Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν τους όρους «ανωνυμοποίηση», «ψευδωνυμοποίηση» και «απόκρυψη» σαν να σήμαιναν το ίδιο. Δεν σημαίνουν το ίδιο, και η διαφορά καθορίζει τι μπορείτε να κάνετε με το αποτέλεσμα και ποιοι κανόνες εξακολουθούν να ισχύουν. Ακολουθεί μια απλή εξήγηση για καθεμία και για το ποια ταιριάζει όταν θέλετε βοήθεια από AI με έγγραφα πελατών.
Απόκρυψη
Απόκρυψη σημαίνει αφαίρεση ή μαύρισμα τμημάτων ενός εγγράφου, ώστε ο αναγνώστης να μην μπορεί να τα δει. Τα τμήματα έχουν αφαιρεθεί και τίποτα δεν συνδέει το κενό με το αρχικό.
Είναι η κατάλληλη μέθοδος όταν παραδίδετε ένα έγγραφο σε άλλο μέρος, σε δικαστήριο ή στο κοινό. Αν γίνει σωστά, είναι μόνιμη. Αν γίνει πρόχειρα, δεν είναι: ένα μαύρο πλαίσιο σχεδιασμένο πάνω σε κείμενο PDF μπορεί να αφήσει το κείμενο από κάτω. Η απόκρυψη για κατάθεση ή κοινοποίηση απαιτεί εργαλείο και διαδικασία σχεδιασμένα γι’ αυτόν τον σκοπό, καθώς και έλεγχο του αποτελέσματος από δεύτερο άτομο.
Για εργασία με AI, η απλή απόκρυψη έχει ένα μειονέκτημα. Αν κάθε όνομα γίνει μαύρη μπάρα ή «[ΑΠΟΚΡΥΦΘΗΚΕ]», το AI δεν μπορεί να ξεχωρίσει ποιος είναι ποιος. Μια σύμβαση με δύο μέρη και μια πληρωμή μεταξύ τους γίνεται σύμβαση με δύο κενά. Συχνά μπορείτε και πάλι να ζητήσετε μια σύνοψη, αλλά η απάντηση χάνει τις σχέσεις που έκαναν την ερώτηση άξια να τεθεί.
Ψευδωνυμοποίηση
Η ψευδωνυμοποίηση αντικαθιστά τα αναγνωριστικά στοιχεία με σταθερά υποκατάστατα, όπως Person_1 και Company_1, και διατηρεί ξεχωριστά το κλειδί που τα συνδέει ξανά με τις πραγματικές τιμές.
Το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Προστασίας Δεδομένων, ακολουθώντας τον ΓΚΠΔ, την ορίζει ως επεξεργασία προσωπικών δεδομένων κατά τρόπο ώστε να μην μπορούν πλέον να αποδοθούν σε συγκεκριμένο πρόσωπο χωρίς πρόσθετες πληροφορίες, υπό την προϋπόθεση ότι αυτές οι πρόσθετες πληροφορίες φυλάσσονται χωριστά και προστατεύονται με τεχνικά και οργανωτικά μέτρα. Στις κατευθυντήριες γραμμές του, το Συμβούλιο περιγράφει ως παράδειγμα τέτοιων πρόσθετων πληροφοριών έναν πίνακα που αντιστοιχίζει τα ψευδώνυμα με τα στοιχεία που αντικαθιστούν.
Το σημαντικό που πρέπει να θυμάστε είναι τι δεν κάνει. Σύμφωνα με τις ίδιες κατευθυντήριες γραμμές, τα ψευδωνυμοποιημένα δεδομένα εξακολουθούν να είναι προσωπικά δεδομένα, επειδή μπορούν να αποδοθούν σε ένα πρόσωπο με τη χρήση των πρόσθετων πληροφοριών. Το βρετανικό ICO λέει το ίδιο: τα ψευδωνυμοποιημένα δεδομένα είναι προσωπικά δεδομένα στα χέρια κάποιου που κατέχει τις πρόσθετες πληροφορίες. Η ψευδωνυμοποίηση μειώνει τον κίνδυνο. Δεν εξαιρεί τα δεδομένα από τη νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων.
Για εργασία με AI, έχει ένα σημαντικό πλεονέκτημα: τα υποκατάστατα είναι σταθερά, οπότε το AI αντιλαμβάνεται τη δομή του εγγράφου. Και, επειδή εσείς έχετε το κλειδί, μπορείτε να επαναφέρετε τα πραγματικά ονόματα στην απάντησή του.
Ανωνυμοποίηση
Η ανωνυμοποίηση προχωρά ένα βήμα παραπέρα. Τα δεδομένα τροποποιούνται έτσι ώστε να μην μπορεί να ταυτοποιηθεί κανείς, ούτε από εσάς ούτε από οποιονδήποτε άλλον, και να μην υπάρχει κλειδί για να γίνει επαναφορά. Το αν τα δεδομένα είναι πράγματι ανώνυμα εξαρτάται από το αν η ταυτοποίηση εξακολουθεί να είναι εφικτή με μέσα που είναι εύλογα πιθανό να χρησιμοποιηθούν, όχι μόνο από το αν λείπουν τα ονόματα.
Αυτό είναι υψηλό όριο για έγγραφα που αφορούν μεμονωμένους πελάτες. Μια επιστολή που περιγράφει μια μοναδική κατάσταση μπορεί να ταυτοποιήσει το πρόσωπο στο οποίο αναφέρεται ακόμη κι αν έχουν αφαιρεθεί όλα τα ονόματα, επειδή η ίδια η ιστορία λειτουργεί ως αναγνωριστικό στοιχείο. Η πλήρης ανωνυμοποίηση συνήθως σημαίνει αφαίρεση ή γενίκευση λεπτομερειών έως ότου το έγγραφο πάψει να είναι χρήσιμο για την υπόθεση, πράγμα που σπάνια θέλετε όταν χρειάζεστε βοήθεια για ένα συγκεκριμένο ζήτημα πελάτη.
