Khi khách hàng đưa tờ khai của họ qua ChatGPT hoặc Gemini, hãy nói rõ cho họ biết những gì họ đã chia sẻ và cách sử dụng AI ít để lộ thông tin hơn vào lần sau; đồng thời trả lời từng nội dung “đính chính” bằng nguồn mà họ có thể mở xem. Nếu chính bạn dùng AI để xử lý tờ khai của khách hàng, quy tắc bảo mật áp dụng với bạn chứ không phải khách hàng: tại Hoa Kỳ, đó là mục 7216 và hướng dẫn của IRS về AI; tại Vương quốc Anh và EU, đó là GDPR.
Khách hàng chia sẻ những gì khi tải tờ khai lên
Một tờ khai đã hoàn tất chứa nhiều dữ liệu cá nhân hơn hầu hết mọi tài liệu khác mà khách hàng sở hữu. Tờ khai Mẫu 1040 của Hoa Kỳ có số An sinh Xã hội của người nộp thuế, vợ/chồng và từng người phụ thuộc, cùng số định tuyến ngân hàng và số tài khoản để hoàn thuế trực tiếp. Tờ khai Self Assessment của Vương quốc Anh (SA100) có Mã số người nộp thuế duy nhất, số Bảo hiểm Quốc gia và ngày sinh. Ở EU, tờ khai có mã số thuế quốc gia.
Khách hàng tải lên tệp có tên “tờ khai của tôi” thường sẽ tải lên cả bộ hồ sơ:
- Thông tin nhận dạng: SSN hoặc ITIN, số Bảo hiểm Quốc gia và UTR, mã số thuế quốc gia.
- Người khác: vợ/chồng, con cái và những người phụ thuộc khác, thường kèm ngày sinh.
- Thu nhập: tiền lương và người sử dụng lao động, thu nhập từ đầu tư và cho thuê, khoản hoàn thuế hoặc số tiền phải nộp.
- Thông tin ngân hàng: số tài khoản dùng để nhận tiền hoàn thuế và thanh toán.
- Tài liệu đính kèm: W-2, 1099, P60, đôi khi có ảnh hộ chiếu hoặc giấy phép lái xe.
Phần lớn thông tin này là dữ liệu của chính khách hàng. Vợ/chồng và con cái của họ không quyết định chia sẻ dữ liệu của mình.
Nói gì với khách hàng đã làm việc đó
Đừng giảng giải dài dòng. Khách hàng đang cố hiểu tờ khai thuế của chính mình. Hãy hướng dẫn họ ba bước:
- Xóa cuộc trò chuyện. Trong ChatGPT, cuộc trò chuyện đã xóa biến mất khỏi tài khoản ngay lập tức và được lên lịch xóa vĩnh viễn trong vòng 30 ngày, trừ khi OpenAI phải lưu giữ lâu hơn vì lý do bảo mật hoặc pháp lý (tính đến tháng 10 năm 2026). Việc xóa không thể thu hồi tệp đã tải lên. Nó rút ngắn thời gian dữ liệu được lưu giữ.
- Tắt tính năng huấn luyện cho các cuộc trò chuyện trong tương lai. Trên các gói ChatGPT cá nhân, tùy chọn "Cải thiện mô hình cho mọi người" được bật theo mặc định và có thể tắt trong Cài đặt, mục Kiểm soát dữ liệu. Bài viết của chúng tôi về việc tải tài liệu lên ChatGPT có an toàn không giải thích điều gì xảy ra với tệp trên các gói cá nhân và doanh nghiệp.
- Tại Hoa Kỳ, hãy xin Mã PIN Bảo vệ Danh tính. Mã PIN IP ngăn người khác nộp tờ khai thuế liên bang bằng SSN hoặc ITIN của khách hàng. Bất kỳ ai xác minh được danh tính đều có thể xin mã này, và cha mẹ có thể yêu cầu mã cho người phụ thuộc. Chuyên gia khai thuế không thể xin mã này thay khách hàng; khách hàng phải tự nộp đơn.
