Cliënten die belastingaangiften door AI laten verwerken: wat je ze moet vertellen

Wanneer een cliënt zijn aangifte door ChatGPT of Gemini haalt, leg dan duidelijk uit wat die heeft gedeeld en hoe die de volgende keer minder gegevens kan blootstellen. Reageer op elke „correctie” met een bron die de cliënt zelf kan openen. Als je zelf AI gebruikt voor aangiften van cliënten, gelden de vertrouwelijkheidsregels voor jou, niet voor de cliënt: in de VS sectie 7216 en de richtlijnen van de IRS over AI; in het VK en de EU de AVG.

Wat een cliënt deelt bij het uploaden van een aangifte

Een ingevulde aangifte bevat meer persoonsgegevens dan bijna elk ander document dat een cliënt bezit. Een US Form 1040 bevat de Social Security-nummers van de belastingplichtige, diens partner en elke persoon ten laste, en de bank- en rekeningnummers voor een terugbetaling via rechtstreekse storting. Een UK Self Assessment-aangifte (SA100) bevat het Unique Taxpayer Reference, het National Insurance-nummer en de geboortedatum. Aangiften in de EU bevatten het nationale belastingidentificatienummer.

Een cliënt die „mijn aangifte” uploadt, uploadt meestal het hele pakket:

• Identificatiegegevens: SSN of ITIN, National Insurance-nummer en UTR, een nationaal belastingidentificatienummer.
• Andere personen: de partner, kinderen en andere personen ten laste, vaak met geboortedata.
• Inkomen: lonen en werkgevers, beleggings- en huurinkomsten, de terugbetaling of het verschuldigde bedrag.
• Bankgegevens: rekeningnummers voor terugbetalingen en betalingen.
• Bijlagen: W-2's, 1099's, P60's en soms een foto van een paspoort of rijbewijs.

Het meeste hiervan zijn de eigen gegevens van de cliënt. De partner en de kinderen hebben niet besloten hun gegevens te delen.

Wat je moet vertellen aan een cliënt die dit al heeft gedaan

Sla het college over. De cliënt probeerde zijn eigen aangifte te begrijpen. Geef diegene drie stappen:

1. Verwijder de chat. In ChatGPT verdwijnt een verwijderde chat meteen uit het account en wordt deze binnen 30 dagen definitief verwijderd, tenzij OpenAI de chat om veiligheids- of juridische redenen langer moet bewaren (per oktober 2026). Verwijderen maakt de upload niet ongedaan. Het verkort de bewaartermijn van de gegevens.
2. Schakel training voor toekomstige chats uit. Bij persoonlijke ChatGPT-abonnementen staat ‘Het model voor iedereen verbeteren’ standaard aan en kan dit worden uitgeschakeld via Instellingen, Gegevensbeheer. In ons artikel over de veiligheid van documenten uploaden naar ChatGPT lees je wat er met een bestand gebeurt bij persoonlijke en zakelijke abonnementen.
3. Vraag in de VS een Identity Protection PIN aan. Een IP PIN voorkomt dat iemand anders een federale aangifte indient met het SSN of ITIN van de cliënt. Iedereen die zijn identiteit kan verifiëren, kan er een aanvragen; ouders kunnen er een aanvragen voor personen ten laste. Belastingadviseurs kunnen er geen aanvragen voor een cliënt; de cliënt moet de aanvraag zelf indienen.

Wanneer de cliënt AI-„correcties” meebrengt

Maar De discussie op r/Accounting hierover begint met een cliënt die een conceptaangifte door ChatGPT en Gemini haalde en terugkwam met wijzigingsverzoeken die de opsteller ‘ronduit fout’ noemt. In een reactie vroeg een cliënt waarom de aftrek voor rente op een lening voor een nieuwe auto ontbrak. De auto was in 2024 gekocht, en de aftrek geldt alleen voor leningen die na 31 december 2024 zijn afgesloten.

Een chatbot kan een belastingregel vol vertrouwen noemen en toch ongelijk hebben, verouderde informatie geven of gelijk hebben voor de situatie van iemand anders. Het IRS Office of Professional Responsibility noemt verzonnen uitkomsten, of ‘hallucinaties’, als een van de beperkingen van generatieve AI in zijn richtlijn voor belastingprofessionals van juni 2026. Het model weet ook niet wat er niet op de pagina staat: de aankoopdatum, een verhuizing naar het buitenland of een keuze die in een eerder jaar is gemaakt.

