当客户把自己的纳税申报表交给 ChatGPT 或 Gemini 处理时，请明确告诉他们分享了什么，以及下次如何减少信息暴露，并针对每条“更正”提供客户可以打开查看的来源。如果您自己使用 AI 处理客户的纳税申报表，保密规则约束的是您，而不是客户：在美国，适用第 7216 条和 IRS 关于 AI 的指导；在英国和欧盟，适用 GDPR。

米色桌面上的纳税表格，表格由灰色方框构成，其中几处被空白深蓝色标签遮住；旁边有计算器、深蓝色笔、一小叠空白收据，以及笔记本电脑的一角。

客户上传纳税申报表时会分享什么

已完成的纳税申报表包含的个人数据，比客户持有的几乎任何其他文件都多。一份 美国 1040 表 包含纳税人、配偶及每位受抚养人的社会安全号码，以及用于直接存入退税款的银行路由号码和账户号码。一份 英国自我评税纳税申报表（SA100） 包含唯一纳税人参考编号、国民保险号码和出生日期。欧盟的纳税申报表则包含国家税务识别号码。

客户上传“我的纳税申报表”时，通常会上传整套材料：

  • 身份识别信息：SSN 或 ITIN、国民保险号码和 UTR、国家税务识别号码。
  • 其他人员：配偶、子女和其他受抚养人，通常还包括出生日期。
  • 收入：工资和雇主信息、投资和租赁收入、退税额或应缴金额。
  • 银行信息：用于退税和付款的账户号码。
  • 附件：W-2、1099、P60，有时还包括护照或驾驶执照的照片。

其中大部分是客户自己的数据。配偶和子女并没有决定分享自己的数据。

如何告知已经这样做的客户

不必长篇说教。客户只是想了解自己的纳税申报表。给他们三个步骤：

  1. 删除聊天。 在 ChatGPT 中，已删除的聊天会立即从账户中消失，并 安排在 30 天内永久删除，除非 OpenAI 因安全或法律原因必须保留更久（截至 2026 年 10 月）。删除无法撤销上传，只能缩短数据的保留时间。
  2. 关闭未来聊天的训练功能。 在 ChatGPT 个人套餐中，“为所有人改进模型”默认处于开启状态，可以 在“设置”的“数据控制”中关闭。我们的文章 将文档上传到 ChatGPT 是否安全 介绍了个人和商业套餐中的文件处理方式。
  3. 在美国，申请身份保护 PIN。 IP PIN 可以阻止他人使用客户的 SSN 或 ITIN 提交联邦纳税申报表。任何能够验证自身身份的人都可以申请，父母也可以为受抚养人申请。 税务专业人士不能代客户申请；客户必须自行申请。

客户带回 AI 提出的“更正”时

不过 r/Accounting 论坛帖子 开头讲述了一位客户把纳税申报表草稿交给 ChatGPT 和 Gemini 处理，之后带着修改要求回来；报税服务提供者称这些要求“完全错误”。一条回复中，客户询问为什么没有扣除新车贷款利息。该车购于 2024 年，而这项扣除只适用于 2024 年 12 月 31 日之后取得的贷款.

聊天机器人可以自信地陈述税务规则，但内容仍可能错误、过时，或适用于他人的事实情况。IRS 职业责任办公室在其 2026 年 6 月发布的税务从业者指导。模型也不知道页面上没有的信息：购买日期、搬到国外的情况，或前一年作出的选择。

一种有效的回应方式：

  • 请客户提供他们输入的确切问题和完整回答，而不是摘要。
  • 针对每个要点，提供客户可以打开查看的来源：IRS 或 HMRC 页面、表格说明，或法律原文。“这是 IRS 页面”比“ChatGPT 错了”更有说服力。
  • 如果 AI 发现了真实问题，就承认并予以更正。
  • 将这次沟通保存在客户档案中。如果客户坚持采用您曾建议不要采用的立场，记录可以证明您提出过什么建议。
  • 如果这些审查需要投入大量时间，请在下一年的委托书中涵盖相关工作。

一份可发送给客户的说明

保持简短，不要禁止 AI：客户反正会使用。告诉他们如何减少信息暴露，并邀请他们把 AI 的说法发给您。请根据您的业务调整措辞。

Subject: Using AI tools with your tax documents

Many clients now ask ChatGPT, Gemini or other AI tools about their
return. That is fine, and we are happy to look at what comes out of it.
A few suggestions:

1. Ask about the rule, not your return. "Can I deduct interest on a
   car loan taken out in 2025?" gets you an answer without your details.
2. If you paste figures, first remove your Social Security / National
   Insurance / tax ID number, the names and dates of birth of your
   spouse and children, bank account numbers, your address and your
   employer's name.
3. Do not upload photos of your passport, driving licence or ID card.
4. Check the tool's data settings first, for example whether your chats
   are used to train its models.
5. AI tools can be wrong or out of date on tax rules, and they do not
   know the facts you have given us. Send us the question and the
   answer, and we will check them against official guidance before
   anything on your return changes.

If you have already uploaded your return, delete that chat and let us
know. We can explain how to protect your tax account.