Khi khách hàng đưa lại các nội dung “đính chính” của AI
Còn Chủ đề trên r/Accounting về vấn đề này mở đầu bằng câu chuyện một khách hàng đưa bản khai thuế nháp qua ChatGPT và Gemini, rồi quay lại với các yêu cầu sửa đổi mà người khai thuế gọi là "sai hoàn toàn". Trong một phản hồi, khách hàng hỏi vì sao khoản khấu trừ tiền lãi vay mua ô tô mới không có trong tờ khai. Chiếc xe được mua vào năm 2024, còn khoản khấu trừ chỉ áp dụng cho các khoản vay được vay sau ngày 31 tháng 12 năm 2024.
Chatbot có thể tự tin khẳng định một quy định thuế mà vẫn sai, lỗi thời hoặc đúng với tình huống của người khác. Văn phòng Trách nhiệm Nghề nghiệp của IRS liệt kê các nội dung bịa đặt, hay "ảo giác", trong số những hạn chế của AI tạo sinh trong hướng dẫn tháng 6 năm 2026 dành cho người hành nghề thuế. Mô hình cũng không biết những gì không có trên trang giấy: ngày mua, việc chuyển ra nước ngoài, hay một lựa chọn đã được thực hiện trong năm trước.
Một cách phản hồi phù hợp:
- Yêu cầu khách hàng gửi chính xác câu hỏi họ đã nhập và toàn bộ câu trả lời, không phải bản tóm tắt.
- Trả lời từng ý bằng một nguồn mà khách hàng có thể mở: trang IRS hoặc HMRC, hướng dẫn của biểu mẫu, hoặc chính văn bản luật. "Đây là trang của IRS" có sức thuyết phục hơn "ChatGPT sai".
- Nếu AI phát hiện điều gì đó có cơ sở, hãy công nhận và sửa lại.
- Lưu cuộc trao đổi vào hồ sơ khách hàng. Nếu khách hàng khăng khăng theo một phương án mà bạn đã khuyên không nên dùng, hồ sơ sẽ ghi lại lời khuyên của bạn.
- Nếu việc rà soát này tốn thời gian đáng kể, hãy đưa nội dung đó vào thư thỏa thuận dịch vụ cho năm tới.
Ghi chú bạn có thể gửi cho khách hàng
Viết ngắn gọn và đừng cấm AI: dù sao khách hàng vẫn sẽ dùng. Hướng dẫn họ cách dùng để giảm nguy cơ lộ thông tin và mời họ gửi cho bạn xem kết quả. Điều chỉnh cách diễn đạt cho phù hợp với hoạt động hành nghề của bạn.
Subject: Using AI tools with your tax documents
Many clients now ask ChatGPT, Gemini or other AI tools about their
return. That is fine, and we are happy to look at what comes out of it.
A few suggestions:
1. Ask about the rule, not your return. "Can I deduct interest on a
car loan taken out in 2025?" gets you an answer without your details.
2. If you paste figures, first remove your Social Security / National
Insurance / tax ID number, the names and dates of birth of your
spouse and children, bank account numbers, your address and your
employer's name.
3. Do not upload photos of your passport, driving licence or ID card.
4. Check the tool's data settings first, for example whether your chats
are used to train its models.
5. AI tools can be wrong or out of date on tax rules, and they do not
know the facts you have given us. Send us the question and the
answer, and we will check them against official guidance before
anything on your return changes.
If you have already uploaded your return, delete that chat and let us
know. We can explain how to protect your tax account.Nếu dùng AI để xử lý tờ khai: quy định của Hoa Kỳ
Khách hàng có thể chia sẻ tờ khai thuế của chính họ với bất kỳ ai. Người khai thuế thì không thể. Mục 7216 của Bộ luật Thuế vụ Nội địa quy định rằng bất kỳ ai hoạt động trong lĩnh vực khai thuế mà cố ý hoặc bất cẩn tiết lộ thông tin được cung cấp để lập tờ khai, hoặc sử dụng thông tin đó cho bất kỳ mục đích nào khác, đều phạm tội nhẹ. Hình phạt là tiền phạt tối đa $1,000 ($100,000 trong trường hợp áp dụng mục 6713(b)), phạt tù tối đa một năm, hoặc cả hai. Mục 6713 quy định thêm hình phạt dân sự.
