La gente usa «anonimizar», «seudonimizar» y «suprimir información» como si significaran lo mismo. No es así, y la diferencia determina qué puedes hacer con el resultado y qué normas siguen aplicándose. Aquí explicamos cada término en lenguaje sencillo y cuál conviene si quieres ayuda de la IA con documentos de clientes.
Redacción
La supresión de información consiste en eliminar o cubrir partes de un documento para que el lector no pueda verlas. Esas partes desaparecen y nada permite vincular el espacio con el original.
Es la herramienta adecuada cuando entregas un documento a otra parte, a un tribunal o al público. Si se hace correctamente, es permanente. Si se hace mal, no lo es: un rectángulo negro dibujado sobre el texto de un PDF puede dejar el texto debajo. Para suprimir información en documentos destinados a presentación o divulgación se necesita una herramienta y un proceso diseñados para ese fin, además de una segunda persona que compruebe el resultado.
Para trabajar con IA, la supresión simple de información tiene un inconveniente. Si todos los nombres se convierten en una barra negra o en «[REDACTADO]», la IA no puede distinguir quién es quién. Un contrato entre dos partes con un pago entre ellas se convierte en un contrato con dos espacios en blanco. A menudo aún puedes obtener un resumen, pero la respuesta pierde las relaciones que hacían que valiera la pena plantear la pregunta.
Seudonimización
La seudonimización reemplaza los datos identificativos por sustitutos coherentes, como Person_1 y Company_1, y conserva aparte la clave que permite relacionarlos con los valores reales.
El Comité Europeo de Protección de Datos la define, conforme al RGPD, como el tratamiento de datos personales de manera que ya no puedan atribuirse a una persona específica sin información adicional, siempre que esa información adicional se conserve por separado y esté protegida mediante medidas técnicas y organizativas. En sus directrices, el Comité describe esa información adicional, por ejemplo, como una tabla que relaciona seudónimos con los datos que reemplazan.
Hay que recordar lo que no hace. Según esas mismas directrices, los datos seudonimizados siguen siendo datos personales, porque pueden atribuirse a una persona con la información adicional. La ICO del Reino Unido dice lo mismo: los datos seudonimizados son datos personales para quien posee la información adicional. La seudonimización reduce el riesgo. No excluye los datos de la legislación de protección de datos.
Para trabajar con IA, tiene una ventaja concreta: los marcadores de posición son coherentes, por lo que la IA puede ver la estructura del documento. Y como tú conservas la clave, puedes volver a poner los nombres reales en su respuesta.
Anonimización
La anonimización va más allá. Los datos se modifican de modo que nadie, ni tú ni ninguna otra persona, pueda identificar a las personas, y no existe ninguna clave para revertir el proceso. Para determinar si los datos son realmente anónimos hay que considerar si aún es posible identificar a alguien mediante medios que razonablemente puedan utilizarse; no basta con comprobar que se hayan eliminado los nombres.
Es un umbral difícil de alcanzar para documentos sobre clientes individuales. Una carta que describa una situación única puede identificar a la persona a la que se refiere incluso después de eliminar todos los nombres, porque la propia historia la identifica. La anonimización completa suele implicar eliminar o generalizar detalles hasta que el documento deje de ser útil para el caso, algo que rara vez quieres cuando necesitas ayuda con un asunto concreto de un cliente.
Muchas herramientas y artículos dicen «anonimizar» cuando quieren decir «reemplazar nombres». Si la herramienta conserva una clave que permite recuperar los nombres, lo que hace es seudonimizar, sea cual sea el texto del botón.
La misma frase, de tres maneras
Empecemos con: «Maria Lopez, nacida el 4 de mayo de 1980, debe 12.000 a Northwind Ltd en virtud del contrato de arrendamiento».
- Redactado: «[REDACTADO], nacido/a el [REDACTADO], debe 12.000 a [REDACTADO] en virtud del contrato de arrendamiento». Nada vincula los espacios con nadie, y la IA no puede distinguir que el primero y el tercero corresponden a partes distintas.
- Seudonimizado: «Person_1, nacido/a en Date_1, debe 12.000 a Company_1 en virtud del contrato de arrendamiento». La estructura se conserva, y una clave que tú tienes indica que Person_1 es Maria Lopez.
- Anonimizado: «Un inquilino debe una suma a un arrendador en virtud de un contrato de arrendamiento». Nadie puede ser identificado y se ha perdido la mayor parte de los detalles.
La frase del medio es aquella sobre la que puedes hacer preguntas útiles a una IA y luego volver a vincular la respuesta con las personas correctas.
Cuál conviene para el trabajo con IA
| Objetivo | Qué conviene |
|---|---|
| Enviar un documento a otra parte, a un tribunal o al público | Redacción, con una herramienta y un proceso diseñados para ello |
| Obtener ayuda de IA para un asunto concreto de un cliente y leer la respuesta teniendo en cuenta a las personas reales | Seudonimización, conservando la clave de tu lado |
| Publicar o compartir datos de modo que nadie pueda ser identificado | Anonimización, que requiere una evaluación cuidadosa y suele implicar perder detalles |
Para la mayoría de los usos profesionales de la IA, la seudonimización es la opción práctica. Los marcadores de posición coherentes permiten que la IA lea el documento, la clave te permite recuperar la respuesta y tú sigues teniendo presentes tus obligaciones. Como los datos seudonimizados siguen siendo datos personales, trata la copia segura como información sensible, no incluyas la clave en el chat y comprueba qué exigen las normas de tu profesión cuando un servicio de terceros recibe la copia segura.
Qué garantías no ofrece ninguna
Ningún método puede garantizar que no quede ningún dato identificativo. La detección automática pasa cosas por alto: un apodo, un apellido mal escrito o un detalle que solo identifica al combinarse con otros. Sea cual sea el método que uses, una persona tiene que revisar el resultado. La pregunta sensata no es «¿es perfectamente seguro?», sino «¿he reducido lo que sale de mi ordenador a lo que necesita la tarea y lo he comprobado?».
ClientSafe, una aplicación para Windows de GagarinSoft, crea copias seudonimizadas y seguras de documentos de clientes en tu PC, conserva la clave en tu PC y restituye los nombres reales en la respuesta de la IA. No es una herramienta para suprimir información de documentos que envíes a otra parte o a un tribunal. Más información sobre ClientSafe.
Información general, no asesoramiento jurídico. Comprueba las normas que se aplican en tu caso.