Si usano «anonimizzare», «pseudonimizzare» e «oscurare» come se significassero la stessa cosa. Non è così, e la differenza determina cosa puoi fare con il risultato e quali norme continuano ad applicarsi. Ecco una spiegazione semplice di ciascun metodo e di quale scegliere quando vuoi usare l'IA con i documenti dei clienti.
Oscuramento
Oscurare significa rimuovere o coprire parti di un documento in modo che il lettore non possa vederle. Le parti sono eliminate e nulla collega lo spazio vuoto al documento originale.
È lo strumento giusto quando consegni un documento a un'altra parte, a un tribunale o al pubblico. Se eseguito correttamente, è permanente. Se eseguito male, non lo è: un rettangolo nero disegnato sopra il testo in un PDF può lasciare intatto il testo sottostante. Per oscurare documenti da depositare o divulgare servono uno strumento e una procedura progettati a questo scopo, oltre a una seconda persona che controlli il risultato.
Per lavorare con l'IA, il semplice oscuramento ha un inconveniente. Se ogni nome diventa una barra nera o «[OSCURATO]», l'IA non può distinguere chi è chi. Un contratto tra due parti con un pagamento tra loro diventa un contratto con due spazi vuoti. Spesso si può comunque ottenere un riepilogo, ma la risposta perde i rapporti che rendevano utile la domanda.
Pseudonimizzazione
La pseudonimizzazione sostituisce i dettagli identificativi con elementi sostitutivi coerenti, come Person_1 e Company_1, e conserva separatamente la chiave che li ricollega ai valori reali.
Il Comitato europeo per la protezione dei dati la definisce, in linea con il GDPR, come il trattamento dei dati personali in modo che non possano più essere attribuiti a una persona specifica senza informazioni aggiuntive, a condizione che tali informazioni aggiuntive siano conservate separatamente e protette da misure tecniche e organizzative. Nelle sue linee guida, il Comitato descrive tali informazioni aggiuntive, per esempio, come una tabella che abbina gli pseudonimi ai dettagli che sostituiscono.
È importante ricordare cosa non fa. Secondo le stesse linee guida, i dati pseudonimizzati restano dati personali, perché possono essere attribuiti a una persona usando le informazioni aggiuntive. Anche l'ICO britannico afferma lo stesso: i dati pseudonimizzati sono dati personali per chiunque disponga delle informazioni aggiuntive. La pseudonimizzazione riduce il rischio. Non esclude i dati dall'ambito della normativa sulla protezione dei dati.
Per lavorare con l'IA offre un vantaggio concreto: i segnaposto sono coerenti, quindi l'IA vede la struttura del documento. E, poiché la chiave è in tuo possesso, puoi reinserire i nomi reali nella sua risposta.
Anonimizzazione
L'anonimizzazione va oltre. I dati vengono modificati in modo che nessuno possa più identificare le persone, né tu né chiunque altro, e non esiste una chiave per tornare ai dati originali. Per stabilire se i dati siano davvero anonimi, occorre valutare se sia ancora possibile identificare le persone usando mezzi ragionevolmente prevedibili, non soltanto verificare che i nomi siano stati rimossi.
Per i documenti che riguardano singoli clienti, raggiungere questo risultato è difficile. Una lettera che descrive una situazione unica può identificare il soggetto anche se tutti i nomi sono stati rimossi, perché è la storia stessa a identificarlo. Una completa anonimizzazione di solito implica eliminare o generalizzare i dettagli finché il documento non è più utile per il caso: raramente è ciò che vuoi quando ti serve aiuto per una questione specifica di un cliente.
Molti strumenti e articoli dicono «anonimizzare» quando intendono «sostituire i nomi». Se lo strumento conserva una chiave che permette di reinserire i nomi, sta effettuando una pseudonimizzazione, a prescindere da cosa dica il pulsante.
La stessa frase, in tre modi
Partiamo da: «Maria Lopez, nata il 4 maggio 1980, deve 12.000 a Northwind Ltd in base al contratto di locazione».
- Con i dati oscurati: «[OSCURATO], nato il [OSCURATO], deve [OSCURATO] 12.000 in base al contratto di locazione». Nulla collega gli spazi vuoti a qualcuno e l'IA non può capire che il primo e il terzo spazio vuoto si riferiscono a parti diverse.
- Con i dati pseudonimizzati: «Person_1, nato il Date_1, deve 12.000 a Company_1 in base al contratto di locazione». La struttura è intatta e una chiave in tuo possesso indica che Person_1 è Maria Lopez.
- Con i dati anonimizzati: «Un inquilino deve una somma a un proprietario in base a un contratto di locazione». Nessuno può essere identificato e la maggior parte dei dettagli è scomparsa.
La frase centrale è quella su cui puoi porre all'IA domande utili e che puoi comunque ricondurre alle persone giuste in seguito.
Quale scegliere per lavorare con l'IA
| Obiettivo | Metodo adatto |
|---|---|
| Inviare un documento a un'altra parte, a un tribunale o al pubblico | Oscuramento, con uno strumento e una procedura appositi |
| Ottenere assistenza dall'IA su una questione specifica di un cliente e interpretare la risposta con riferimento alle persone reali | Pseudonimizzazione, conservando la chiave dalla propria parte |
| Pubblicare o condividere dati in modo che nessuno possa essere identificato | Anonimizzazione, che richiede un'attenta valutazione e spesso comporta la perdita di dettagli |
Per la maggior parte degli usi professionali dell'IA, la pseudonimizzazione è la scelta pratica. I segnaposto coerenti mantengono il documento leggibile per l'IA, la chiave consente di ripristinare la risposta e i tuoi obblighi restano in vista. Poiché i dati pseudonimizzati sono ancora dati personali, tratta la copia sicura come materiale sensibile, non inserire la chiave nella chat e verifica cosa richiedono le regole della tua professione quando un servizio di terze parti riceve la copia sicura.
Cosa non garantisce nessuno di questi metodi
Nessun metodo può garantire che non rimanga alcun elemento identificativo. I sistemi automatici non rilevano tutto: un soprannome, un cognome scritto male, un dettaglio che identifica una persona solo se combinato con altri. Qualunque metodo usi, una persona deve controllare il risultato. La domanda sensata non è «è perfettamente sicuro?», ma «ho ridotto ciò che esce dal mio computer a ciò che serve per il compito e l'ho controllato?»
ClientSafe, un'app Windows di GagarinSoft, crea copie pseudonimizzate e sicure dei documenti dei clienti sul tuo PC, conserva la chiave sul tuo PC e ripristina i nomi reali nelle risposte dell'IA. Non è uno strumento per oscurare documenti da inviare a un'altra parte o a un tribunale. Scopri di più su ClientSafe.
Informazioni generali, non consulenza legale. Verifica le regole che si applicano al tuo caso.