Πολλά εργαλεία και άρθρα λένε «ανωνυμοποίηση» ενώ εννοούν «αντικατάσταση ονομάτων». Αν το εργαλείο διατηρεί κλειδί ώστε να μπορούν να επανέλθουν τα ονόματα, αυτό που κάνει είναι ψευδωνυμοποίηση, ό,τι κι αν γράφει το κουμπί.
Η ίδια πρόταση, με τρεις τρόπους
Ξεκινήστε με: «Η Maria Lopez, γεννημένη στις 4 Μαΐου 1980, οφείλει στη Northwind Ltd 12,000 βάσει της μίσθωσης.»
- Με απόκρυψη: «[ΑΠΟΚΡΥΦΘΗΚΕ], γεννημένη στις [ΑΠΟΚΡΥΦΘΗΚΕ], οφείλει στην [ΑΠΟΚΡΥΦΘΗΚΕ] 12,000 βάσει της μίσθωσης.» Τίποτα δεν συνδέει τα κενά με κάποιο πρόσωπο και το AI δεν μπορεί να καταλάβει ότι το πρώτο και το τρίτο κενό αφορούν διαφορετικά μέρη.
- Με ψευδωνυμοποίηση: «Το Person_1, γεννημένο την Date_1, οφείλει στο Company_1 12,000 βάσει της μίσθωσης.» Η δομή παραμένει άθικτη και ένα κλειδί που έχετε εσείς δείχνει ότι το Person_1 είναι η Maria Lopez.
- Με ανωνυμοποίηση: «Ένας ενοικιαστής οφείλει ένα ποσό σε έναν εκμισθωτή βάσει μιας μίσθωσης.» Κανείς δεν μπορεί να ταυτοποιηθεί και έχει χαθεί το μεγαλύτερο μέρος των λεπτομερειών.
Η μεσαία πρόταση είναι αυτή για την οποία μπορείτε να θέσετε χρήσιμες ερωτήσεις σε ένα AI και στη συνέχεια να αντιστοιχίσετε ξανά τα πρόσωπα στα σωστά στοιχεία.
Ποια μέθοδος ταιριάζει στην εργασία με AI
| Στόχος | Τι ταιριάζει |
|---|---|
| Αποστολή εγγράφου σε άλλο μέρος, σε δικαστήριο ή στο κοινό | Απόκρυψη, με χρήση εργαλείου και διαδικασίας σχεδιασμένων γι’ αυτόν τον σκοπό |
| Λήψη βοήθειας από AI για συγκεκριμένο ζήτημα πελάτη και ανάγνωση της απάντησης σε σχέση με τα πραγματικά πρόσωπα | Ψευδωνυμοποίηση, με το κλειδί να παραμένει στη δική σας πλευρά |
| Δημοσίευση ή κοινοποίηση δεδομένων έτσι ώστε να μην μπορεί να ταυτοποιηθεί κανείς | Ανωνυμοποίηση, η οποία απαιτεί προσεκτική αξιολόγηση και συχνά συνεπάγεται απώλεια λεπτομερειών |
Για τις περισσότερες επαγγελματικές χρήσεις AI, η ψευδωνυμοποίηση είναι η πρακτική επιλογή. Τα σταθερά υποκατάστατα κρατούν το έγγραφο ευανάγνωστο για το AI, το κλειδί σάς επιτρέπει να επαναφέρετε τα στοιχεία στην απάντηση και οι υποχρεώσεις σας παραμένουν σαφείς. Επειδή τα ψευδωνυμοποιημένα δεδομένα εξακολουθούν να είναι προσωπικά δεδομένα, αντιμετωπίζετε το ασφαλές αντίγραφο ως ευαίσθητο, κρατάτε το κλειδί έξω από τη συνομιλία και ελέγχετε τι απαιτούν οι επαγγελματικοί σας κανόνες όταν μια υπηρεσία τρίτου μέρους λαμβάνει το ασφαλές αντίγραφο.
Τι δεν εγγυάται καμία από αυτές
Καμία μέθοδος δεν μπορεί να εγγυηθεί ότι δεν έχει απομείνει τίποτα που να επιτρέπει την ταυτοποίηση. Η αυτόματη ανίχνευση παραλείπει στοιχεία: ένα υποκοριστικό, ένα ανορθόγραφο επώνυμο ή μια λεπτομέρεια που επιτρέπει ταυτοποίηση μόνο σε συνδυασμό με άλλες. Όποια μέθοδο κι αν χρησιμοποιήσετε, κάποιος πρέπει να ελέγξει το αποτέλεσμα. Το λογικό ερώτημα δεν είναι «είναι αυτό απολύτως ασφαλές;», αλλά «έχω περιορίσει όσα φεύγουν από τον υπολογιστή μου σε όσα χρειάζεται η εργασία και τα έχω ελέγξει;»
Το ClientSafe, μια εφαρμογή Windows από την GagarinSoft, δημιουργεί ψευδωνυμοποιημένα ασφαλή αντίγραφα εγγράφων πελατών στον υπολογιστή σας, διατηρεί το κλειδί στον υπολογιστή σας και επαναφέρει τα πραγματικά ονόματα στην απάντηση του AI. Δεν είναι εργαλείο απόκρυψης για έγγραφα που στέλνετε σε άλλο μέρος ή σε δικαστήριο. Μάθετε περισσότερα για το ClientSafe.
Γενικές πληροφορίες, όχι νομική συμβουλή. Ελέγξτε τους κανόνες που ισχύουν για εσάς.