Các quy định định nghĩa những thuật ngữ này theo phạm vi rộng. "Thông tin tờ khai thuế" bao gồm tên, địa chỉ và số định danh của người nộp thuế, cùng mọi thông tin được cung cấp để lập tờ khai; còn "tiết lộ" là làm cho thông tin được biết "cho bất kỳ người nào, bằng bất kỳ cách thức nào" (§301.7216-1). Đối với những trường hợp tiết lộ mà quy định không cho phép rõ ràng (§301.7216-2), trước tiên phải có sự đồng ý bằng văn bản của người nộp thuế, theo mẫu mà §301.7216-3 quy định nêu ra.
Cả đạo luật lẫn các quy định đều không đề cập đến AI. Tuy nhiên, hướng dẫn tháng 6 năm 2026 của Văn phòng Trách nhiệm Nghề nghiệp IRS có đề cập. Hướng dẫn liệt kê các mục 6713 và 7216 trong số những quy định áp dụng, cảnh báo rằng các nền tảng AI "có thể gây rủi ro tiết lộ trái phép thông tin nhạy cảm của người nộp thuế", và nêu rằng người hành nghề phải xử lý dữ liệu khách hàng "chỉ bằng AI an toàn được doanh nghiệp phê duyệt". Hướng dẫn cũng nêu rằng "Người hành nghề không thể chỉ dựa vào AI" và phải kiểm tra đầu ra của AI trước khi gửi cho khách hàng hoặc IRS.
Việc gửi thông tin tờ khai cho một nhà cung cấp AI cụ thể có phải là hành vi tiết lộ cần sự đồng ý hay không phụ thuộc vào công cụ và tình tiết cụ thể. Hướng dẫn do AICPA công bố đề xuất đánh giá chính xác vấn đề đó theo §301.7216-2 và §301.7216-3. Hãy hỏi ý kiến luật sư thuế hoặc tổ chức nghề nghiệp của bạn trước khi tích hợp AI vào quy trình khai thuế.
Riêng theo Quy tắc Bảo vệ của FTC, các chuyên gia thuế và kế toán được xem là tổ chức tài chính và phải duy trì một kế hoạch an toàn thông tin bằng văn bản, hay WISP. IRS công bố mẫu trong Ấn phẩm 5708 và hướng dẫn bảo mật trong Ấn phẩm 4557, Bảo vệ Dữ liệu Người nộp thuế. Hướng dẫn của OPR yêu cầu các công ty đặt ra quy trình về AI, gồm đào tạo nhân viên, xử lý dữ liệu an toàn và thẩm định các công cụ AI bên ngoài. WISP là nơi ghi rõ nhân viên được phép dùng công cụ nào và được đưa những gì vào công cụ đó.
Vương quốc Anh và EU: GDPR
Dữ liệu thuế về một khách hàng cá nhân là dữ liệu cá nhân theo GDPR của EU và GDPR của Vương quốc Anh. Tên và số định danh đều được liệt kê là thông tin định danh. Khi nhà cung cấp AI xử lý dữ liệu đó thay mặt công ty bạn, họ thường là bên xử lý dữ liệu, và Điều 28 yêu cầu phải có hợp đồng với các điều khoản cụ thể. Trước khi đưa dữ liệu khách hàng vào, hãy kiểm tra xem gói AI bạn dùng có kèm thỏa thuận xử lý dữ liệu hay không. Thay tên bằng ký hiệu giữ chỗ giúp giảm rủi ro, nhưng dữ liệu được giả danh hóa vẫn là dữ liệu cá nhân.
Phương pháp bản sao an toàn dành cho người khai thuế
Hầu hết câu hỏi người khai thuế đặt cho công cụ AI không cần danh tính khách hàng: giải thích dòng này trên K-1, soạn thư bằng ngôn ngữ dễ hiểu về các khoản thuế ước tính, tóm tắt thông báo của HMRC hoặc IRS, kiểm tra lịch khấu hao.
