Quando um cliente processa a sua declaração fiscal no ChatGPT ou no Gemini, explique-lhe claramente o que partilhou e como usar a IA com menos exposição da próxima vez, e responda a cada «correção» com uma fonte que possa consultar. Se usar IA nas declarações fiscais dos clientes, as regras de confidencialidade aplicam-se a si, não ao cliente: nos EUA, a secção 7216 e as orientações do IRS sobre IA; no Reino Unido e na UE, o RGPD.

Um formulário fiscal com uma grade cinza de campos, alguns cobertos por tarjas azul-marinho em branco, ao lado de uma calculadora, uma caneta azul-marinho, uma pequena pilha de recibos em branco e a borda de um laptop sobre uma mesa creme.

O que um cliente partilha quando carrega uma declaração fiscal

Uma declaração fiscal preenchida contém mais dados pessoais do que quase qualquer outro documento que um cliente possua. Uma declaração 1040 dos EUA contém os números da Segurança Social do contribuinte, do cônjuge e de todas as pessoas a cargo, bem como os números de encaminhamento bancário e de conta para o reembolso por depósito direto. Uma declaração Self Assessment do Reino Unido (SA100) contém a referência fiscal única (UTR), o número de Seguro Nacional e a data de nascimento. Na UE, as declarações fiscais contêm o número de identificação fiscal nacional.

Um cliente que carrega «a minha declaração» costuma carregar o conjunto completo:

  • Identificadores: SSN ou ITIN, número de Seguro Nacional e UTR, número de identificação fiscal nacional.
  • Outras pessoas: o cônjuge, os filhos e outras pessoas a cargo, muitas vezes com as datas de nascimento.
  • Rendimentos: salários e empregadores, rendimentos de investimentos e arrendamentos, reembolso ou montante a pagar.
  • Dados bancários: números de conta para reembolsos e pagamentos.
  • Anexos: formulários W-2, 1099 e P60 e, por vezes, uma fotografia de um passaporte ou de uma carta de condução.

A maioria destes dados pertence ao próprio cliente. O cônjuge e os filhos não decidiram partilhar os seus.

O que dizer a um cliente que já o fez

Evite sermões. O cliente estava a tentar compreender a própria declaração fiscal. Dê-lhe três passos:

  1. Apague a conversa. No ChatGPT, uma conversa apagada desaparece imediatamente da conta e fica programada para eliminação permanente no prazo de 30 dias, a menos que a OpenAI tenha de a conservar durante mais tempo por motivos de segurança ou legais (em outubro de 2026). Apagar não anula o carregamento. Reduz o tempo durante o qual os dados são conservados.
  2. Desative o treino para conversas futuras. Nos planos pessoais do ChatGPT, a opção «Melhorar o modelo para todos» está ativada por predefinição e pode ser desativada em Definições, Controlos de dados. O nosso artigo sobre se é seguro carregar documentos no ChatGPT explica o que acontece a um ficheiro nos planos pessoais e empresariais.
  3. Nos EUA, obtenha um PIN de proteção de identidade. Um PIN de proteção de identidade (IP PIN) impede que outra pessoa apresente uma declaração federal usando o SSN ou ITIN do cliente. Qualquer pessoa que consiga verificar a própria identidade pode obter um, e os pais podem solicitá-lo para as pessoas a seu cargo. Os profissionais da área fiscal não podem obtê-lo em nome de um cliente; o cliente tem de o solicitar.

Quando o cliente apresenta «correções» da IA

Mas o O tópico de r/Accounting sobre este assunto começa com um cliente que processou uma declaração fiscal preliminar no ChatGPT e no Gemini e regressou com pedidos de alteração que o profissional responsável considera «totalmente errados». Numa resposta, um cliente perguntou por que razão não constava a dedução dos juros de um empréstimo para a compra de um carro novo. O carro foi comprado em 2024 e a dedução só se aplica a empréstimos contraídos depois de 31 de dezembro de 2024.

Um chatbot pode enunciar uma regra fiscal com confiança e, ainda assim, estar errado, desatualizado ou certo apenas para as circunstâncias de outra pessoa. O Office of Professional Responsibility do IRS inclui os resultados inventados, ou «alucinações», entre as limitações da IA generativa nas suas orientações de junho de 2026 para profissionais da área fiscal. O modelo também não sabe o que não está na página: a data da compra, uma mudança para o estrangeiro, uma opção feita num ano anterior.

