Yapay Zekâ Kullanımı İçin Müşteri Görüşmesi Notlarını ve Dökümlerini Anonimleştirme

Müşteri görüşmelerinde ve toplantı dökümlerinde, müşterinin bilgilerini göndermeden ChatGPT veya Claude kullanmak için işe ait tüm dosyaları tek bir vakaya koyun; kişilerin, şirketlerin, e-posta adreslerinin ve telefon numaralarının yerine yer tutucular koyun, eşleşmeleri inceleyin ve güvenli kopyayı gönderin. Person_1 her dosyada Person_1 olarak kalır; böylece yapay zekâ kimin ne söylediğini izleyebilir ve yanıttaki gerçek adlar bilgisayarınızda geri yüklenir.

Bir döküm neden bir belgeden daha fazla bilgi sızdırır?

Bir sözleşmede adlar birkaç öngörülebilir yerde bulunur. Bir konuşmada ise her yere dağılır. İnsanlar birbirlerinin adlarını sesli söyler, müşterinin şirketinden, bir bağlı şirketten ve rakipten söz eder, bir e-posta adresini veya telefon numarasını okur ve bir iş arkadaşına takma adıyla hitap eder. Her konuşmacının satır başındaki etiketi de bir adı tekrarlar.

Tipik bir işte adların gizlendiği yerler:

Şunun yapay zekâya gitmeden önce belgeden kaldırılması gerekenler listesi genel durumu ele alır. Bu makale ise birden fazla dosyanın, tek bir müşterinin ve tek bir kişi kümesinin bulunduğu iş hakkındadır.

Önce yapay zekâdan ne istediğinize karar verin

Dosyalara dokunmadan önce istediğiniz çıktıyı yazın: on görüşmedeki temalar, tek bir toplantının özeti, kararların ve sorumlularının listesi, slayt taslağı. Yapay zekânın görmesi gerekenleri çıktı belirler.

Tema analizi, her kişinin ne söylediğini ve rolünü gerektirir; müşterinin en büyük müşterisinin adını değil. Çıktı için bir ayrıntı gerekmiyorsa, yalnızca maskelemek yerine güvenli kopyadan silin. Gönderilmeyen bir metin sızamaz.

Bir döküm dosyası kullanın. Toplantı aracınız veya döküm hizmetiniz, dökümü TXT, Word veya PDF dosyası olarak dışa aktarmanıza izin veriyorsa bunu kullanın. Elle aldığınız notları yazıya dökmek de aynı şekilde işe yarar; taranmış sayfalar da öyle: resimlerdeki ve taramalardaki metinler de okunur.

İşin tamamını tek bir vakaya koyun

ClientSafe içinde bu iş için bir vaka oluşturun ve onunla ilgili her şeyi ekleyin: görüşme dökümleri, iş tanımı, başlangıç toplantısı notları ve dosya olarak kaydedilmiş takip e-postaları. ClientSafe, diğerlerinin yanı sıra Word, PDF, düz metin ve Outlook .msg dosyalarını okur.

Bir vaka içindeki her dosyada aynı ad aynı yer tutucuyu alır. Güvenli kopyadan sonra üç dosyanın nasıl görüneceğine dair uydurma bir örnek:

Her dosya ayrı ayrı işlenmiş olsaydı, bir dökümdeki Person_1 sonraki dökümde başka biri olabilirdi. Ayrıca "müşterinin sponsoru tüm görüşmelerde ne söyledi" gibi bir soru yanlış veya uydurma bir yanıt alırdı. Bir vakanın tamamı üzerinde çalışmak kuralı ve olası sorunları açıklar.

Bir e-posta yazışması da aynı vakadaki başka bir dosyadır. Kaydetme adımları şu makalede yer alır: bir müşteri e-posta yazışmasını yapay zekâyla özetleme.

