Ludzie używają słów „anonimizować”, „pseudonimizować” i „usuwać lub zasłaniać informacje”, jakby oznaczały to samo. Tak nie jest, a różnica przesądza o tym, co można zrobić z uzyskanym wynikiem i jakie przepisy nadal mają zastosowanie. Oto proste wyjaśnienie każdego z tych pojęć oraz wskazówka, które z nich pasuje, gdy chcesz korzystać z AI przy pracy z dokumentami klientów.
Redakcja
Usuwanie lub zasłanianie informacji polega na usunięciu albo zaczernieniu fragmentów dokumentu tak, aby czytelnik nie mógł ich zobaczyć. Usunięte fragmenty znikają i nic nie łączy pustych miejsc z oryginałem.
To właściwa metoda, gdy przekazujesz dokument innej stronie, sądowi lub opinii publicznej. Prawidłowo przeprowadzone usunięcie lub zasłonięcie informacji jest trwałe. Nieprawidłowo — nie: czarny prostokąt narysowany nad tekstem w pliku PDF może pozostawić tekst pod spodem. Usuwanie lub zasłanianie informacji na potrzeby złożenia dokumentu lub ujawnienia informacji wymaga narzędzia i procedury przeznaczonych do tego celu, a także sprawdzenia wyniku przez drugą osobę.
Zwykłe usuwanie lub zasłanianie informacji ma wadę w pracy z AI. Jeśli każde nazwisko zostanie zastąpione czarnym paskiem lub napisem „[USUNIĘTO]”, AI nie rozpozna, kto jest kim. Umowa zawarta między dwiema stronami, zawierająca informację o płatności między nimi, zmienia się w umowę z dwoma pustymi miejscami. Często nadal można uzyskać podsumowanie, ale odpowiedź traci relacje między stronami, które sprawiały, że warto było zadać pytanie.
Pseudonimizacja
Pseudonimizacja polega na zastępowaniu danych identyfikujących spójnymi oznaczeniami, takimi jak Person_1 i Company_1, przy jednoczesnym przechowywaniu osobno klucza pozwalającego powiązać je z rzeczywistymi danymi.
Europejska Rada Ochrony Danych definiuje ją, zgodnie z RODO, jako przetwarzanie danych osobowych w taki sposób, aby nie można ich było przypisać konkretnej osobie bez dodatkowych informacji, pod warunkiem że informacje te są przechowywane osobno i chronione za pomocą środków technicznych i organizacyjnych. W swoich wytycznych Rada podaje jako przykład takich dodatkowych informacji tabelę łączącą pseudonimy z zastępowanymi przez nie danymi.
Warto pamiętać, czego pseudonimizacja nie zapewnia. Zgodnie z tymi samymi wytycznymi dane pseudonimizowane nadal są danymi osobowymi, ponieważ można je przypisać do osoby przy użyciu dodatkowych informacji. Brytyjski ICO mówi to samo: dane pseudonimizowane są danymi osobowymi w rękach osoby, która posiada dodatkowe informacje. Pseudonimizacja ogranicza ryzyko. Nie wyłącza danych spod przepisów o ochronie danych.
Pseudonimizacja ma konkretną zaletę w pracy z AI: placeholdery są spójne, więc AI widzi strukturę dokumentu. A ponieważ to Ty posiadasz klucz, możesz przywrócić prawdziwe nazwiska w odpowiedzi.
Anonimizacja
Anonimizacja idzie dalej. Dane są zmieniane tak, aby nikt — ani Ty, ani ktokolwiek inny — nie mógł zidentyfikować danej osoby i aby nie istniał klucz umożliwiający przywrócenie danych. To, czy dane są naprawdę anonimowe, zależy od tego, czy identyfikacja jest nadal możliwa przy użyciu środków, których można racjonalnie oczekiwać, a nie tylko od tego, czy usunięto nazwiska.
W przypadku dokumentów dotyczących konkretnych klientów osiągnięcie tego wysokiego poziomu jest trudne. List opisujący wyjątkową sytuację może ujawnić tożsamość osoby, której dotyczy, nawet po usunięciu wszystkich nazwisk, ponieważ identyfikuje ją sama historia. Pełna anonimizacja zazwyczaj wymaga usunięcia lub uogólnienia szczegółów do tego stopnia, że dokument przestaje być przydatny w danej sprawie. Rzadko tego chcesz, gdy potrzebujesz pomocy w konkretnej sprawie klienta.
