As pessoas usam "anonimizar", "pseudonimizar" e "ocultar" como se significassem a mesma coisa. Não significam, e a diferença determina o que você pode fazer com o resultado e quais regras continuam se aplicando. Veja cada conceito em termos simples e saiba qual se aplica quando você quer ajuda de IA com documentos de clientes.
Ocultação
Ocultar significa remover ou cobrir partes de um documento para que o leitor não possa vê-las. Essas partes são eliminadas, e nada permite associar o espaço vazio ao original.
É a ferramenta certa quando você entrega um documento a outra parte, a um tribunal ou ao público. Quando feita corretamente, é permanente. Quando feita incorretamente, não é: uma caixa preta desenhada sobre o texto de um PDF pode deixar o texto intacto por baixo. A ocultação para fins de protocolo ou divulgação requer uma ferramenta e um processo concebidos para esse fim, além da verificação do resultado por uma segunda pessoa.
Para o trabalho com IA, a ocultação simples tem uma desvantagem. Se cada nome virar uma barra preta ou "[REDACTED]", a IA não conseguirá distinguir quem é quem. Um contrato com duas partes e um pagamento entre elas vira um contrato com dois espaços em branco. Muitas vezes, ainda é possível obter um resumo, mas a resposta perde as relações que tornavam a pergunta relevante.
Pseudonimização
A pseudonimização substitui dados de identificação por elementos substitutos consistentes, como Person_1 e Company_1, e guarda separadamente a chave que permite associá-los aos valores reais.
O Comitê Europeu para a Proteção de Dados a define, seguindo o RGPD, como o tratamento de dados pessoais de modo que deixem de poder ser atribuídos a uma pessoa específica sem informações adicionais, desde que essas informações adicionais sejam mantidas separadamente e protegidas por medidas técnicas e organizacionais. Em suas diretrizes, o Comitê descreve essas informações adicionais, por exemplo, como uma tabela que associa pseudônimos aos dados que eles substituem.
O ponto importante é o que a pseudonimização não faz. De acordo com as mesmas diretrizes, dados pseudonimizados continuam sendo dados pessoais, pois podem ser atribuídos a uma pessoa por meio das informações adicionais. O ICO do Reino Unido afirma o mesmo: nas mãos de quem detém as informações adicionais, os dados pseudonimizados são dados pessoais. A pseudonimização reduz o risco. Não exclui os dados da legislação de proteção de dados.
Para o trabalho com IA, ela tem uma vantagem concreta: os marcadores substitutos são consistentes, então a IA consegue compreender a estrutura do documento. E, como você detém a chave, pode recolocar os nomes reais na resposta.
Anonimização
A anonimização vai além. Os dados são alterados de modo que ninguém possa identificar as pessoas, nem você nem qualquer outra pessoa, e não há chave que permita reverter o processo. A possibilidade de considerar os dados realmente anônimos depende de ainda ser possível identificar alguém por meios que provavelmente seriam usados de maneira razoável, não apenas de os nomes estarem ausentes.
Esse é um padrão elevado para documentos sobre clientes individuais. Uma carta que descreve uma situação única pode identificar a pessoa a que se refere, mesmo que todos os nomes tenham sido removidos, porque a própria história a identifica. A anonimização completa geralmente significa remover ou generalizar detalhes até que o documento deixe de ser útil para o caso, o que raramente é desejável quando você precisa de ajuda com uma questão específica de um cliente.
Muitas ferramentas e artigos dizem "anonimizar" quando querem dizer "substituir nomes". Se a ferramenta mantém uma chave para que os nomes possam ser restaurados, o que ela faz é pseudonimização, independentemente do nome do botão.
A mesma frase, de três maneiras
Comece com: "Maria Lopez, nascida em 4 de maio de 1980, deve 12.000 à Northwind Ltd pelo contrato de locação."
- Com os dados ocultados: "[REDACTED], com data de nascimento [REDACTED], deve 12.000 a [REDACTED] pelo contrato de locação." Nada associa os espaços vazios a alguém, e a IA não consegue distinguir se o primeiro e o terceiro espaços correspondem a partes diferentes.
- Pseudonimizado: "Person_1, nascida em Date_1, deve 12.000 a Company_1 pelo contrato de locação." A estrutura está preservada, e uma chave mantida por você indica que Person_1 é Maria Lopez.
- Anonimizado: «Um inquilino deve uma quantia ao senhorio ao abrigo de um contrato de arrendamento.» Não é possível identificar ninguém e a maior parte dos detalhes desapareceu.
A frase do meio é aquela sobre a qual pode fazer perguntas úteis à IA e, ainda assim, relacioná-la com as pessoas certas mais tarde.
Qual delas se aplica ao trabalho com IA
| Objetivo | O que se adequa |
|---|---|
| Enviar um documento a outra parte, a um tribunal ou ao público | Redação, com uma ferramenta e um processo concebidos para esse fim |
| Obter ajuda da IA num caso específico de um cliente e interpretar a resposta tendo em conta as pessoas reais | Pseudonimização, mantendo a chave do seu lado |
| Publicar ou partilhar dados de forma que ninguém possa ser identificado | Anonimização, que exige uma avaliação cuidadosa e muitas vezes implica perder detalhes |
Para a maioria das utilizações profissionais de IA, a pseudonimização é a opção prática. Os marcadores de posição consistentes mantêm o documento legível para a IA, a chave permite restaurar os nomes reais na resposta e as suas obrigações continuam em consideração. Como os dados pseudonimizados continuam a ser dados pessoais, trate a cópia segura como sensível, não inclua a chave na conversa e verifique o que as regras da sua profissão exigem quando um serviço de terceiros recebe a cópia segura.
O que nenhuma delas garante
Nenhum método pode garantir que não reste nada que permita identificar alguém. A deteção automática não encontra tudo: uma alcunha, um apelido mal escrito, um detalhe que só permite identificar alguém quando combinado com outros. Seja qual for o método utilizado, uma pessoa tem de rever o resultado. A pergunta sensata não é «isto é perfeitamente seguro?», mas sim «reduzi o que sai do meu computador ao que a tarefa exige e confirmei o resultado?»
ClientSafe, uma aplicação Windows da GagarinSoft, cria cópias seguras pseudonimizadas dos documentos dos clientes no seu PC, mantém a chave no seu PC e repõe os nomes reais nas respostas da IA. Não é uma ferramenta de ocultação para documentos que envia a outra parte ou a um tribunal. Saiba mais sobre ClientSafe.
Informação geral, não aconselhamento jurídico. Verifique as regras que se aplicam ao seu caso.