Copilot khi đăng nhập bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học đi kèm với cơ chế bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp: hợp đồng giữa công ty bạn và Microsoft điều chỉnh lời nhắc và câu trả lời, và chúng không được dùng để huấn luyện các mô hình nền tảng. Copilot khi đăng nhập bằng tài khoản Microsoft cá nhân chịu sự điều chỉnh của các điều khoản dành cho người tiêu dùng giữa bạn và Microsoft; tài liệu của thân chủ không thuộc về tài khoản đó. Ở nơi làm việc, vấn đề thường gặp hơn là chia sẻ quá rộng: Copilot có thể tìm bất kỳ tệp nào bạn vốn đã có quyền truy cập, kể cả các tệp được chia sẻ quá rộng.
Hai Copilot cùng một tên
Tính đến tháng 10 năm 2026, sản phẩm dành cho công việc trước đây có tên Microsoft 365 Copilot được đổi tên thành Microsoft Copilot, còn Microsoft 365 Copilot Chat hiện có tên là Microsoft Copilot Chat. Ứng dụng dành cho người tiêu dùng dùng tài khoản cá nhân cũng có tên Microsoft Copilot. Vì vậy, tên gọi không cho bạn biết phiên bản nào đang hiển thị; tài khoản bạn đăng nhập mới là yếu tố quyết định.
| Tài khoản cơ quan hoặc trường học (Microsoft Entra ID) | Tài khoản Microsoft cá nhân | |
|---|---|---|
| Điều khoản | Phụ lục bảo vệ dữ liệu của tổ chức bạn và Điều khoản sản phẩm; Microsoft đóng vai trò bên xử lý dữ liệu | Thỏa thuận dịch vụ Microsoft, Điều khoản sử dụng Copilot và Tuyên bố quyền riêng tư của Microsoft |
| Huấn luyện bằng lời nhắc của bạn | Không dùng để huấn luyện các mô hình nền tảng | Tùy thuộc vào phiên bản ứng dụng và cài đặt của bạn (xem bên dưới) |
| Ai có thể xem lịch sử | Được ghi nhật ký trong Microsoft 365 của tổ chức bạn; bộ phận CNTT có thể tìm kiếm và kiểm tra | Tài khoản cá nhân của bạn; công ty bạn không có quyền truy cập |
| Nhãn, thời hạn lưu giữ và DLP của công ty | Áp dụng | Không áp dụng |
Đối với ứng dụng cá nhân, các trang của Microsoft có thông tin khác nhau tùy phiên bản. Với ứng dụng cũ hơn, câu hỏi thường gặp về quyền riêng tư cho biết các cuộc hội thoại, kể cả tệp đã tải lên, có thể được dùng để huấn luyện mô hình trừ khi bạn chọn không tham gia; theo mặc định, chúng được lưu giữ trong 18 tháng. Với phiên bản ứng dụng phát hành ngày 18 tháng 8 năm 2026, trang lịch sử hoạt động của Microsoft cho biết lời nhắc, câu trả lời và nội dung tệp không được dùng để huấn luyện các mô hình nền tảng. Dù thế nào, hợp đồng là giữa bạn và Microsoft, không phải giữa công ty bạn và Microsoft. Các nghĩa vụ bảo mật của công ty bạn đối với thân chủ không nằm trong hợp đồng đó.
Cách nhận biết bạn đang dùng phiên bản nào
- Copilot Chat hiển thị một biểu tượng khiên màu xanh lá ở phía trên, cạnh nút Cuộc trò chuyện mớikhi cơ chế bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp được áp dụng. Không có biểu tượng khiên: đừng dán thông tin của thân chủ.
- Nhấp vào biểu tượng hồ sơ của bạn. Bạn phải thấy địa chỉ email công việc, không phải địa chỉ Outlook.com, Hotmail hoặc Gmail cá nhân.
- Edge có thể mở đồng thời một hồ sơ công việc và một hồ sơ cá nhân. Copilot trong thanh bên sử dụng tài khoản của hồ sơ đang chạy.
Những cam kết của Microsoft đối với tài khoản công việc
Tài liệu của Microsoft về cơ chế bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp và dữ liệu, quyền riêng tư và bảo mật đối với Microsoft Copilot cho biết:
- Lời nhắc, câu trả lời và dữ liệu được truy cập thông qua Microsoft Graph không được dùng để huấn luyện các mô hình nền tảng.
- Lời nhắc và câu trả lời được xử lý trong ranh giới dịch vụ Microsoft 365 và chịu sự điều chỉnh của cùng các điều khoản áp dụng cho email của công ty trong Exchange và các tệp trong SharePoint.
