्वीकृति लेनी होगी।
और अधिक सख्ती से बदलने से पहले जाँचें कि कहीं आप विश्लेषण के लिए ज़रूरी अंतर तो न मिटा रहे हों। दो संदर्भों को चुपचाप मिलाकर आत्मविश्वास से भरा लेकिन गलत सारांश पाने के बजाय यह कहना बेहतर है कि दोनों शायद एक ही सहभागी की ओर इशारा करते हों।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या मिलती-जुलती वर्तनी वाले सभी नामों के लिए एक ही प्लेसहोल्डर रखना चाहिए?
नहीं। समानता जाँच-पड़ताल करने का संकेत है। उल्लेखों को तभी मिलाएँ जब दस्तावेज़ से यह पहचान पुष्ट हो; संदिग्ध संदर्भों को स्पष्ट रूप से अलग रखें।
क्या उच्चारण-चिह्न हटाने से नाम गुमनाम हो जाता है?
नहीं। नाम फिर भी पहचाना जा सकता है। पहचान बताने वाले उल्लेखों को एकसमान ढंग से बदलें और आसपास के पाठ में मौजूद अन्य विवरण भी जाँचें।