Uma resposta eficaz:

  • Peça a pergunta exata que o cliente introduziu e a resposta completa, não um resumo.
  • Responda a cada ponto com uma fonte que o cliente possa consultar: uma página do IRS ou do HMRC, as instruções do formulário, a própria lei. «Aqui está a página do IRS» é mais convincente do que «o ChatGPT está errado».
  • Se a IA detetou algo real, reconheça-o e corrija-o.
  • Guarde a troca de mensagens no processo do cliente. Se o cliente insistir numa posição que desaconselhou, o registo demonstra o que lhe disse.
  • Se estas revisões lhe ocuparem um tempo considerável, inclua-as na carta de prestação de serviços do próximo ano.

Uma nota que pode enviar aos clientes

Seja breve e não proíba a IA: os clientes vão usá-la na mesma. Diga-lhes como a utilizar com menos exposição e convide-os a enviar-lhe o que ela disser. Adapte a redação à sua atividade.

Subject: Using AI tools with your tax documents

Many clients now ask ChatGPT, Gemini or other AI tools about their
return. That is fine, and we are happy to look at what comes out of it.
A few suggestions:

1. Ask about the rule, not your return. "Can I deduct interest on a
   car loan taken out in 2025?" gets you an answer without your details.
2. If you paste figures, first remove your Social Security / National
   Insurance / tax ID number, the names and dates of birth of your
   spouse and children, bank account numbers, your address and your
   employer's name.
3. Do not upload photos of your passport, driving licence or ID card.
4. Check the tool's data settings first, for example whether your chats
   are used to train its models.
5. AI tools can be wrong or out of date on tax rules, and they do not
   know the facts you have given us. Send us the question and the
   answer, and we will check them against official guidance before
   anything on your return changes.

If you have already uploaded your return, delete that chat and let us
know. We can explain how to protect your tax account.

Se usar IA nas declarações fiscais: regras dos EUA

Um cliente pode partilhar a própria declaração fiscal com quem quiser. Um profissional que a prepare não pode. A secção 7216 do Internal Revenue Code classifica como delito menor a divulgação consciente ou imprudente, por qualquer pessoa que exerça a atividade de preparação de declarações fiscais, de informações fornecidas para uma declaração, ou a sua utilização para qualquer outra finalidade. A pena é uma multa até $1,000 ($100,000 quando se aplica a secção 6713(b)), até um ano de prisão, ou ambas. A secção 6713 prevê ainda uma sanção civil.

Os regulamentos definem os termos de forma abrangente. «Informações da declaração fiscal» incluem o nome, a morada e o número de identificação do contribuinte, bem como quaisquer informações fornecidas para a declaração; «divulgação» significa torná-las conhecidas «a qualquer pessoa, de qualquer forma» (§301.7216-1). As divulgações que os regulamentos não autorizam expressamente (§301.7216-2) exigem primeiro o consentimento escrito do contribuinte, no formato §301.7216-3 prescrito.

Nem a lei nem os regulamentos mencionam a IA. Já o fazem as orientações de junho de 2026 do Office of Professional Responsibility do IRS. Estas incluem as secções 6713 e 7216 entre as regras aplicáveis, alertam que as plataformas de IA «podem apresentar riscos de divulgação não autorizada de informações sensíveis dos contribuintes» e afirmam que os profissionais devem tratar os dados dos clientes «utilizando apenas IA segura e aprovada para uso empresarial». Também afirmam que «os profissionais não podem depender exclusivamente da IA» e que os resultados da IA têm de ser verificados antes de chegarem a um cliente ou ao IRS.

A questão de saber se o envio de informações de uma declaração fiscal a um determinado fornecedor de IA constitui uma divulgação que exige consentimento depende da ferramenta e dos factos. As orientações publicadas pelo AICPA sugerem avaliar precisamente essa questão à luz das secções §301.7216-2 e §301.7216-3. Consulte um advogado especializado em fiscalidade ou o seu organismo profissional antes de integrar a IA no seu processo de preparação de declarações.