Wiele narzędzi i artykułów używa słowa „anonimizacja”, choć w rzeczywistości chodzi o „zastąpienie nazwisk”. Jeśli narzędzie przechowuje klucz, dzięki któremu można przywrócić nazwiska, stosuje pseudonimizację, niezależnie od tego, co mówi nazwa przycisku.
To samo zdanie na trzy sposoby
Zacznijmy od zdania: „Maria Lopez, urodzona 4 maja 1980 r., jest winna firmie Northwind Ltd 12 000 na podstawie umowy najmu”.
- Po redakcji: „[USUNIĘTO], urodzona [USUNIĘTO], ma dług w wysokości 12 000 wobec [USUNIĘTO] na podstawie umowy najmu”. Nic nie łączy pustych miejsc z konkretnymi osobami, a AI nie potrafi stwierdzić, że pierwsze i trzecie miejsce dotyczą różnych stron.
- Po pseudonimizacji: „Person_1, urodzona w dniu Date_1, jest winna firmie Company_1 12 000 na podstawie umowy najmu”. Struktura pozostaje niezmieniona, a przechowywany przez Ciebie klucz wskazuje, że Person_1 to Maria Lopez.
- Po anonimizacji: „Najemca jest winien wynajmującemu określoną kwotę na podstawie umowy najmu”. Nie można zidentyfikować żadnej osoby, a większość szczegółów zniknęła.
Zdanie pośrodku to takie, o które możesz zapytać AI, uzyskując przydatne odpowiedzi, a potem nadal powiązać je z właściwymi osobami.
Która metoda pasuje do pracy z AI
| Cel | Odpowiednia metoda |
|---|---|
| Przekazanie dokumentu innej stronie, sądowi lub opinii publicznej | Redakcja z użyciem przeznaczonego do niej narzędzia i procedury |
| Uzyskanie pomocy AI w konkretnej sprawie klienta i odczytanie odpowiedzi z uwzględnieniem rzeczywistych osób | Pseudonimizacja z kluczem przechowywanym po Twojej stronie |
| Publikacja lub udostępnienie danych w taki sposób, aby nie można było nikogo zidentyfikować | Anonimizacja, która wymaga uważnej oceny i często wiąże się z utratą szczegółów |
W przypadku większości zastosowań AI w pracy zawodowej pseudonimizacja jest praktycznym wyborem. Spójne placeholdery pozwalają AI odczytać dokument, klucz umożliwia przywrócenie danych w odpowiedzi, a Ty nadal pamiętasz o swoich obowiązkach. Ponieważ dane pseudonimizowane wciąż są danymi osobowymi, traktuj bezpieczną kopię jako wrażliwą, nie wklejaj klucza do czatu i sprawdź, czego wymagają zasady obowiązujące w Twoim zawodzie, gdy bezpieczna kopia trafia do usługi strony trzeciej.
Czego nie gwarantuje żadna z tych metod
Żadna metoda nie gwarantuje, że nie pozostały dane pozwalające na identyfikację. Automatyczne wykrywanie pomija niektóre informacje: przezwisko, błędnie zapisane nazwisko albo szczegół, który pozwala zidentyfikować osobę dopiero w połączeniu z innymi danymi. Niezależnie od użytej metody ktoś musi sprawdzić wynik. Rozsądne pytanie nie brzmi „czy to jest całkowicie bezpieczne?”, lecz „czy ograniczyłem zakres danych opuszczających mój komputer do tego, czego wymaga zadanie, i czy to sprawdziłem?”.
ClientSafe, aplikacja Windows firmy GagarinSoft, tworzy na Twoim komputerze bezpieczne kopie dokumentów klientów po pseudonimizacji, przechowuje klucz na Twoim komputerze i przywraca prawdziwe nazwiska w odpowiedzi AI. Nie jest to narzędzie do usuwania lub zasłaniania informacji w dokumentach, które wysyłasz innej stronie lub do sądu. Dowiedz się więcej o ClientSafe.
Informacje ogólne, a nie porada prawna. Sprawdź zasady, które Cię dotyczą.