Pour utiliser ChatGPT ou Claude sur des entretiens clients et des transcriptions de réunions sans envoyer les informations du client, placez tous les fichiers de la mission dans un seul dossier, remplacez les personnes, sociétés, adresses e-mail et numéros de téléphone par des marqueurs, vérifiez les correspondances, puis envoyez la copie sûre. Person_1 reste Person_1 dans chaque fichier : l’IA peut ainsi suivre qui a dit quoi, et les vrais noms reviennent dans sa réponse sur votre PC.
Pourquoi une transcription divulgue plus qu’un document
Dans un contrat, les noms se trouvent à quelques endroits prévisibles. Dans une conversation, ils sont éparpillés. Les gens prononcent le nom des autres, citent la société du client, une filiale et un concurrent, lisent à voix haute une adresse e-mail ou un numéro de téléphone, et désignent un collègue par un surnom. Chaque étiquette d’intervenant en début de ligne répète aussi un nom.
Où se cachent les noms dans une mission type :
| Où | Exemple |
|---|---|
| Étiquettes d’intervenants | « Maria Lopez : » au début de chaque prise de parole |
| Noms cités en passant | « Demandez à Tom, de la finance, c’est lui qui a validé » |
| Sociétés et projets | Le client, sa maison mère, un concurrent, le nom d’un projet interne |
| Coordonnées lues à voix haute | « Envoie-le à m.lopez, à l’adresse habituelle » |
| Le fichier lui-même | Le nom du fichier, la page de titre, un en-tête portant le nom du client |
| Fichiers associés | Le cahier des charges, l’e-mail de suivi, les notes que vous avez saisies ensuite |
La liste de ce qu’il faut retirer avant d’envoyer un document à l’IA traite le cas général. Cet article porte sur la mission : plusieurs fichiers, un client, un même ensemble de personnes.
Décidez d’abord ce que vous attendez de l’IA
Notez le résultat attendu avant de toucher aux fichiers : les thèmes de dix entretiens, le résumé d’une réunion, une liste de décisions et de responsables, un plan de présentation. Le résultat attendu détermine ce que l’IA a besoin de voir.
Une analyse thématique a besoin de ce que chaque personne a dit et de son rôle, pas du nom du plus gros client de votre client. Si un détail n’est pas utile au résultat, supprimez-le de la copie sûre au lieu de simplement le masquer. Un passage qui n’est pas envoyé ne peut pas fuiter.
Partez d’un fichier de transcription. Si votre outil de réunion ou votre service de transcription permet d’exporter la transcription en TXT, Word ou PDF, utilisez-le. Les notes prises à la main puis saisies fonctionnent de la même façon, tout comme les pages numérisées : le texte contenu dans les images et les numérisations est lu lui aussi.
Placez toute la mission dans un seul dossier
Créez un dossier ClientSafe pour la mission et ajoutez-y tout ce qui s’y rapporte : les transcriptions d’entretiens, le cahier des charges, les notes de lancement, les e-mails de suivi enregistrés sous forme de fichiers. ClientSafe lit notamment les fichiers Word, PDF, texte brut et Outlook .msg.
Dans un dossier, un même nom reçoit le même marqueur dans tous les fichiers. Voici un exemple fictif de ce que deviennent trois fichiers après la copie sûre :
| Fichier | Original | Copie sûre |
|---|---|---|
| Entretien 3 (TXT) | « Maria Lopez : Notre équipe Hartwell n’a jamais vu le plan. » | « Person_1 : Notre équipe Company_1 n’a jamais vu le plan. » |
| Cahier des charges (DOCX) | « Contact client : Maria Lopez, Hartwell Logistics » | « Contact client : Person_1, Company_1 » |
| E-mail de suivi (MSG) | « Merci, Maria. Tom Reyes se joindra au prochain appel. » | « Merci, Person_1. Person_2 se joindra au prochain appel. » |
Si chaque fichier était traité séparément, Person_1 dans une transcription pourrait être quelqu’un d’autre dans la suivante, et une question comme « qu’a dit le sponsor du client dans l’ensemble des entretiens » recevrait une réponse fausse ou inventée. Travailler sur un dossier complet explique la règle et ses pièges.
