Orang menggunakan istilah "menganonimkan", "mempseudonimkan", dan "meredaksi" seolah-olah artinya sama. Padahal tidak, dan perbedaannya menentukan apa yang dapat Anda lakukan dengan hasilnya serta aturan apa yang tetap berlaku. Berikut penjelasan sederhana tentang masing-masing istilah dan mana yang sesuai jika Anda ingin menggunakan AI untuk membantu mengolah dokumen klien.
Redaksi
Redaksi berarti menghapus atau menghitamkan bagian-bagian dokumen agar pembaca tidak dapat melihatnya. Bagian tersebut sudah tidak ada, dan tidak ada apa pun yang menghubungkan bagian yang hilang itu kembali ke dokumen asli.
Redaksi adalah cara yang tepat saat Anda menyerahkan dokumen kepada pihak lain, pengadilan, atau publik. Jika dilakukan dengan benar, hasilnya permanen. Jika dilakukan dengan keliru, tidak demikian: kotak hitam yang digambar di atas teks dalam PDF dapat membiarkan teks di bawahnya tetap ada. Redaksi untuk pengajuan atau pengungkapan dokumen memerlukan alat dan proses yang memang dirancang untuk tujuan tersebut, serta pemeriksaan oleh orang kedua.
Untuk pekerjaan AI, redaksi biasa memiliki kekurangan. Jika setiap nama diganti dengan bilah hitam atau "[REDACTED]", AI tidak dapat membedakan siapa itu siapa. Kontrak dengan dua pihak dan pembayaran di antara mereka berubah menjadi kontrak dengan dua bagian kosong. Anda sering kali masih bisa mendapatkan ringkasan, tetapi jawabannya kehilangan hubungan yang membuat pertanyaan tersebut layak diajukan.
Pseudonimisasi
Pseudonimisasi mengganti detail pengenal dengan pengganti yang konsisten, seperti Person_1 dan Company_1, serta menyimpan kunci yang menghubungkannya kembali ke nilai aslinya secara terpisah.
Dewan Perlindungan Data Eropa, mengikuti GDPR, mendefinisikannya sebagai pemrosesan data pribadi sehingga data tersebut tidak lagi dapat dikaitkan dengan orang tertentu tanpa informasi tambahan, dengan syarat informasi tambahan itu disimpan secara terpisah dan dilindungi melalui langkah teknis dan organisasi. Dalam pedomannya, Dewan menjelaskan bahwa informasi tambahan tersebut dapat berupa, misalnya, tabel yang mencocokkan pseudonim dengan detail yang digantikannya.
Hal yang perlu diingat adalah apa yang tidak dilakukan pseudonimisasi. Menurut pedoman yang sama, data yang dipseudonimkan tetap merupakan data pribadi karena dapat dikaitkan dengan seseorang jika informasi tambahannya tersedia. ICO Inggris menyatakan hal yang sama: data yang dipseudonimkan merupakan data pribadi bagi pihak yang memegang informasi tambahan tersebut. Pseudonimisasi mengurangi risiko. Metode ini tidak mengeluarkan data dari cakupan hukum perlindungan data.
Untuk pekerjaan AI, metode ini memiliki keunggulan nyata: placeholder-nya konsisten, sehingga AI dapat melihat struktur dokumen. Dan karena Anda memegang kuncinya, Anda dapat mengembalikan nama asli dalam jawaban AI.
Anonimisasi
Anonimisasi melangkah lebih jauh. Data diubah sehingga orang tidak lagi dapat diidentifikasi sama sekali, baik oleh Anda maupun orang lain, dan tidak ada kunci untuk mengembalikannya. Apakah data benar-benar anonim bergantung pada apakah identifikasi masih mungkin dilakukan dengan cara yang secara wajar mungkin digunakan, bukan hanya pada apakah nama telah dihapus.
Ambang batas ini tinggi untuk dokumen mengenai klien perorangan. Surat yang menggambarkan situasi unik dapat mengidentifikasi subjeknya meskipun semua nama telah dihapus, karena kisahnya sendiri menjadi pengenal. Anonimisasi penuh biasanya berarti menghapus atau menggeneralisasi detail sampai dokumen tersebut tidak lagi berguna untuk menangani perkara itu, yang jarang menjadi tujuan jika Anda memerlukan bantuan untuk urusan klien tertentu.