- Khi có thể, hãy hỏi về quy định một cách khái quát. Không có thông tin nào về khách hàng rời khỏi văn phòng.
- Khi cần dùng chính tài liệu đó, hãy làm việc trên một bản sao. Thay tên, SSN, số NI và mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng và ngày sinh bằng ký hiệu giữ chỗ như Person_1, ID_1, Account_1. Giữ nguyên các khoản tiền, năm và số dòng: đó mới là nội dung của câu hỏi. Danh sách những gì cần xóa trước khi gửi tài liệu cho AI bao gồm cả các chi tiết gián tiếp, chẳng hạn như một chủ lao động ở thị trấn nhỏ.
- Dùng cùng một ký hiệu giữ chỗ cho cùng một người ở mọi nơi. Người phối ngẫu là Person_2 trên tờ khai, mẫu W-2 và lá thư.
- Đối chiếu câu trả lời với nguồn, rồi khôi phục tên thật trên máy tính của bạn.
Bản sao an toàn giúp giảm lượng thông tin rời khỏi văn phòng. Nhưng tự nó không giải quyết được vấn đề theo mục 7216: định nghĩa thông tin tờ khai thuế trong quy định không chỉ giới hạn ở tên và số định danh. Hãy trao đổi điểm này với cố vấn, cùng với vấn đề cần xin sự đồng ý.
ClientSafe thực hiện bước 2 và 3 trên máy tính của bạn. Đưa tài liệu của khách hàng vào một hồ sơ vụ việc, xem lại những gì công cụ tìm thấy, bỏ chọn những kết quả không phải dữ liệu cá nhân và đánh dấu mọi mục công cụ bỏ sót, rồi sao chép bản sao an toàn hoặc lưu thành tệp Markdown. Dán câu trả lời của AI trở lại cùng hồ sơ để khôi phục tên thật. Đối với dữ liệu xuất từ ngân hàng và báo cáo tài chính dùng cho tờ khai doanh nghiệp, hãy xem AI dành cho kế toán viên.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có nên bảo khách hàng đừng dùng AI cho việc khai thuế không?
Lệnh cấm hiếm khi có tác dụng, và họ có quyền chia sẻ dữ liệu của mình. Một lời nhắn hướng dẫn cách dùng AI để giảm nguy cơ lộ thông tin, kèm đề nghị kiểm tra câu trả lời, sẽ khiến họ tiếp tục gửi câu hỏi cho bạn.
Tờ khai thuế có an toàn để tải lên nếu khách hàng xóa tên không?
Không. SSN hoặc số NI, tên người phụ thuộc, số tài khoản ngân hàng, địa chỉ và tên chủ lao động trên mẫu W-2 hoặc P60 cũng giúp nhận diện khách hàng. Hãy xóa tất cả những thông tin đó hoặc hỏi về quy định mà không dùng tài liệu.
Tôi có cần khách hàng đồng ý cho dùng AI để xử lý tờ khai không?
Tại Hoa Kỳ, có thể cần: mục 7216 yêu cầu có sự đồng ý bằng văn bản đối với những trường hợp tiết lộ mà quy định không cho phép theo cách khác, và việc áp dụng ra sao tùy thuộc vào công cụ và nội dung bạn gửi. Tại Vương quốc Anh và EU, bạn cần có cơ sở pháp lý theo GDPR và hợp đồng xử lý dữ liệu với nhà cung cấp AI. Hãy hỏi cố vấn về hoạt động hành nghề của chính bạn.
ClientSafe thay tên khách hàng, số định danh, địa chỉ và số tài khoản ngân hàng trong bản sao an toàn của tài liệu thuế trên máy tính của bạn, rồi khôi phục tên thật vào câu trả lời của AI. Tính năng phát hiện không hoàn hảo, vì vậy hãy xem lại những gì công cụ tìm thấy trước khi sao chép.
Thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý hay tư vấn thuế.