Eşleşmeleri inceleyin

Algılama ilk adımdır, kesin karar değildir. Eşleşme listesini açıp inceleyin; çünkü bir konuşmada, sözleşmede görülmeyen şu durumlar ortaya çıkar:

• Konuşmacı adları. Tek başına kullanılan bir ad da dahil olmak üzere her konuşmacı etiketinin bulunduğunu kontrol edin.
• Arada söylenen adlar. Cümlenin ortasında adı geçen iş arkadaşlarının listede olduğunu ve yer tutucularının vakanın başka yerlerinde kullanılanlarla aynı olduğunu doğrulayın.
• Şirketler. Müşteri, ana şirketi, rakipleri ve müşterileri için ayrı ayrı yer tutucu gerekir.
• E-posta ve telefon numaraları metinde sesli söylenmiş veya yazılmış olanlar.
• Yanlış eşleşmeler. Kişisel veri olmayanları işaretsiz bırakın: "Jordan" adlı bir ürün, mecaz olarak kullanılan bir sokak adı, soyadı gibi görünen bir ekip adı.
• Gözden kaçan metinler. Takma ad, döküm sırasında yanlış yazılmış bir ad veya müşteri için kullanılan şirket içi kod adı gibi bulunmayan bilgileri işaretleyin.

Bir adın gözden kaçmasının yaygın nedeni döküm hatalarıdır. Araç bir yerde "Lopes", başka bir yerde "Lopez" yazdıysa güvenli kopyada farklı yazımı arayın ve bulunmamışsa işaretleyin.

Adları değiştirmenin kaldırmadığı bilgiler

Güvenli kopya, adı geçen kişinin kimliğini gizler. Ancak kişinin kim olduğunun çıkarılmasını engellemez. Yalnızca bir kişinin sahip olduğu iş unvanı, bir kasaba, sektörde herkesin bildiği bir proje, "Berlin ofisini kapattığımız yıl" gibi ayrıntılar bir araya geldiğinde, bütün adlar silinmiş olsa bile tek bir kişiyi veya şirketi işaret edebilir.

Bu, varsayımsal değil, belgelenmiş bir durumdur. Latanya Sweeney'nin 1990 ABD nüfus sayımı üzerine yaptığı çalışmada ABD nüfusunun %87'sinin, büyük olasılıkla benzersiz olan 5 haneli posta kodu, cinsiyet ve doğum tarihi birleşimine sahip olduğubulunmuştur. Daha yakın tarihli, Tianshi Li'nin 2026 tarihli bir ön baskı makalesi, bilim insanlarıyla yapılmış 125 kamuya açık görüşme dökümünü ele aldı; bunların 24'ünde bir yayından söz edildiğini buldu ve web araması yapan, hazır LLM'lerin bunlardan altısını belirli bilimsel çalışmalarla ilişkilendirebildiğinigösterdi. Bazı durumlarda bu, görüşülen kişinin benzersiz biçimde belirlenmesini sağladı. Yazar, $0.5 kapsamında ve döküm başına yaklaşık dört dakikalık çalışma süresiyle elde edilen sonuçları bildiriyor.

Bu nedenle adlar değiştirildikten sonra güvenli kopyayı, daraltıcı ayrıntıları arayan bir yabancı gözüyle bir kez okuyun:

• Nadir iş unvanları, sıra dışı nitelikler, adı belirtilen bir makale, patent veya ürün.
• Küçük yerleşim yerleri, belirli olay tarihleri, ekip büyüklükleri.
• Benzersiz olaylar: işten çıkarmalar, başarısız bir ürün lansmanı, belirli türde adı geçen bir tedarikçiyle yaşanan anlaşmazlık.

Çıktının ihtiyaç duymadığı bilgileri silin veya genelleştirin ("tam unvan ve şehir yerine bölgesel bir lojistik şirketinde kıdemli mühendis"). Bir kişinin öyküsünün belgenin tamamını oluşturduğu İK konularında bu adım, pazar araştırması görüşmelerine kıyasla daha önemlidir; bkz. İK'da yapay zekâ: önce neleri ayıklamalı?.

Güvenli kopyayı gönderin ve yanıtı geri yükleyin

Güvenli kopyayı kopyalayın veya Markdown .md dosyası olarak kaydedip ChatGPT, Claude, Gemini ya da Copilot'a yapıştırın veya ekleyin. Yapay zekâya, yer tutucuları yazıldıkları gibi koruması gerektiğini söyleyin:

These are transcripts of interviews for one client engagement.
Names like Person_1 and Company_1 are placeholders: keep them as written.
Group what the interviewees said into themes. For each theme, list
which Person_N said it, in which interview, with a short quote.
Mark anything that only one person said.

Her noktanın yanına konuşmacıyı ve görüşmeyi yazmasını istemek, yanıtı dökümlerle karşılaştırarak kontrol etmenizi sağlar. Modeller özet çıkarırken görüşmeleri birbirine karıştırabilir; bir alıntıyı doğrulamak ise kolaydır.