Een reactie die werkt:

• Vraag om de exacte vraag die de cliënt heeft ingetikt en het volledige antwoord, niet om een samenvatting.
• Beantwoord elk punt met een bron die de cliënt kan openen: een pagina van de IRS of HMRC, de instructies bij het formulier of de wet zelf. ‘Hier is de pagina van de IRS’ overtuigt meer dan ‘ChatGPT heeft het fout’.
• Als de AI iets terecht heeft opgemerkt, zeg dat dan en corrigeer het.
• Bewaar de uitwisseling in het cliëntdossier. Als de cliënt vasthoudt aan een standpunt dat je hebt afgeraden, laat het dossier zien wat je hebt gezegd.
• Als deze beoordelingen echt tijd kosten, neem ze dan op in de opdrachtbevestiging voor volgend jaar.

Een bericht dat je naar cliënten kunt sturen

Houd het kort en verbied AI niet: cliënten zullen het toch gebruiken. Vertel ze hoe ze AI kunnen gebruiken met minder risico op blootstelling van gegevens, en nodig ze uit om je te laten zien wat de AI zegt. Pas de tekst aan je praktijk aan.

Subject: Using AI tools with your tax documents

Many clients now ask ChatGPT, Gemini or other AI tools about their
return. That is fine, and we are happy to look at what comes out of it.
A few suggestions:

1. Ask about the rule, not your return. "Can I deduct interest on a
   car loan taken out in 2025?" gets you an answer without your details.
2. If you paste figures, first remove your Social Security / National
   Insurance / tax ID number, the names and dates of birth of your
   spouse and children, bank account numbers, your address and your
   employer's name.
3. Do not upload photos of your passport, driving licence or ID card.
4. Check the tool's data settings first, for example whether your chats
   are used to train its models.
5. AI tools can be wrong or out of date on tax rules, and they do not
   know the facts you have given us. Send us the question and the
   answer, and we will check them against official guidance before
   anything on your return changes.

If you have already uploaded your return, delete that chat and let us
know. We can explain how to protect your tax account.

Als je AI gebruikt voor aangiften: regels in de VS

Een cliënt mag zijn eigen aangifte met iedereen delen. Een opsteller mag dat niet. Artikel 7216 van de Internal Revenue Code maakt het voor iedereen die beroepsmatig aangiften opstelt een misdrijf om bewust of roekeloos informatie bekend te maken die voor een aangifte is verstrekt, of die voor enig ander doel te gebruiken. De straf is een boete van maximaal $1,000 ($100,000 wanneer artikel 6713(b) van toepassing is), maximaal één jaar gevangenisstraf, of beide. Artikel 6713 voegt daar een civielrechtelijke boete aan toe.

De regelgeving definieert de termen ruim. ‘Informatie over belastingaangiften’ omvat de naam, het adres en het identificatienummer van de belastingplichtige en alle informatie die voor de aangifte is verstrekt; ‘bekendmaking’ betekent dat informatie ‘op welke manier dan ook aan een persoon bekend wordt gemaakt’ (§301.7216-1). Voor bekendmakingen die volgens de regelgeving niet uitdrukkelijk zijn toegestaan (§301.7216-2) is vooraf schriftelijke toestemming van de belastingplichtige nodig, volgens het formulier dat §301.7216-3 voorschrijft.

Noch de wet, noch de regelgeving vermeldt AI. Het IRS Office of Professional Responsibility doet dat wel in zijn richtlijn van juni 2026. Het noemt de artikelen 6713 en 7216 als regels die van toepassing zijn, waarschuwt dat AI-platforms ‘risico’s kunnen opleveren voor het onbevoegd bekendmaken van gevoelige belastinggegevens’ en zegt dat beroepsbeoefenaars cliëntgegevens moeten verwerken ‘uitsluitend met veilige, door de organisatie goedgekeurde AI’. Ook staat er: ‘Beroepsbeoefenaars mogen niet uitsluitend op AI vertrouwen’, en AI-uitvoer moet worden gecontroleerd voordat deze bij een cliënt of de IRS terechtkomt.

Of het versturen van aangiftegegevens naar een bepaalde AI-aanbieder een bekendmaking is waarvoor toestemming nodig is, hangt af van de tool en de omstandigheden. Richtlijnen van de AICPA suggereren dit precies te beoordelen aan de hand van §301.7216-2 en §301.7216-3. Vraag advies aan een belastingadvocaat of je beroepsorganisatie voordat je AI in je aangifteproces opneemt.

Daarnaast gelden belasting- en boekhoudprofessionals volgens de FTC Safeguards Rule als financiële instellingen. Zij moeten een schriftelijk informatiebeveiligingsplan, oftewel een WISP, hebben. De IRS publiceert een sjabloon in Publication 5708 en beveiligingsrichtlijnen in Publication 4557, Safeguarding Taxpayer Data. De richtlijn van het OPR vraagt kantoren procedures voor AI vast te stellen: opleiding van medewerkers, veilige omgang met gegevens en beoordeling van externe AI-tools. De WISP is de plek om vast te leggen welke tools medewerkers mogen gebruiken en welke gegevens ze daarin mogen invoeren.