- Copilot chỉ hiển thị cho người dùng dữ liệu mà người đó vốn đã có thể mở. Theo trang kiến trúc bảo vệ dữ liệu.
- , người dùng phải có quyền XEM và TRÍCH XUẤT đối với các tệp được mã hóa bằng nhãn độ nhạy thì Copilot mới có thể sử dụng chúng; nội dung mới tạo ra từ các tệp có nhãn sẽ kế thừa nhãn đó nếu được hỗ trợ. Lời nhắc và câu trả lời được ghi nhật ký. Quản trị viên có thể tìm chúng bằng công cụ kiểm tra và eDiscovery, đồng thời đặt chính sách lưu giữ. Các tệp bạn tải lên Copilot Chat được lưu trong OneDrive.
Có hai ngoại lệ đáng lưu ý. Các lượt tìm kiếm trên web được gửi đến Bing dưới dạng một vài từ được tạo từ lời nhắc của bạn, không kèm mã định danh người dùng hoặc tổ chức; Bing xử lý chúng theo các điều khoản riêng, với Microsoft đóng vai trò bên kiểm soát dữ liệu độc lập. Còn đối với các công ty ở EU: Ranh giới dữ liệu EU không bao gồm truy vấn tìm kiếm trên web, và tính đến tháng 10 năm 2026, Microsoft cho biết các mô hình Anthropic có trong Copilot cũng nằm ngoài phạm vi đó.
Các cam kết này mô tả cách Microsoft xử lý dữ liệu. Chúng không quyết định liệu ngay từ đầu bạn có được phép gửi tài liệu của một thân chủ cụ thể đến dịch vụ AI hay không. Điều đó phụ thuộc vào thỏa thuận với thân chủ, quy tắc nghề nghiệp và chính sách của công ty bạn.
Rủi ro thực sự tại nơi làm việc: chia sẻ quá rộng
Copilot không được cấp quyền truy cập mới. Nó hoạt động trong ngữ cảnh bảo mật của người dùng đặt câu hỏi. Vấn đề là những quyền truy cập người dùng vốn đã có nhưng không nhận ra.
Hãy hình dung một thư mục chứa hồ sơ thẩm định của thân chủ, được chia sẻ với “Mọi người ngoại trừ người dùng bên ngoài” từ nhiều năm trước; một trang nhân sự mà bất kỳ ai có đường liên kết đều mở được; hoặc một tệp từ OneDrive của đối tác được gửi cho cả nhóm. Trước khi có Copilot, bạn phải bỏ công tìm những tệp đó. Giờ đây, một đồng nghiệp hỏi “Chúng ta biết gì về thương vụ mua lại Acme?” và Copilot có thể trích dẫn một tài liệu mà họ không biết là tồn tại và lẽ ra không được phép mở.
Email cũng tương tự. Với giấy phép Microsoft Copilot, Copilot có thể làm việc với hộp thư, lịch, cuộc trò chuyện và tệp của bạn. Yêu cầu tóm tắt “mọi thứ về thân chủ này” sẽ lấy bất kỳ nội dung nào mà tài khoản của bạn có thể truy cập.
Bộ phận CNTT có thể làm gì
Microsoft có tài liệu về một số biện pháp kiểm soát. Công ty bạn có những biện pháp nào tùy thuộc vào giấy phép của công ty.
| Tính năng | Chức năng |
|---|---|
| Báo cáo quản trị quyền truy cập dữ liệu (SharePoint Advanced Management) | Tìm các trang được chia sẻ rộng rãi hoặc chứa nội dung nhạy cảm |
| Restricted Content Discovery | Giữ một trang SharePoint khỏi kết quả tìm kiếm trên toàn tổ chức và câu trả lời của Copilot trong khi quyền được rà soát. Tính năng này không thay đổi quyền: những người vốn có quyền truy cập vẫn có thể mở tệp. |
| Restricted Access Control | Giới hạn một trang SharePoint hoặc OneDrive chỉ cho thành viên các nhóm được chọn. Người khác không thể mở tệp trên đó, kể cả khi họ có đường liên kết chia sẻ từ trước, và Copilot cũng không hiển thị các tệp đó cho họ. |
| Nhãn độ nhạy | Đánh dấu và mã hóa các tệp mật; Copilot tuân thủ các quyền sử dụng |
| Purview DLP cho Copilot | Ngăn Copilot sử dụng các tệp và email có nhãn được chọn, từ chối lời nhắc chứa loại dữ liệu nhạy cảm được chọn và có thể chặn tìm kiếm trên web đối với những lời nhắc như vậy |
Một giới hạn nêu trong tài liệu DLP của Microsoft: DLP kiểm tra văn bản được nhập vào lời nhắc nhưng không thể quét các tệp được tải trực tiếp vào lời nhắc. Tệp của thân chủ mà bạn đính kèm sẽ không được kiểm tra.