Yapay zekânın yanıtını ClientSafe içindeki aynı vakaya yapıştırın; gerçek adlar geri gelir. Geri yüklenen metin bir müşteri belgesidir: onu sohbet geçmişinde değil, müşterinin dosyalarıyla birlikte saklayın. Gerçek adları geri yükleme geri yüklenen yanıtta neleri kontrol etmeniz gerektiğini açıklar.

Araç dışında kontrol etmeniz gerekenler

Güvenli kopya, sizin ve müşterinizin yanıtlaması gereken üç soruya yanıt vermez.

• Gizlilik sözleşmesi ve sözleşme. Bazı anlaşmalar, bir ad bulunsun veya bulunmasın, bilgilerin üçüncü taraflarla paylaşılmasını kısıtlar ya da yapay zekâ araçları için onay alınmasını gerektirir. Sözleşme metnini okuyun; bir belgeyi ChatGPT içine yapıştırmak gizlilik sözleşmesini ihlal eder mi konusunu ele alır.
• Kayıt yapma izniniz olup olmadığı. ABD'de federal yasa, bir konuşmayı kaydetmek için en az bir tarafın rızasını gerektirir; Reporters Committee for Freedom of the Press'e göre yaklaşık 11 eyalet ise tüm tarafların rızasınıgerektirir. Diğer ülkelerin kendi kuralları vardır. Yasanın gerektirdiği rıza olmadan kayıt yaptıysanız, dökümü anonimleştirmek bu sorunu çözmez.
• Görüşülen kişilere ne söylendiği. Araştırma katılımcılarına veya çalışanlara yanıtlarının ekibiniz dışına çıkmayacağını ya da kullanacağınız araçların adlarını bildirdiyseniz, bir yapay zekâ hizmeti verdiğiniz söze uymayabilir. Etik kurulları ve müşteriler de kendi koşullarını belirleyebilir.

Hesap türünüz yapay zekâ sağlayıcısının verileri ne kadar süre tuttuğunu etkiliyorsa bunu da kontrol edin: ChatGPT, Claude ve Gemini'deki veri ayarları. Bunların hiçbiri hukuki danışmanlık değildir; belirli bir iş hakkında avukatınıza veya uyum sorumlunuza danışın.

Sık sorulan sorular

Yapay zekâ hesabı ücretliyse yine de anonimleştirmem gerekir mi?

Ücretli plan, sağlayıcının verilerinizle ilgili koşullarıyla ilgilidir. İçeriği gönderip gönderemeyeceğinizi ise gizlilik sözleşmeniz ve görüşülen kişilerin verdiği onay belirler; plan bunu değiştirmez. Güvenli kopya, kimlikleri en başından sohbete sokmaz.

Herkes Person_N olarak gösterilse de yapay zekâ görüşmeleri analiz edebilir mi?

Evet. Temalar, anlaşmazlıklar ve kimin ne söylediği için yer tutucular konuşmacıları birbirinden ayırır. Anlam, müşterinin hiyerarşisindeki rol gibi kişinin kim olduğuna bağlıysa bunu adını kullanmadan isteminize ekleyin: "Person_2 CFO'dur".

Ses ve video kayıtları ne olacak?

ClientSafe kayıtlar üzerinde değil, belgeler üzerinde çalışır. Dökümü TXT, DOCX veya PDF dosyası olarak kullanın ve kaydın kendisini yapay zekâ hizmetinden uzak tutun.

Anonimleştirilmiş döküm hâlâ kişisel veri sayılır mı?

Sayılabilir. Kalan ayrıntılardan bir kişinin kimliği belirlenebiliyorsa veya yer tutucuları adlarla eşleştiren anahtar sizdeyse, veri koruma kuralları güvenli kopya için de geçerli olabilir. Kopyayı anonim kabul etmeden önce veri koruma sorumlunuza danışın.

Özgün dosyaları saklamalı mıyım?

Evet. İşinizin saklama koşullarına tabi olarak, teslim edilecek içerik ve kendi kayıtlarınız için bunlara ihtiyacınız olur.

ClientSafe Tek bir işteki dosyalardaki adları, şirketleri, e-posta adreslerini ve telefon numaralarını bilgisayarınızda aynı yer tutucularla değiştirir ve yapay zekânın yanıtındaki gerçek adları geri yükler. Algılama kusursuz değildir; bu nedenle kopyalamadan önce listeyi inceleyin.