Un fil d’e-mails est un fichier de plus dans le même dossier. Les étapes d’enregistrement figurent dans résumer un fil d’e-mails client avec l’IA.
Vérifier les correspondances
La détection est un premier passage, pas un verdict. Ouvrez la liste des correspondances et parcourez-la, car une conversation produit des cas qu’un contrat ne produit pas :
- Noms des intervenants. Vérifiez que chaque étiquette d’intervenant a été trouvée, y compris un prénom utilisé seul.
- Noms cités en passant. Vérifiez que les collègues mentionnés en milieu de phrase figurent dans la liste, et que leur marqueur correspond à celui utilisé ailleurs dans le dossier.
- Sociétés. Le client, sa maison mère, ses concurrents et ses clients ont chacun besoin d’un marqueur.
- Adresses e-mail et numéros de téléphone prononcés ou saisis dans le texte.
- Faux positifs. Décochez ce qui n’est pas une donnée personnelle : un produit appelé « Jordan », une rue employée comme métaphore, un nom d’équipe qui ressemble à un nom de famille.
- Texte oublié. Marquez ce qui n’a pas été trouvé, comme un surnom, un nom mal orthographié par la transcription ou un nom de code interne du client.
Les erreurs de transcription sont la cause habituelle d’un nom oublié. Si l’outil a écrit « Lopes » à un endroit et « Lopez » à un autre, cherchez la variante dans la copie sûre et marquez-la si elle a été oubliée.
Ce que le remplacement des noms ne supprime pas
Une copie sûre cache qui est nommé. Elle ne cache pas qui peut être deviné. Un intitulé de poste que seule une personne occupe, une ville, un projet que tout le secteur connaît, « l’année où nous avons fermé le bureau de Berlin » : pris ensemble, de tels détails peuvent désigner une personne ou une société, même sans aucun nom.
Ce n’est pas une hypothèse, c’est documenté. L’étude de Latanya Sweeney sur le recensement américain de 1990 a constaté que 87 % de la population américaine avait une combinaison de code postal à 5 chiffres, de sexe et de date de naissance probablement unique. Plus récemment, un preprint de 2026 de Tianshi Li a pris 125 transcriptions d’entretiens publics avec des scientifiques, en a trouvé 24 qui mentionnaient une publication, et a montré que des LLM courants dotés d’une recherche web pouvaient relier six d’entre elles à des travaux scientifiques précis, dans certains cas en identifiant l’interviewé de façon unique. L’auteur indique moins de 0,5 $ et environ quatre minutes de traitement par transcription.
Une fois les noms remplacés, relisez donc la copie sûre comme le ferait un inconnu, en cherchant les détails qui permettent de recouper :
- Intitulés de poste rares, qualifications inhabituelles, article, brevet ou produit nommément cité.
- Petites localités, dates précises d’événements, tailles d’équipe.
- Incidents uniques : un licenciement, un lancement raté, un litige avec un type de fournisseur identifiable.
Supprimez ou généralisez ce dont le résultat n’a pas besoin (« un ingénieur senior dans une société de logistique régionale » plutôt que l’intitulé exact et la ville). En matière de RH, où l’histoire d’une seule personne constitue tout le document, cette étape compte plus que dans un entretien d’étude de marché ; voir IA et RH : ce qu’il faut retirer en premier.
Envoyer la copie sûre et restaurer la réponse
Copiez la copie sûre, ou enregistrez-la dans un fichier Markdown .md, puis collez-la ou joignez-la dans ChatGPT, Claude, Gemini ou Copilot. Précisez à l’IA que les marqueurs sont des étiquettes à conserver telles quelles :
These are transcripts of interviews for one client engagement.
