若要在不发送客户详细信息的情况下对客户访谈和会议文字稿使用 ChatGPT 或 Claude，请将该项目的所有文件放入同一个案件，用占位符替换人员、公司、电子邮件和电话号码，检查匹配结果，然后发送安全副本。Person_1 在每个文件中都会保持为 Person_1，因此 AI 能理解是谁说了什么；真实姓名会在你的电脑上还原到 AI 的回答中。
为什么文字稿比文档泄露更多信息
合同中的姓名通常出现在几个容易预料的位置。对话中的姓名却散落各处。人们会直接叫出彼此的名字，提到客户公司、子公司和竞争对手，念出电子邮件地址或电话号码，还会用昵称称呼同事。每一行开头的发言者标签也会重复出现姓名。
典型项目中姓名可能出现的位置：
| 位置 | 示例 |
|---|---|
| 发言者标签 | 每轮发言开头的“Maria Lopez:” |
| 顺带提到的姓名 | “问问财务部的 Tom，他批准了那件事。” |
| 公司和项目 | 客户、客户的母公司、竞争对手、内部项目名称 |
| 口头读出的联系方式 | “把它发到 m.lopez 的常用地址。” |
| 文件本身 | 文件名、标题页、带有客户名称的页眉 |
| 配套文件 | 工作说明书、后续电子邮件、之后记下的笔记 |
关于需要移除哪些内容的清单 在文档交给 AI 之前 涵盖一般情况。本文讨论的是一个项目：多个文件、一个客户、一组相关人员。
先决定你希望 AI 帮你做什么
动手处理文件之前，先写下你要的结果：十次访谈的共同主题、一次会议的摘要、决策和负责人的清单，或一份幻灯片大纲。你要的结果决定了 AI 需要看到什么。
分析主题时，需要知道每个人说了什么以及他们的角色，而不需要知道客户最大客户的名称。如果某个细节与结果无关，就从安全副本中删除，而不只是遮盖它。没有发送出去的内容就不会泄露。
使用文字稿文件。如果会议工具或转录服务允许你将文字稿导出为 TXT、Word 或 PDF 文件，就使用导出的文件。你手写后再打出来的笔记也可以同样处理，扫描页面也可以：图片和扫描件中的文字同样会被读取。
将整个项目放入同一个案件
在 ClientSafe 中为这个项目创建一个案例，并添加所有相关内容：访谈文字稿、工作说明书、启动会议笔记，以及保存为文件的后续邮件等。ClientSafe 可读取 Word、PDF、纯文本和 Outlook .msg 文件等格式。
在同一个案例中，同一个姓名在每个文件里都会对应相同的占位符。以下是安全副本处理后的三个文件示例（纯属虚构）：
| 文件 | 原文 | 安全副本 |
|---|---|---|
| 访谈 3 (TXT) | “Maria Lopez：我们的 Hartwell 团队从未看到过计划。” | “Person_1：我们的 Company_1 团队从未看到过计划。” |
| 工作说明书 (DOCX) | “客户联系人：Maria Lopez，Hartwell Logistics” | “客户联系人：Person_1，Company_1” |
| 后续邮件 (MSG) | “谢谢你，Maria。Tom Reyes 会参加下次通话。” | “谢谢你，Person_1。Person_2 会参加下次通话。” |
如果每个文件都单独处理，那么一份文字稿中的 Person_1 在下一份文件中可能会指另一个人；像“客户的项目负责人在所有访谈中都说了什么？”这样的问题，也可能得到错误答案或凭空编造的答案。 使用整个案例开展工作 说明了相关规则及其可能遇到的问题。
邮件往来也是同一个案例中的另一个文件。保存步骤见 使用 AI 总结客户邮件往来.