Quy tắc xử lý tài liệu của thân chủ
- Hãy tìm biểu tượng khiên và kiểm tra tài khoản công việc trước khi dán hoặc tải bất kỳ nội dung nào lên. Nếu thiếu một trong hai, hãy dừng lại.
- Không bao giờ đưa tệp của thân chủ vào Copilot bằng tài khoản cá nhân. Điều đó bao gồm ứng dụng Copilot trên PC ở nhà và thanh bên Edge trong hồ sơ cá nhân.
- Hãy hỏi bộ phận CNTT ba câu hỏi. Copilot có được phép dùng với dữ liệu của thân chủ không? Tôi nên áp dụng nhãn độ nhạy nào cho tệp của thân chủ? Tính năng tìm kiếm trên web có được bật cho Copilot không?
- Gắn nhãn cho tệp của thân chủ. Nhãn đi theo tệp, và đầu ra của Copilot dựa trên tệp đó sẽ kế thừa nhãn nếu được hỗ trợ.
- Nếu Copilot cho bạn xem một tệp mà bạn không nên thấy, hãy báo cáo việc đó. Báo cho chủ sở hữu tệp hoặc bộ phận CNTT, và đừng sử dụng thông tin bạn đã đọc. Đây là dấu hiệu cho thấy vấn đề phân quyền truy cập còn rộng hơn.
- Kiểm tra thỏa thuận với thân chủ. Một số thư giao kết dịch vụ, NDA và chính sách của thân chủ cấm gửi dữ liệu có thể nhận diện đến bất kỳ dịch vụ AI nào. Copilot dùng cho công việc vẫn là một dịch vụ AI. Trong trường hợp đó, hãy cung cấp cho nó một bản sao an toàn, trong đó tên, địa chỉ và số tài khoản được thay bằng ký hiệu giữ chỗ.
Để xem danh sách kiểm tra đầy đủ hơn, hãy xem danh sách kiểm tra về bảo mật thông tin của thân chủ khi dùng AI. Nếu bạn cũng sử dụng ChatGPT, Claude hoặc Gemini, hướng dẫn của chúng tôi về cài đặt dữ liệu AI so sánh các gói doanh nghiệp của những dịch vụ này. Nếu bạn không chắc hợp đồng với thân chủ có cho phép bất kỳ việc nào trong số này hay không, hãy hỏi luật sư hoặc cán bộ bảo vệ dữ liệu của công ty trước khi bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp
Copilot có thể đọc email mật của tôi không?
Copilot dùng tài khoản công việc của bạn có thể sử dụng email trong hộp thư khi bạn yêu cầu. Nó không thể mở hộp thư mà bạn không có quyền truy cập. Công ty bạn có thể dùng chính sách DLP để ngăn Copilot sử dụng email có một số nhãn độ nhạy nhất định hoặc email từ người gửi bên ngoài; tùy chọn người gửi bên ngoài đang ở giai đoạn xem trước tính đến tháng 10 năm 2026.
Người sử dụng lao động có thể xem những gì tôi hỏi Copilot không?
Có, nếu bạn dùng tài khoản công việc. Lời nhắc và câu trả lời được ghi nhật ký trong Microsoft 365 của tổ chức, và quản trị viên có thể tìm kiếm chúng bằng công cụ kiểm tra và eDiscovery.
Copilot Chat miễn phí ở nơi làm việc cũng được bảo vệ chứ?
Có, khi bạn đăng nhập bằng tài khoản công việc. Microsoft cho biết cơ chế bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp có trong Copilot Chat mà không mất thêm phí. Nếu không có giấy phép Microsoft Copilot trả phí, khả năng truy cập dữ liệu công việc của Copilot Chat sẽ hẹp hơn: nó làm việc với các tệp bạn tải lên, tài liệu bạn đang mở và, trong Outlook, email cùng lịch của riêng bạn.
Bản sao an toàn có khiến tài liệu phù hợp để dùng với Copilot dành cho người tiêu dùng không?
Bản sao an toàn làm giảm lượng thông tin bị lộ, nhưng chính sách của công ty bạn vẫn có thể cấm dùng tài khoản cá nhân cho mọi công việc. Hãy kiểm tra chính sách trước.
ClientSafe tạo bản sao an toàn trên PC của bạn: ứng dụng thay tên, địa chỉ, số tài khoản và số ID của thân chủ bằng các ký hiệu giữ chỗ như Person_1, rồi đưa tên thật trở lại câu trả lời của Copilot. Tính năng phát hiện không hoàn hảo, vì vậy hãy rà soát danh sách trước khi sao chép.