Behandla olika stavningar som möjliga varianter att granska, inte som automatiska bevis för att två omnämnanden avser samma person. Skapa en lokal lista över namnvarianter, tilldela en platshållare till varje bekräftad identitet och granska den exporterade texten på alla språk som förekommer.
Skapa en lista över namnvarianter innan du ersätter namn
Ett tvåspråkigt dokument kan innehålla ett namn skrivet med det lokala skriftsystemet, en latinsk stavning, en förkortad signatur och bara ett efternamn. Lista de former som faktiskt förekommer i källan tillsammans med deras sammanhang. Ta med visningsnamn i e-post, sidhuvuden och citerad korrespondens.
Använd ett fiktivt exempel: Мария Волкова, Mariya Volkova och M. Volkova kan avse samma person i en fil. Bekräfta det utifrån dokumentet i stället för att anta det. Lägg inte in riktiga klientuppgifter i ett transkriberingsverktyg på nätet bara för att skapa fler varianter.
Sök efter accenter, skiljetecken och teckenvarianter
Sök efter både fullständiga namn och särskiljande delar. Bindestreck, apostrofer, mellanslag och accenttecken kan påverka vad en exakt sökning hittar. Kopiera en misstänkt stavning från källan om du inte får någon träff när du skriver in den på nytt.
Unicode beskriver normaliseringsformer för likvärdiga teckensekvenser; det är något annat än att avgöra om två personnamn tillhör samma person. Även normaliserad text kan innehålla olika translittereringar, OCR-fel eller namn som faktiskt tillhör olika personer. Granska den omgivande meningen.
Tolka initialer och kortformer utifrån sammanhanget
Initialer är tvetydiga. A. Silva kan vara Ana eller André; ett efternamn som delas av två släktingar ger inte en entydig identitet. Kontrollera signaturen, rollen, mottagaren och kronologin innan du tilldelar en platshållare. Om källan inte klargör vem hänvisningen avser, bevara den osäkerheten.
Förkortningar av företagsnamn kräver samma försiktighet. Ett varumärkesnamn, ett registrerat namn och en förkortning kan avse samma organisation, medan en liknande förkortning kan avse en annan. Håll platshållare för personer och organisationer åtskilda.
Bevara betydelsen mellan olika språk
Använd samma bekräftade identitet konsekvent i hela ärendet, men håll olika personer åtskilda. Kontrollera ägandeformer, grammatiska ändelser och titlar runt ersättningen. En ersättning kan ta bort rätt ord men lämna en oläslig fras.
Läs tvåspråkiga tabeller och översatta citat tillsammans. Kolumnen på det lokala språket kan innehålla ett fullständigt namn även efter att den engelska kolumnen har rensats. Behandla inte den engelska texten som den enda version som AI:n kommer att få.
Granska träffar på ClientSafe och den slutliga kopian
ClientSafe använder konsekventa platshållare inom ett ärende och låter dig granska upptäckta uppgifter. Använd granskningen för att avvisa falska positiva träffar och lägga till former som missats. Utgå inte från att automatisk identifiering täcker alla skriftsystem, translittereringar eller förkortningar.
Exportera en separat textkopia och sök igen i den med din lista över namnvarianter. Granska signaturer, rubriker och korta fristående etiketter manuellt. Förvara listan över namnvarianter och ersättningsnyckeln utanför materialet som skickas till AI-tjänsten.
Kontrollera ledtrådar som finns kvar även när namnet är borta
Även om du tar bort alla stavningar kan en igenkännbar biografi, en ovanlig roll eller en exakt adress finnas kvar. Utelämna uppgifter som inte behövs för frågan och läs igenom både prompten och kopian. AI-tjänsten och din organisations regler för delning måste fortfarande godkännas separat.
Innan du ersätter mer aggressivt bör du kontrollera om du då förstör en skillnad som analysen behöver. Det är bättre att säga att två hänvisningar möjligen avser samma deltagare än att tyst slå ihop dem och få en självsäker men felaktig sammanfattning.
Vanliga frågor
Bör liknande stavningar få samma platshållare?
Nej. Likheter är skäl att undersöka saken. Slå bara ihop omnämnanden när dokumentet styrker att de avser samma person; låt tvetydiga hänvisningar förbli uttryckliga.
Gör det ett namn anonymt att ta bort accenter?
Nej. Namnet kan fortfarande kännas igen. Ersätt identifierande hänvisningar på ett konsekvent sätt och kontrollera andra uppgifter i den omgivande texten.