Names like Person_1 and Company_1 are placeholders: keep them as written.
Group what the interviewees said into themes. For each theme, list
which Person_N said it, in which interview, with a short quote.
Mark anything that only one person said.Demander l’intervenant et l’entretien à côté de chaque point permet de vérifier la réponse par rapport aux transcriptions. Les modèles mélangent les entretiens quand ils résument, et une citation est facile à vérifier.
Collez la réponse de l’IA dans le même dossier de ClientSafe, et les vrais noms reviennent. Le texte restauré est un document client : conservez-le avec les fichiers du client, pas dans l’historique de la conversation. Restaurer les vrais noms indique ce qu’il faut vérifier dans la réponse restaurée.
Ce qu’il faut vérifier en dehors de l’outil
Une copie sûre ne répond pas à trois questions qui vous incombent, à vous et à votre client.
- Le NDA et le contrat. Certains accords limitent le partage d’informations avec des tiers ou exigent une autorisation pour les outils d’IA, qu’un nom y soit associé ou non. Lisez la formulation ; coller un document dans ChatGPT enfreint-il un NDA l’examine.
- Le droit d’enregistrer. Aux États-Unis, la loi fédérale exige le consentement d’au moins une des parties pour enregistrer une conversation, et environ 11 États exigent celui de toutes les parties, selon le Reporters Committee for Freedom of the Press. D’autres pays ont leurs propres règles. Si vous avez enregistré sans le consentement exigé par la loi, anonymiser la transcription n’y change rien.
- Ce qu’on a dit aux personnes interrogées. Si vous avez promis à des participants à une étude ou à des employés que leurs réponses resteraient au sein de votre équipe, ou si vous avez cité les outils que vous utiliseriez, un service d’IA peut ne pas respecter cette promesse. Les comités d’éthique et les clients peuvent aussi fixer leurs propres conditions.
Si le type de compte influe sur ce que le fournisseur d’IA conserve, vérifiez aussi ce point : paramètres de données dans ChatGPT, Claude et Gemini. Rien de tout cela ne constitue un avis juridique ; pour une mission précise, demandez à votre avocat ou à votre responsable conformité.
Questions fréquentes
Dois-je anonymiser si le compte d’IA est payant ?
Un abonnement payant concerne les conditions du fournisseur pour vos données. Le droit d’envoyer le contenu est fixé par votre NDA et par ce que les personnes interrogées ont accepté, et l’abonnement n’y change rien. La copie sûre garde d’emblée les identités hors de la conversation.
L’IA peut-elle encore analyser les entretiens si tout le monde est Person_N ?
Oui. Pour les thèmes, les désaccords et savoir qui a dit quoi, les marqueurs distinguent les intervenants. Si le sens dépend de qui est quelqu’un, par exemple son rôle dans la hiérarchie du client, ajoutez-le à votre prompt sans le nom : « Person_2 est le directeur financier ».
Et les enregistrements audio et vidéo ?
ClientSafe travaille sur des documents, pas sur des enregistrements. Utilisez la transcription sous forme de fichier TXT, DOCX ou PDF, et gardez l’enregistrement lui-même hors du service d’IA.
La transcription anonymisée reste-t-elle une donnée personnelle ?
Elle peut l’être. Si quelqu’un peut être identifié à partir des détails restants, ou si vous conservez la clé qui associe les marqueurs aux noms, les règles de protection des données peuvent encore s’appliquer à la copie sûre. Consultez votre contact en protection des données avant de la considérer comme anonyme.
Dois-je conserver les originaux ?
Oui. Vous en avez besoin pour le livrable et pour vos propres archives, sous réserve des conditions de conservation de votre mission.
ClientSafe remplace sur votre PC les noms, sociétés, adresses e-mail et numéros de téléphone des fichiers d’une mission par les mêmes marqueurs, et remet les vrais noms dans la réponse de l’IA. La détection n’est pas parfaite : vérifiez la liste avant de copier.