检查匹配结果
检测只是第一步，不是最终结论。请打开匹配项列表并逐项检查，因为对话中会出现合同里没有的情况：
- 说话者姓名。 检查是否找到了每个说话者的标记，包括单独出现的名字。
- 随口提到的姓名。 确认句子中间提到的同事也在列表里，并且他们的占位符与案例其他地方使用的占位符一致。
- 公司。 客户、客户的母公司、竞争对手和客户的客户都各自需要一个占位符。
- 电子邮箱和电话号码 无论是口头说出的还是打出来的，都要检查。
- 误报。 取消勾选不属于个人数据的匹配项：名为“Jordan”的产品、用作比喻的街道名称，或看起来像姓氏的团队名称。
- 遗漏的文本。 标记未找到的内容，例如昵称、转录时拼错的姓名，或客户的内部代号。
转录错误通常是姓名遗漏的原因。如果工具在一处写成“Lopes”，另一处写成“Lopez”，请在安全副本中搜索这个变体；如果它被漏掉了，就将其标记出来。
替换姓名无法移除哪些信息
安全副本隐藏的是文中提到的人是谁，却不会隐藏可能推断出身份的信息。只有一个人担任的职位、一个城镇、业内人人都知道的项目，或“我们关闭柏林办公室的那一年”：即使所有姓名都不见了，这些细节放在一起仍可能指向某个人或某家公司。
这有实证记载，并非假设。Latanya Sweeney 对 1990 年美国人口普查的研究发现， 美国人口中有 87% 的人，其 5 位数邮政编码、性别和出生日期组合很可能是独一无二的。最近，Tianshi Li 在 2026 年发表的一篇预印本中选取了 125 份公开的科学家访谈文字稿，发现其中 24 份提到了出版物，并展示了现成的 LLM 配合网页搜索能够 将其中六份与特定的科学著作联系起来；有些情况下，这足以唯一识别出受访者。作者报告称，在 $0.5 条件下，每份文字稿的运行时间约为四分钟。
因此，替换姓名后，请像陌生人一样通读一遍安全副本，留意会缩小身份范围的细节：
- 罕见的职位名称、不寻常的资历、具名论文、专利或产品。
- 小地方、事件的具体日期、团队人数。
- 独特事件：裁员、发布失败、与某类特定供应商发生争议。
删除或泛化结果不需要的内容（例如，用“某区域物流公司的一名高级工程师”代替具体职称和城市）。在人力资源事项中，如果整份文件讲的就是某一个人的故事，这一步比在市场研究访谈中更重要；参见 人力资源中的 AI：首先应删除哪些内容.
发送安全副本并还原答案
复制安全副本，或将其保存为 Markdown .md 文件，然后粘贴到 ChatGPT、Claude、Gemini 或 Copilot 中，或将文件附加进去。告诉 AI 占位符是必须原样保留的标签：
These are transcripts of interviews for one client engagement.
Names like Person_1 and Company_1 are placeholders: keep them as written.
Group what the interviewees said into themes. For each theme, list
which Person_N said it, in which interview, with a short quote.
Mark anything that only one person said.要求 AI 在每个要点旁标明说话者和访谈，这样你就可以对照文字稿核实答案。模型总结时会把不同访谈的内容混在一起，而引文很容易核查。
将 AI 的回答粘贴到 ClientSafe 中的同一个案例里，真实姓名就会还原。还原后的文本是客户文件：应与客户的文件一起保存，不要留在聊天记录中。 还原真实姓名 介绍了检查还原后答案时应注意的事项。
在工具之外需要检查的内容
安全副本无法替你和客户回答三个问题。
- 保密协议和合同。 有些协议限制向第三方分享信息，或要求在使用 AI 工具前获得批准，无论信息是否附有姓名。请仔细阅读协议条款； 将文件粘贴到 ChatGPT 中是否违反保密协议 对此进行了说明。
- 你是否有权录音。 根据 新闻自由记者委员会的说法，在美国，联邦法律要求至少一方同意才能录下对话，约有 11 个州要求所有参与方同意。其他国家也有各自的规定。如果录音时未获得法律要求的同意，对文字稿进行匿名化也无法弥补这一点。
- 你告知了受访者什么。 如果你承诺研究参与者或员工，他们的回答只会在你的团队内部使用，或告知了他们将使用哪些工具，那么 AI 服务可能不符合这一承诺。伦理审查委员会和客户也可能设定自己的条件。
如果你的账户类型会影响 AI 提供商保留哪些数据，也请检查相关设置： ChatGPT、Claude 和 Gemini 的数据设置。以上内容均不构成法律建议；针对具体项目，请咨询你的律师或合规联系人。
常见问题
如果 AI 账户是付费账户，还需要匿名化吗？
付费方案涉及的是提供商对你数据的条款。你是否可以发送这些内容，取决于保密协议和受访者同意的事项；付费方案不会改变这一点。安全副本能从一开始就让聊天中不出现身份信息。
如果所有人都标记为 Person_N，AI 还能分析访谈吗？
可以。对于主题、分歧以及谁说了什么，占位符可以区分不同说话者。如果理解内容需要知道某人的身份，例如其在客户组织架构中的职务，可以在提示中不写姓名、只添加角色：“Person_2 是首席财务官”。
音频和视频录音怎么办？
ClientSafe 处理的是文档，不是录音。请使用 TXT、DOCX 或 PDF 格式的文字稿，并且不要将录音本身提交给 AI 服务。
匿名化后的文字稿仍然属于个人数据吗？
有可能。如果有人能通过剩余细节被识别出来，或者你保留了将占位符对应回姓名的对照表，那么数据保护规定仍可能适用于安全副本。在将其视为匿名数据之前，请咨询你的数据保护联系人。
我应该保留原始文件吗？
应该。你需要用原始文件制作交付成果并留存自己的记录，但须遵守项目的保留条款。
ClientSafe 会在你的电脑上，将一个项目文件中的姓名、公司、电子邮箱和电话号码替换为统一的占位符，并将真实姓名还原到 AI 的回答中。检测并不完美，因此复制之前请检查列表。