Quando un cliente sottopone la propria dichiarazione a ChatGPT o Gemini, spiegagli chiaramente che cosa ha condiviso e come usare l’IA con meno esposizione la prossima volta, e rispondi a ogni «correzione» con una fonte che possa consultare. Se sei tu a usare l’IA sulle dichiarazioni dei clienti, gli obblighi di riservatezza si applicano a te, non al cliente: negli Stati Uniti, la sezione 7216 e le indicazioni dell’IRS sull’IA; nel Regno Unito e nell’UE, il GDPR.
Che cosa condivide un cliente quando carica una dichiarazione
Una dichiarazione completata contiene più dati personali di quasi qualsiasi altro documento posseduto da un cliente. Un modulo statunitense 1040 riporta i numeri di Social Security del contribuente, del coniuge e di ogni persona a carico, oltre ai numeri di routing e di conto bancario per l’accredito diretto del rimborso. Una dichiarazione britannica Self Assessment (SA100) riporta il Unique Taxpayer Reference, il numero di National Insurance e la data di nascita. Nell’UE, le dichiarazioni riportano il numero di identificazione fiscale nazionale.
Quando un cliente carica «la mia dichiarazione», di solito carica l’intero fascicolo:
- Dati identificativi: SSN o ITIN, numero di National Insurance e UTR, numero di identificazione fiscale nazionale.
- Altre persone: il coniuge, i figli e altre persone a carico, spesso con le rispettive date di nascita.
- Redditi: stipendi e datori di lavoro, redditi da investimenti e locazioni, rimborso o importo dovuto.
- Dati bancari: numeri di conto per rimborsi e pagamenti.
- Allegati: moduli W-2, 1099, P60 e, talvolta, una foto del passaporto o della patente.
La maggior parte di questi dati appartiene al cliente. Il coniuge e i figli non hanno deciso di condividere i propri.
Che cosa dire a un cliente che l’ha già fatto
Evita la predica. Il cliente voleva capire la propria dichiarazione. Dagli tre indicazioni:
- Elimina la chat. Su ChatGPT, una chat eliminata scompare subito dall’account e viene programmata per la cancellazione definitiva entro 30 giorni, a meno che OpenAI non debba conservarla più a lungo per motivi di sicurezza o legali (a ottobre 2026). L’eliminazione non annulla il caricamento. Riduce il periodo di conservazione dei dati.
- Disattiva l’addestramento per le chat future. Nei piani personali ChatGPT, «Migliora il modello per tutti» è attivata per impostazione predefinita e può essere disattivata in Impostazioni, Controlli dei dati. Il nostro articolo su quanto sia sicuro caricare documenti su ChatGPT spiega che cosa succede ai file nei piani personali e aziendali.
- Negli Stati Uniti, richiedi un PIN di protezione dell’identità. Un IP PIN impedisce a un’altra persona di presentare una dichiarazione federale usando l’SSN o l’ITIN del cliente. Chiunque sia in grado di verificare la propria identità può ottenerne uno e i genitori possono richiederlo per le persone a carico. I professionisti fiscali non possono richiederlo per conto di un cliente; deve farne richiesta il cliente.
Quando il cliente torna con «correzioni» generate dall’IA
Il Il thread di r/Accounting a riguardo si apre con il caso di un cliente che ha sottoposto una bozza di dichiarazione a ChatGPT e Gemini, poi è tornato con richieste di modifica che il preparatore definisce «del tutto errate». In una risposta, un cliente ha chiesto perché non fosse stata applicata la nuova detrazione degli interessi sul prestito per l’acquisto di un’auto. L’auto era stata acquistata nel 2024 e la detrazione si applica solo ai prestiti stipulati dopo il 31 dicembre 2024.
Un chatbot può esporre una regola fiscale con sicurezza e avere comunque torto, essere non aggiornato o applicare una regola adatta ai fatti di qualcun altro. L’Office of Professional Responsibility dell’IRS include i risultati inventati, o «allucinazioni», tra i limiti dell’IA generativa nelle sue indicazioni di giugno 2026 per i professionisti fiscali. Inoltre, il modello non conosce ciò che non compare sulla pagina: la data di acquisto, un trasferimento all’estero, una scelta effettuata in un anno precedente.
Una risposta efficace:
- Chiedi la domanda esatta digitata dal cliente e la risposta completa, non un riassunto.
- Rispondi a ogni punto indicando una fonte consultabile dal cliente: una pagina dell’IRS o dell’HMRC, le istruzioni del modulo, la legge stessa. «Ecco la pagina dell’IRS» è più convincente di «ChatGPT sbaglia».
- Se l’IA ha individuato un problema reale, ammettilo e correggilo.
- Conserva lo scambio nel fascicolo del cliente. Se il cliente insiste su una posizione che hai sconsigliato, la documentazione mostra che cosa gli hai detto.
- Se queste verifiche richiedono tempo, includile nella lettera d’incarico dell’anno prossimo.
Una nota da inviare ai clienti
Sii conciso e non vietare l’IA: tanto i clienti la useranno comunque. Spiega loro come usarla limitando l’esposizione e invitali a inviarti ciò che produce. Adatta il testo alla tua attività.
Subject: Using AI tools with your tax documents
Many clients now ask ChatGPT, Gemini or other AI tools about their
return. That is fine, and we are happy to look at what comes out of it.
A few suggestions:
1. Ask about the rule, not your return. "Can I deduct interest on a
car loan taken out in 2025?" gets you an answer without your details.
2. If you paste figures, first remove your Social Security / National
Insurance / tax ID number, the names and dates of birth of your
spouse and children, bank account numbers, your address and your
employer's name.
3. Do not upload photos of your passport, driving licence or ID card.
4. Check the tool's data settings first, for example whether your chats
are used to train its models.
5. AI tools can be wrong or out of date on tax rules, and they do not
know the facts you have given us. Send us the question and the
answer, and we will check them against official guidance before
anything on your return changes.
If you have already uploaded your return, delete that chat and let us
know. We can explain how to protect your tax account.Se usi l’IA sulle dichiarazioni: norme statunitensi
Un cliente può condividere la propria dichiarazione con chiunque. Un preparatore non può farlo. La sezione 7216 dell’Internal Revenue Code rende un reato minore la divulgazione consapevole o temeraria, da parte di chiunque prepari dichiarazioni nell’esercizio della propria attività, di informazioni fornite per una dichiarazione, o il loro uso per qualsiasi altro scopo. La pena è un’ammenda fino a $1,000 ($100,000 quando si applica la sezione 6713(b)), fino a un anno di reclusione o entrambe. La sezione 6713 prevede anche una sanzione civile.
I regolamenti definiscono i termini in senso ampio. «Informazioni relative alla dichiarazione dei redditi» include il nome, l’indirizzo e il numero identificativo del contribuente, nonché tutte le informazioni fornite per la dichiarazione; per «divulgazione» si intende renderle note «a chiunque, in qualsiasi modo» (§301.7216-1). Le divulgazioni non espressamente consentite dai regolamenti (§301.7216-2) richiedono prima il consenso scritto del contribuente, secondo il modulo §301.7216-3 prescritto.
Né la legge né i regolamenti menzionano l’IA. Lo fa invece l’Office of Professional Responsibility dell’IRS nelle sue indicazioni di giugno 2026. Tra le norme applicabili cita le sezioni 6713 e 7216, avverte che le piattaforme di IA «possono comportare rischi di divulgazione non autorizzata di informazioni sensibili dei contribuenti» e afferma che i professionisti devono trattare i dati dei clienti «utilizzando esclusivamente sistemi di IA sicuri e approvati a livello aziendale». Aggiunge inoltre che «i professionisti non possono affidarsi esclusivamente all’IA» e che il risultato dell’IA deve essere verificato prima di arrivare al cliente o all’IRS.
Stabilire se l’invio delle informazioni contenute in una dichiarazione a un determinato fornitore di IA costituisca una divulgazione che richiede il consenso dipende dallo strumento e dai fatti specifici. Le indicazioni pubblicate dall’AICPA suggeriscono di valutare la questione proprio alla luce delle disposizioni §301.7216-2 e §301.7216-3. Prima di integrare l’IA nel flusso di lavoro per le dichiarazioni, chiedi consiglio a un avvocato specializzato in diritto tributario o al tuo ordine professionale.
Separatamente, ai sensi della FTC Safeguards Rule, i professionisti fiscali e contabili sono considerati istituzioni finanziarie e devono predisporre un piano scritto per la sicurezza delle informazioni, o WISP. L’IRS pubblica un modello nella Pubblicazione 5708 e indicazioni sulla sicurezza nella Pubblicazione 4557, Protezione dei dati dei contribuenti. Le indicazioni dell’OPR chiedono agli studi professionali di definire procedure per l’IA: formazione del personale, gestione sicura dei dati e verifica degli strumenti di IA esterni. Il WISP è il documento in cui indicare quali strumenti il personale può usare e quali informazioni può inserirvi.
Regno Unito e UE: il GDPR
I dati fiscali relativi a un singolo cliente sono dati personali ai sensi del GDPR dell’UE e del GDPR del Regno Unito. Il nome e il numero di identificazione sono entrambi indicati come identificatori. Quando un fornitore di IA tratta questi dati per conto del tuo studio, di solito è un responsabile del trattamento e l’articolo 28 richiede un contratto con clausole specifiche. Prima di inserire dati dei clienti, verifica se il piano IA che usi include un accordo sul trattamento dei dati. Sostituire i nomi con segnaposto riduce il rischio, ma i dati pseudonimizzati sono comunque dati personali.
Il metodo delle copie sicure per i preparatori
La maggior parte delle domande che un professionista fiscale pone a uno strumento di IA non richiede l’identità del cliente: spiegare questa voce del K-1, preparare una lettera in linguaggio semplice sui pagamenti d’imposta stimati, riassumere un avviso dell’HMRC o dell’IRS, controllare un prospetto di ammortamento.
- Quando puoi, chiedi informazioni sulla regola in termini generali. Nessun dato del cliente esce dallo studio.
- Quando serve il documento stesso, lavora su una copia. Sostituisci nomi, SSN, numeri NI e codici fiscali, indirizzi, numeri di conto bancario e date di nascita con segnaposto come Person_1, ID_1, Account_1. Mantieni gli importi, gli anni e i numeri di riga: sono questi l’oggetto della domanda. L’elenco dei cosa rimuovere prima di inviare un documento all'IA include anche i dettagli indiretti, come il datore di lavoro in una cittadina.
- Usa lo stesso segnaposto per la stessa persona in ogni punto. Il coniuge è Person_2 nella dichiarazione, nel W-2 e nella lettera.
- Controlla la risposta confrontandola con la fonte, poi ripristina i nomi reali sul tuo computer.
Una copia sicura riduce le informazioni che escono dallo studio. Da sola, però, non risolve la questione della sezione 7216: la definizione regolamentare di informazioni contenute nella dichiarazione dei redditi non si limita a nomi e numeri. Sottoponi questo aspetto al tuo consulente insieme alla questione del consenso.
ClientSafe esegue sul tuo PC i passaggi 2 e 3. Inserisci i documenti del cliente in un unico caso, controlla i dati individuati, deseleziona le corrispondenze che non sono dati personali e contrassegna quelle non rilevate, poi copia la copia sicura oppure salvala come file Markdown. Incolla la risposta dell’IA nello stesso caso per ripristinare i nomi. Per gli estratti conto bancari e i rendiconti finanziari che accompagnano una dichiarazione aziendale, vedi IA per commercialisti.
Domande frequenti
Dovrei dire ai clienti di non usare l’IA per le tasse?
Un divieto raramente funziona, e i dati sono loro e possono condividerli. Una nota su come usare l’IA riducendo l’esposizione, insieme alla proposta di controllare le risposte, li incoraggia a rivolgersi a te per le loro domande.
È sicuro caricare una dichiarazione se il cliente ne rimuove il nome?
No. Anche l’SSN o il numero NI, i nomi delle persone a carico, i numeri di conto bancario, l’indirizzo e il datore di lavoro indicato in un W-2 o in un P60 identificano il cliente. Rimuovili tutti oppure chiedi informazioni sulla regola senza allegare il documento.
Mi serve il consenso del cliente per usare l’IA sulle dichiarazioni?
Negli Stati Uniti, forse: la sezione 7216 richiede il consenso scritto per le comunicazioni che i relativi regolamenti non autorizzano altrimenti, e la sua applicazione dipende dallo strumento e da ciò che invii. Nel Regno Unito e nell’UE, ti serve una base giuridica ai sensi del GDPR e un contratto sul trattamento dei dati con il fornitore di IA. Chiedi a un consulente informazioni sulla tua attività specifica.
ClientSafe sostituisce sul tuo PC i nomi dei clienti, i numeri di identificazione, gli indirizzi e i numeri di conto bancario in una copia sicura dei documenti fiscali e ripristina i nomi reali nella risposta dell’IA. Il rilevamento non è perfetto: controlla i dati individuati prima di copiare.
Informazioni generali, non consulenza legale o fiscale.