Separadamente, ao abrigo da FTC Safeguards Rule, os profissionais da área fiscal e da contabilidade são considerados instituições financeiras e têm de manter um plano escrito de segurança da informação, ou WISP. O IRS publica um modelo na Publicação 5708 e orientações de segurança na Publicação 4557, Proteção dos dados dos contribuintes. As orientações do OPR pedem às empresas que estabeleçam procedimentos para a IA: formação dos funcionários, tratamento seguro dos dados e avaliação de ferramentas externas de IA. O WISP é o documento adequado para registar que ferramentas os funcionários podem utilizar e que informações podem introduzir nelas.

Reino Unido e UE: o RGPD

Os dados fiscais sobre um cliente individual são dados pessoais ao abrigo do RGPD da UE e do RGPD do Reino Unido. Um nome e um número de identificação constam ambos da lista de identificadores. Quando um fornecedor de IA trata esses dados em nome da sua empresa, é geralmente um subcontratante, e o artigo 28.º exige um contrato com termos específicos. Antes de introduzir dados de clientes, confirme se o plano de IA que utiliza inclui um acordo de tratamento de dados. Substituir os nomes por marcadores reduz o risco, mas os dados pseudonimizados continuam a ser dados pessoais.

O método da cópia segura para profissionais de preparação de declarações fiscais

A maioria das perguntas que um profissional da área fiscal coloca a uma ferramenta de IA não exige a identidade do cliente: explicar esta rubrica do K-1, redigir uma carta simples sobre pagamentos estimados, resumir um aviso do HMRC ou do IRS, verificar um plano de depreciação.

  1. Sempre que possível, faça perguntas sobre as regras em termos gerais. Nenhuma informação sobre o cliente sai do escritório.
  2. Quando for necessário utilizar o próprio documento, trabalhe numa cópia. Substitua nomes, números SSN, números NI e números de identificação fiscal, moradas, números de conta bancária e datas de nascimento por marcadores como Person_1, ID_1 e Account_1. Mantenha os montantes, os anos e os números das rubricas: é disso que trata a pergunta. A lista de elementos a remover antes de enviar um documento à IA abrange também os detalhes indiretos, como um empregador numa localidade pequena.
  3. Use o mesmo marcador para a mesma pessoa em todo o lado. O cônjuge é Person_2 na declaração, no W-2 e na carta.
  4. Verifique a resposta com base na fonte e, depois, reponha os nomes verdadeiros no seu próprio computador.

Uma cópia segura reduz a quantidade de informação que sai do seu escritório. Por si só, não resolve a questão da secção 7216: a definição regulamentar de informações da declaração fiscal não se limita a nomes e números. Consulte o seu assessor sobre esse ponto, juntamente com a questão do consentimento.

O ClientSafe executa as etapas 2 e 3 no seu PC. Coloque os documentos do cliente num único caso, reveja o que foi encontrado, desmarque as correspondências que não sejam dados pessoais e assinale tudo o que não foi detetado; depois, copie a cópia segura ou guarde-a como ficheiro Markdown. Cole a resposta da IA no mesmo caso para repor os nomes. Para exportações bancárias e demonstrações financeiras que acompanham uma declaração fiscal de uma empresa, consulte IA para contabilistas.

Perguntas frequentes

Devo dizer aos clientes para não usarem IA nas questões fiscais?

Uma proibição raramente resulta, e os dados são deles para partilharem. Uma nota sobre como usar a IA com menos exposição, juntamente com a oferta de verificar as respostas, faz com que continuem a colocar-lhe as questões.

É seguro carregar uma declaração fiscal se o cliente retirar o nome?

Não. O SSN ou o número NI, os nomes das pessoas a cargo, os números bancários, a morada e o empregador num W-2 ou P60 também identificam o cliente. Retire todos esses dados ou pergunte sobre a regra sem incluir o documento.

Preciso do consentimento do cliente para usar IA nas declarações fiscais?

Nos EUA, talvez: a secção 7216 exige consentimento escrito para divulgações que os respetivos regulamentos não autorizem de outra forma, e a forma como isso se aplica depende da ferramenta e do que enviar. No Reino Unido e na UE, precisa de uma base jurídica ao abrigo do RGPD e de um contrato de subcontratação com o fornecedor de IA. Peça aconselhamento sobre a sua atividade.

ClientSafe substitui os nomes dos clientes, os números de identificação, as moradas e os números de conta bancária numa cópia segura de documentos fiscais no seu PC, e repõe os nomes verdadeiros na resposta da IA. A deteção não é perfeita, por isso reveja o que foi encontrado antes de copiar.

Informação geral, não aconselhamento jurídico ou fiscal.