VK en EU: de AVG

Belastinggegevens over een individuele cliënt zijn persoonsgegevens onder de EU-AVG en de Britse AVG. Een naam en een identificatienummer staan allebei vermeld als identificerende gegevens. Wanneer een AI-aanbieder die gegevens namens je kantoor verwerkt, is die aanbieder doorgaans een verwerker. Artikel 28 vereist dan een overeenkomst met specifieke bepalingen. Controleer voordat je cliëntgegevens invoert of het AI-abonnement dat je gebruikt een verwerkersovereenkomst omvat. Namen vervangen door tijdelijke aanduidingen verlaagt het risico, maar gepseudonimiseerde gegevens blijven persoonsgegevens.

De methode met veilige kopieën voor aangiftebehandelaars

De meeste vragen die een aangifteopsteller aan een AI-tool stelt, hebben de identiteit van de cliënt niet nodig: leg deze regel op de K-1 uit, stel een brief in begrijpelijke taal op over geschatte betalingen, vat een bericht van HMRC of de IRS samen, of controleer een afschrijvingsschema.

1. Stel je vraag waar mogelijk in algemene bewoordingen. Er verlaat niets over de cliënt het kantoor.
2. Als je het document zelf nodig hebt, werk dan met een kopie. Vervang namen, SSN’s, NI-nummers en belastingnummers, adressen, bankrekeningnummers en geboortedata door tijdelijke aanduidingen zoals Person_1, ID_1 en Account_1. Laat de bedragen, jaren en regelnummers staan: daar gaat de vraag over. De lijst met wat je moet verwijderen voordat een document naar AI gaat behandelt indirecte gegevens, zoals een werkgever in een kleine plaats.
3. Gebruik overal dezelfde tijdelijke aanduiding voor dezelfde persoon. De partner is Person_2 op de aangifte, de W-2 en de brief.
4. Controleer het antwoord aan de hand van de bron en zet de echte namen daarna terug op je eigen computer.

Een veilige kopie beperkt wat je kantoor verlaat. Daarmee is de vraag over artikel 7216 niet vanzelf beantwoord: de definitie van informatie over belastingaangiften in de regelgeving beperkt zich niet tot namen en nummers. Bespreek dat punt samen met de toestemmingskwestie met je adviseur.

ClientSafe voert stap 2 en 3 uit op je pc. Zet de documenten van de cliënt in één dossier, controleer wat de tool heeft gevonden, vink overeenkomsten die geen persoonsgegevens zijn uit en markeer wat de tool heeft gemist. Kopieer vervolgens de veilige kopie of sla die op als een Markdown-bestand. Plak het antwoord van de AI terug in hetzelfde dossier om de namen terug te zetten. Zie voor bankexports en financiële overzichten achter een bedrijfs­aangifte AI voor accountants.

Veelgestelde vragen

Moet ik cliënten zeggen dat ze geen AI moeten gebruiken voor hun belastingzaken?

Een verbod werkt zelden, en de gegevens zijn van hen om te delen. Met een toelichting over hoe ze AI met minder risico op blootstelling kunnen gebruiken, plus het aanbod om de antwoorden te controleren, blijven de vragen bij jou binnenkomen.

Is een aangifte veilig om te uploaden als de cliënt zijn naam verwijdert?

Nee. Ook het SSN of NI-nummer, de namen van personen ten laste, banknummers, het adres en de werkgever op een W-2 of P60 kunnen de cliënt identificeren. Verwijder ze allemaal, of stel de vraag over de regel zonder het document.

Heb ik toestemming van de cliënt nodig om AI voor aangiften te gebruiken?

In de VS mogelijk: artikel 7216 vereist schriftelijke toestemming voor bekendmakingen die de regelgeving niet anderszins toestaat, en hoe dit van toepassing is, hangt af van de tool en wat je verstuurt. In het VK en de EU heb je onder de AVG een rechtsgrond nodig en een verwerkersovereenkomst met de AI-aanbieder. Vraag een adviseur naar jouw eigen praktijk.

ClientSafe vervangt op je pc cliëntnamen, identificatienummers, adressen en bankrekeningnummers in een veilige kopie van belastingdocumenten, en zet de echte namen terug in het antwoord van de AI. De detectie is niet perfect, dus controleer wat de tool heeft gevonden voordat je kopieert.

Algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies.