Copilot, aangemeld met uw werk- of schoolaccount, biedt bescherming van bedrijfsgegevens: het contract van uw kantoor met Microsoft is van toepassing op prompts en antwoorden, en die worden niet gebruikt om basismodellen te trainen. Copilot, aangemeld met een persoonlijk Microsoft-account, valt onder de consumentenvoorwaarden tussen u en Microsoft; cliëntdocumenten horen daar niet thuis. Op het werk is het gebruikelijkere probleem dat er te veel wordt gedeeld: Copilot kan elk bestand vinden waartoe u al toegang hebt, ook bestanden die te breed zijn gedeeld.
Twee Copilots met dezelfde naam
Vanaf oktober 2026 heet het werkproduct dat voorheen Microsoft 365 Copilot heette Microsoft Copilot, en heet Microsoft 365 Copilot Chat nu Microsoft Copilot Chat. De consumentenapp voor persoonlijke accounts heet ook Microsoft Copilot. De naam vertelt u dus niet welke versie u voor u hebt; dat wordt bepaald door het account waarmee u bent aangemeld.
| Werk- of schoolaccount (Microsoft Entra ID) | Persoonlijk Microsoft-account | |
|---|---|---|
| Voorwaarden | De Aanvulling op de gegevensbescherming van uw organisatie en de Productvoorwaarden; Microsoft treedt op als verwerker | Microsoft Services Agreement, Copilot Terms of Use en Microsoft Privacy Statement |
| Training met uw prompts | Niet gebruikt om basismodellen te trainen | Afhankelijk van de appversie en uw instellingen (zie hieronder) |
| Wie de geschiedenis kan zien | Geregistreerd in Microsoft 365 van uw organisatie; IT kan deze doorzoeken en controleren | Uw persoonlijke account; uw kantoor heeft geen toegang |
| Labels, bewaartermijnen en DLP van uw kantoor | Van toepassing | Niet van toepassing |
Voor de persoonlijke app verschillen de Microsoft-pagina’s per versie. Voor de oudere app zegt de privacy-FAQ dat gesprekken, inclusief geüploade bestanden, kunnen worden gebruikt voor modeltraining tenzij u zich daarvoor afmeldt, en standaard 18 maanden worden bewaard. Voor de appversie die op 18 augustus 2026 is uitgebracht, zegt de Microsoft-pagina over de activiteitsgeschiedenis dat prompts, antwoorden en bestandsinhoud niet worden gebruikt om basismodellen te trainen. Hoe dan ook is het contract tussen u en Microsoft gesloten, niet tussen uw kantoor en Microsoft. De geheimhoudingsplichten van uw kantoor tegenover cliënten vallen er niet onder.
Zo ziet u welke u gebruikt
- Copilot Chat toont bovenaan, naast de knop Nieuwe chat, een groen schildwanneer bescherming van bedrijfsgegevens van toepassing is. Geen schild: plak er geen cliëntmateriaal in.
- Klik op uw profielpictogram. U hoort uw zakelijke e-mailadres te zien, niet een persoonlijk Outlook.com-, Hotmail- of Gmail-adres.
- In Edge kunnen tegelijkertijd een werkprofiel en een persoonlijk profiel geopend zijn. Copilot in de zijbalk gebruikt het account van het profiel waarin de zijbalk wordt uitgevoerd.
Wat Microsoft toezegt voor werkaccounts
In de documentatie van Microsoft over bescherming van bedrijfsgegevens en gegevens, privacy en beveiliging voor Microsoft Copilot staat:
- Prompts, antwoorden en gegevens die via Microsoft Graph worden geraadpleegd, worden niet gebruikt om basismodellen te trainen.
- Prompts en antwoorden worden verwerkt binnen de servicegrens van Microsoft 365 en vallen onder dezelfde voorwaarden als de e-mail van het kantoor in Exchange en de bestanden in SharePoint.
- Copilot toont een gebruiker alleen gegevens die die gebruiker al kan openen. Voor bestanden die zijn versleuteld met een gevoeligheidslabel heeft de gebruiker de rechten VIEW en EXTRACT nodig voordat Copilot ze kan gebruiken. Nieuwe inhoud die is gemaakt op basis van bestanden met labels, neemt dat label over waar dit wordt ondersteund, volgens de pagina over de architectuur voor gegevensbescherming.
- Prompts en antwoorden worden gelogd. Beheerders kunnen ze vinden met controle- en eDiscovery-hulpmiddelen en er bewaarbeleid voor instellen. Bestanden die u uploadt naar Copilot Chat worden opgeslagen in uw OneDrive.
Twee uitzonderingen zijn het vermelden waard. Webzoekopdrachten worden als enkele woorden die uit uw prompt zijn afgeleid naar Bing gestuurd, zonder gebruikers- of tenantidentificatiegegevens. Bing verwerkt ze volgens de eigen voorwaarden, waarbij Microsoft optreedt als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke. En voor EU-kantoren: de EU Data Boundary geldt niet voor webzoekopdrachten, en vanaf oktober 2026 zegt Microsoft dat Anthropic-modellen die beschikbaar zijn in Copilot er ook buiten vallen.
Deze toezeggingen beschrijven hoe Microsoft met de gegevens omgaat. Ze bepalen niet of u de documenten van een bepaalde cliënt überhaupt naar een AI-dienst mag sturen. Dat hangt af van de cliëntovereenkomst, uw beroepsregels en het beleid van uw kantoor.
Het werkelijke risico op het werk: te ruime toegang
Copilot krijgt geen nieuwe toegangsrechten. Het werkt binnen de beveiligingscontext van de gebruiker die de vraag stelt. Het probleem is de toegang die gebruikers al hebben en waarvan ze zich niet bewust waren.
Denk aan een map met due-diligencedocumenten van een cliënt die jaren geleden is gedeeld met ‘Iedereen behalve externe gebruikers’, een HR-site die iedereen met de link kan openen, of een bestand uit de OneDrive van een partner dat met het hele team is gedeeld. Vóór Copilot kostte het moeite om zulke bestanden te vinden. Nu vraagt een collega: ‘Wat weten we over de overname van Acme?’ en Copilot kan citeren uit een document waarvan die collega niet wist dat het bestond en dat die niet had mogen kunnen openen.
Hetzelfde geldt voor e-mail. Met een Microsoft Copilot-licentie kan Copilot uw mailbox, agenda, chats en bestanden doorzoeken. Een samenvatting van ‘alles over deze cliënt’ haalt alles op waartoe uw account toegang heeft.
Wat IT daaraan kan doen
Microsoft beschrijft hiervoor verschillende maatregelen. Welke maatregelen uw kantoor heeft, hangt af van de licenties.
| Functie | Wat het doet |
|---|---|
| Rapporten over governance van gegevenstoegang (SharePoint Advanced Management) | Zoek sites die breed zijn gedeeld of gevoelige inhoud bevatten |
| Beperkte inhoudsdetectie | Houdt een SharePoint-site buiten de organisatiebrede zoekresultaten en Copilot-antwoorden zolang de machtigingen worden gecontroleerd. De machtigingen veranderen niet: mensen met toegang kunnen de bestanden nog steeds openen. |
| Beperkte toegangscontrole | Beperkt een SharePoint-site of OneDrive tot leden van geselecteerde groepen. Anderen kunnen de bestanden niet openen, zelfs niet via een eerder gedeelde link, en Copilot toont die bestanden niet aan hen. |
| Gevoeligheidslabels | Markeer en versleutel vertrouwelijke bestanden; Copilot houdt rekening met de gebruiksrechten |
| Purview DLP voor Copilot | Voorkomt dat Copilot bestanden en e-mails met geselecteerde labels gebruikt, weigert prompts met geselecteerde soorten gevoelige gegevens en kan webzoekopdrachten voor zulke prompts blokkeren |
Een beperking volgens de DLP-documentatie van Microsoft: DLP controleert de tekst die in een prompt wordt getypt, maar kan geen bestanden scannen die rechtstreeks aan de prompt worden toegevoegd. Een cliëntbestand dat u bijvoegt, wordt niet gecontroleerd.
Regels voor het omgaan met cliëntdocumenten
- Controleer of het schild wordt weergegeven en of u uw werkaccount gebruikt voordat u iets plakt of uploadt. Als een van beide ontbreekt, stop dan.
- Zet nooit cliëntbestanden in Copilot met een persoonlijk account. Dat geldt ook voor de Copilot-app op een thuis-pc en de Edge-zijbalk in een persoonlijk profiel.
- Stel IT drie vragen. Is Copilot goedgekeurd voor cliëntgegevens? Welke gevoeligheidslabels moet ik toepassen op cliëntbestanden? Zijn webzoekopdrachten voor Copilot ingeschakeld?
- Label cliëntbestanden. Een label blijft bij het bestand, en Copilot-uitvoer op basis daarvan neemt het label over waar dit wordt ondersteund.
- Meld het als Copilot u een bestand laat zien dat u niet hoort te kunnen zien. Breng de bestandseigenaar of IT op de hoogte en gebruik de informatie die u hebt gelezen niet. Dit wijst op een breder probleem met machtigingen.
- Controleer de cliëntovereenkomst. Sommige opdrachtbevestigingen, geheimhoudingsovereenkomsten en cliëntbeleidsregels verbieden het versturen van identificerende gegevens naar welke AI-dienst dan ook. Werk-Copilot is nog steeds een AI-dienst. Geef de tool in dat geval een veilige kopie waarin namen, adressen en rekeningnummers zijn vervangen door tijdelijke aanduidingen.
Zie voor de uitgebreidere controlelijst onze controlelijst voor geheimhouding van cliëntgegevens bij AI. Als u ook ChatGPT, Claude of Gemini gebruikt, vergelijkt onze gids over AI-gegevensinstellingen de zakelijke abonnementen. Als u niet zeker weet of het contract van een cliënt dit toestaat, vraag dan uw kantoorgenoot die jurist is of uw functionaris voor gegevensbescherming om advies voordat u begint.
Veelgestelde vragen
Kan Copilot mijn vertrouwelijke e-mails lezen?
Copilot met uw werkaccount kan de e-mails in uw mailbox gebruiken wanneer u een vraag stelt. Het kan geen mailboxen openen waartoe u geen toegang hebt. Uw kantoor kan met een DLP-beleid voorkomen dat Copilot e-mails met bepaalde gevoeligheidslabels of e-mails van externe afzenders gebruikt; de optie voor externe afzenders is vanaf oktober 2026 in de preview.
Kan mijn werkgever zien wat ik aan Copilot vraag?
Met een werkaccount wel. Prompts en antwoorden worden geregistreerd in Microsoft 365 van uw organisatie en beheerders kunnen ze doorzoeken met controle- en eDiscovery-hulpmiddelen.
Valt de gratis Copilot Chat op het werk hier ook onder?
Ja, wanneer u bent aangemeld met uw werkaccount. Microsoft zegt dat bescherming van bedrijfsgegevens zonder extra kosten beschikbaar is in Copilot Chat. Zonder de betaalde Microsoft Copilot-licentie is het bereik in uw werkgegevens beperkter: de tool werkt met bestanden die u uploadt, het document dat u open hebt en, in Outlook, uw eigen e-mail en agenda.
Maakt een veilige kopie een document geschikt voor Copilot voor consumenten?
Het vermindert wat er wordt blootgesteld, maar het beleid van uw kantoor kan het gebruik van persoonlijke accounts voor al het werk nog steeds verbieden. Controleer eerst het beleid.
ClientSafe maakt de veilige kopie op uw pc: de app vervangt namen, adressen, rekening- en ID-nummers van cliënten door tijdelijke aanduidingen zoals Person_1 en zet de echte namen terug in het antwoord van Copilot. De detectie is niet perfect; controleer daarom de lijst voordat u kopieert.