您使用 AI 处理纳税申报表时：美国规则

客户可以与任何人分享自己的纳税申报表。报税服务提供者则不可以。 《国内税收法典》第 7216 条 规定，从事纳税申报表编制业务的人，若明知或罔顾后果地披露为申报表提供的信息，或将其用于任何其他目的，即构成轻罪。处罚为最高 $1,000 罚款（适用第 6713(b) 条时为 $100,000）、最高一年监禁，或两者并罚。第 6713 条还规定了民事处罚。

相关法规对这些术语作了宽泛定义。“纳税申报表信息”包括纳税人的姓名、地址和身份识别号码，以及为申报表提供的任何信息；“披露”是指“以任何方式使任何人知悉”这些信息（§301.7216-1）。法规未明确允许的披露（§301.7216-2）必须事先取得纳税人的书面同意，且同意书须采用规定的 §301.7216-3 格式。

该法条和相关法规都未提及 AI。IRS 职业责任办公室在 2026 年 6 月的指导中提到了 AI。该指导将第 6713 条和第 7216 条列为适用规则，警告 AI 平台“可能带来未经授权披露敏感纳税人信息的风险”，并称从业者必须“仅使用经过企业批准的安全 AI”处理客户数据。指导还指出“从业者不能仅仅依赖 AI”，且 AI 输出在交给客户或 IRS 之前必须经过核查。

向特定 AI 提供商发送纳税申报信息是否构成需要取得同意的披露，取决于所用工具和具体事实。 AICPA 发布的指导 建议依据 §301.7216-2 和 §301.7216-3 具体评估这一问题。在将 AI 纳入纳税申报工作流程之前，请咨询税务律师或您的专业机构。

此外，根据 FTC《保障规则》，税务和会计专业人士属于金融机构，必须制定书面的信息安全计划（WISP）。IRS 在 第 5708 号出版物 中提供了模板，并在 第 4557 号出版物《保护纳税人数据》中提供了安全指导。OPR 指引要求事务所制定 AI 使用程序：员工培训、安全处理数据以及审查外部 AI 工具。WISP 是记录员工可以使用哪些工具，以及可以向其中输入哪些内容的地方。

英国和欧盟：GDPR

有关个人客户的税务数据属于欧盟 GDPR 和英国 GDPR 下的个人数据。姓名和身份证号码都 被列为身份标识符。当 AI 提供商代表您的事务所处理这些数据时，它通常是处理者，而第 28 条要求 签订包含特定条款的合同。在输入客户数据之前，请确认您使用的 AI 套餐是否附带数据处理协议。用占位符替换姓名可以降低风险，但 假名化数据仍然是个人数据.

报税服务提供者使用的安全副本方法

税务申报人员向 AI 工具提出的大多数问题都不需要客户身份信息：解释这行 K-1 的含义；起草一封关于预缴税款的通俗易懂的信；总结 HMRC 或 IRS 的通知；检查折旧明细表。

  1. 可以的话，尽量用一般性的措辞询问规则。客户的任何信息都不会离开办公室。
  2. 需要使用文件本身时，请使用副本。将姓名、SSN、NI 号码和税号、地址、银行账号及出生日期替换为 Person_1、ID_1、Account_1 等占位符。保留金额、年份和行号：问题涉及的正是这些内容。有关 在文档交给 AI 之前 的清单还涵盖了间接细节，例如小镇上的雇主。
  3. 同一个人在所有地方都使用同一个占位符。配偶在申报表、W-2 和信件中都用 Person_2 表示。
  4. 对照原始资料检查答案，然后在您自己的电脑上换回真实姓名。

安全副本可以减少离开办公室的数据。它本身并不能解决第 7216 条的问题：法规对税务申报信息的定义并不限于姓名和号码。请就这一点以及同意问题咨询您的顾问。

ClientSafe 会在您的电脑上完成步骤 2 和 3。将客户文件放入同一个案件中，检查它找到的内容，取消勾选并非个人数据的匹配项，再标记任何遗漏项，然后复制安全副本，或将其另存为 Markdown 文件。将 AI 的答案粘贴回同一个案件，即可恢复姓名。有关企业申报表所依据的银行导出数据和财务报表，请参阅 会计师如何使用 AI.

常见问题

我应该告诉客户不要用 AI 处理税务事项吗？

禁止往往行不通，而且客户有权分享自己的数据。说明如何降低使用 AI 时的信息暴露，再提出可以帮忙核查答案，就能让客户继续向您咨询。

如果客户删除了姓名，申报表上传后就安全吗？

不安全。SSN 或 NI 号码、受抚养人的姓名、银行账号、地址，以及 W-2 或 P60 上的雇主信息，也都能识别客户。请将这些信息全部删除，或不提供文件，直接询问相关规则。

用 AI 处理申报表需要客户同意吗？

在美国，可能需要：第 7216 条要求，对于法规未以其他方式允许披露的情况，须取得书面同意；具体如何适用，取决于所用工具和您发送的内容。在英国和欧盟，您需要依据 GDPR 取得合法依据，并与 AI 提供商签订处理者合同。请就您自己的业务向顾问咨询。

ClientSafe 在您电脑上的税务文件安全副本中替换客户姓名、身份证号码、地址和银行账号，并在 AI 的答案中换回真实姓名。识别并非完美，因此复制之前请检查它找到的内容。

一般信息，不构成法律或税务建议。