Banyak alat dan artikel mengatakan "menganonimkan" padahal maksudnya "mengganti nama". Jika alat tersebut menyimpan kunci agar nama dapat dikembalikan, yang dilakukannya adalah pseudonimisasi, apa pun label tombolnya.
Kalimat yang sama, dalam tiga bentuk
Mulai dengan: "Maria Lopez, lahir 4 Mei 1980, berutang 12,000 kepada Northwind Ltd berdasarkan perjanjian sewa."
- Direduksi: "[REDACTED], lahir [REDACTED], berutang 12,000 kepada [REDACTED] berdasarkan perjanjian sewa." Tidak ada yang menghubungkan bagian-bagian yang hilang itu dengan siapa pun, dan AI tidak dapat mengetahui bahwa bagian kosong pertama dan ketiga merujuk pada pihak yang berbeda.
- Dipseudonimkan: "Person_1, lahir pada Date_1, berutang 12,000 kepada Company_1 berdasarkan perjanjian sewa." Strukturnya tetap utuh, dan sebuah kunci yang Anda pegang menyatakan bahwa Person_1 adalah Maria Lopez.
- Dianonimkan: "Seorang penyewa berutang sejumlah uang kepada pemilik properti berdasarkan perjanjian sewa." Tidak ada yang dapat diidentifikasi, dan sebagian besar detailnya telah hilang.
Kalimat di bagian tengah adalah kalimat yang memungkinkan Anda mengajukan pertanyaan berguna kepada AI sekaligus tetap menghubungkan jawabannya kembali ke orang yang tepat setelahnya.
Mana yang sesuai untuk pekerjaan AI
| Tujuan | Metode yang sesuai |
|---|---|
| Mengirim dokumen kepada pihak lain, pengadilan, atau publik | Redaksi, menggunakan alat dan proses yang memang dirancang untuk itu |
| Mendapatkan bantuan AI untuk urusan klien tertentu dan membaca jawabannya dengan mengacu pada orang-orang yang sebenarnya | Pseudonimisasi, dengan kunci tetap berada di pihak Anda |
| Menerbitkan atau membagikan data agar tidak ada yang dapat diidentifikasi | Anonimisasi, yang memerlukan penilaian cermat dan sering kali menghilangkan detail |
Untuk sebagian besar penggunaan AI profesional, pseudonimisasi merupakan pilihan praktis. Placeholder yang konsisten membuat dokumen tetap dapat dibaca oleh AI, kunci memungkinkan Anda memulihkan jawabannya, dan kewajiban Anda tetap menjadi pertimbangan. Karena data yang dipseudonimkan tetap merupakan data pribadi, perlakukan salinan aman sebagai informasi sensitif, jangan masukkan kunci ke dalam obrolan, dan periksa apa yang diwajibkan oleh aturan profesi Anda ketika layanan pihak ketiga menerima salinan aman tersebut.
Hal yang tidak dijamin oleh satu pun metode tersebut
Tidak ada metode yang dapat menjamin bahwa tidak ada lagi informasi pengenal yang tersisa. Deteksi otomatis dapat melewatkan berbagai hal: nama panggilan, nama keluarga yang salah eja, atau detail yang hanya mengidentifikasi seseorang jika digabungkan dengan detail lain. Apa pun yang Anda gunakan, seseorang harus meninjau hasilnya. Pertanyaan yang masuk akal bukan "apakah ini benar-benar aman?", melainkan "apakah saya telah mengurangi informasi yang keluar dari komputer saya hingga sebatas yang diperlukan untuk tugas ini, dan sudah memeriksanya?"
ClientSafe, aplikasi Windows dari GagarinSoft, membuat salinan aman dokumen klien yang dipseudonimkan di PC Anda, menyimpan kunci di PC Anda, dan memulihkan nama asli dalam jawaban AI. Aplikasi ini bukan alat redaksi untuk dokumen yang Anda kirim kepada pihak lain atau pengadilan. Baca lebih lanjut tentang ClientSafe.
Informasi umum, bukan nasihat hukum. Periksa aturan yang berlaku bagi Anda.