Copilot connesso con il tuo account aziendale o scolastico include la protezione dei dati aziendali: il contratto del tuo studio con Microsoft copre prompt e risposte, che non vengono usati per addestrare modelli di base. Copilot connesso con un account Microsoft personale è invece soggetto ai termini per i consumatori tra te e Microsoft; i documenti dei clienti non dovrebbero trovarsi lì. Sul lavoro, il problema più comune è la condivisione eccessiva: Copilot può trovare qualsiasi file a cui hai già accesso, compresi quelli condivisi con troppe persone.
Due Copilot con lo stesso nome
A ottobre 2026, il prodotto per il lavoro precedentemente chiamato Microsoft 365 Copilot è denominato Microsoft Copilot, e Microsoft 365 Copilot Chat ora si chiama Microsoft Copilot Chat. Anche l’app per i consumatori con account personali si chiama Microsoft Copilot. Quindi il nome non ti dice quale versione hai davanti: è l’account con cui hai effettuato l’accesso a farlo.
| Account aziendale o scolastico (Microsoft Entra ID) | Account Microsoft personale | |
|---|---|---|
| Termini | L’ Addendum sulla protezione dei dati e le Condizioni del prodotto della tua organizzazione; Microsoft agisce in qualità di responsabile del trattamento dei dati | Contratto di Servizi Microsoft, Condizioni d’uso di Copilot e Informativa sulla privacy Microsoft |
| Addestramento sui tuoi prompt | Non vengono usati per addestrare modelli di base | Dipende dalla versione dell’app e dalle tue impostazioni (vedi sotto) |
| Chi può vedere la cronologia | Registrata in Microsoft 365 della tua organizzazione; il reparto IT può cercarla e sottoporla ad audit | Il tuo account personale; il tuo studio non vi ha accesso |
| Etichette, conservazione e DLP dello studio | Si applicano | Non si applicano |
Per l’app personale, le pagine di Microsoft variano a seconda della versione. Per la versione precedente dell’app, le domande frequenti sulla privacy dicono che le conversazioni, compresi i file caricati, possono essere usate per addestrare i modelli, a meno che tu non scelga di escluderle, e che vengono conservate per impostazione predefinita per 18 mesi. Per la versione dell’app rilasciata il 18 agosto 2026, la pagina della cronologia delle attività di Microsoft afferma che prompt, risposte e contenuti dei file non vengono usati per addestrare modelli di base. In entrambi i casi, il contratto è tra te e Microsoft, non tra il tuo studio e Microsoft. Gli obblighi di riservatezza del tuo studio nei confronti dei clienti non ne fanno parte.
Come capire quale stai usando
- Copilot Chat mostra uno scudo verde in alto, accanto al pulsante Nuova chat, quando si applica la protezione dei dati aziendali. Se lo scudo non c’è, non incollare materiale dei clienti.
- Fai clic sull’icona del tuo profilo. Dovresti vedere il tuo indirizzo email di lavoro, non un indirizzo personale Outlook.com, Hotmail o Gmail.
- Edge può tenere aperti contemporaneamente un profilo di lavoro e un profilo personale. Copilot nella barra laterale usa l’account del profilo in cui è attivo.
Gli impegni di Microsoft per gli account aziendali
La documentazione Microsoft sulla protezione dei dati aziendali e e su dati, privacy e sicurezza per Microsoft Copilot afferma:
- Prompt, risposte e dati consultati tramite Microsoft Graph non vengono usati per addestrare modelli di base.
- Prompt e risposte vengono elaborati all’interno del perimetro del servizio Microsoft 365 e sono coperti dagli stessi termini applicabili alle email dello studio in Exchange e ai file in SharePoint.
- Copilot mostra a un utente solo i dati che quell’utente può già aprire. Per poter usare i file crittografati con un’etichetta di riservatezza, Copilot richiede all’utente i diritti VISUALIZZAZIONE ed ESTRAZIONE; inoltre, secondo la pagina sull’architettura della protezione dei dati.
- , quando supportato, i nuovi contenuti creati a partire da file con etichetta ereditano tale etichetta. I prompt e le risposte vengono registrati. Gli amministratori possono trovarli con gli strumenti di audit ed eDiscovery e impostare policy di conservazione. I file caricati in Copilot Chat sono archiviati nel tuo OneDrive.
Vale la pena conoscere due eccezioni. Le ricerche sul Web vengono inviate a Bing sotto forma di poche parole generate dal prompt, senza identificativi dell’utente o del tenant; Bing le gestisce secondo i propri termini, con Microsoft in qualità di titolare del trattamento indipendente. Inoltre, per gli studi dell’UE, il perimetro dei dati dell’UE non comprende le query di ricerca sul Web e, a ottobre 2026, Microsoft afferma che anche i modelli Anthropic disponibili in Copilot ne sono esclusi.
Questi impegni descrivono il modo in cui Microsoft gestisce i dati. Non determinano se puoi inviare i documenti di un determinato cliente a un servizio di IA. A stabilirlo sono l’accordo con il cliente, le regole della tua professione e la policy del tuo studio.
Il rischio concreto sul lavoro: la condivisione eccessiva
Copilot non ottiene nuovi diritti di accesso. Opera nel contesto di sicurezza dell’utente che lo interroga. Il problema è l’accesso che gli utenti hanno già e di cui non si sono mai accorti.
Pensa a una cartella di documenti di due diligence di un cliente condivisa anni fa con «Tutti tranne gli utenti esterni», a un sito HR che chiunque abbia il link può aprire o a un file proveniente dal OneDrive di un partner, inviato a tutto il team. Prima di Copilot, trovare quei file richiedeva impegno. Ora un collega chiede «Cosa sappiamo dell’acquisizione di Acme?» e Copilot può citare un documento che il collega non sapeva esistesse e che non avrebbe dovuto poter aprire.
Lo stesso vale per le email. Con una licenza Microsoft Copilot, Copilot può lavorare sulla tua casella di posta, sul calendario, sulle chat e sui file. Una richiesta come «un riepilogo di tutto ciò che riguarda questo cliente» recupera qualsiasi cosa sia raggiungibile dal tuo account.
Cosa può fare il reparto IT
Microsoft documenta diversi controlli. Quelli disponibili nel tuo studio dipendono dalle licenze acquistate.
| Controllo | Cosa fa |
|---|---|
| Report sulla governance dell’accesso ai dati (SharePoint Advanced Management) | Individuano i siti con condivisione ampia o contenuti sensibili |
| Individuazione di contenuti con restrizioni | Esclude un sito SharePoint dalla ricerca a livello di organizzazione e dalle risposte di Copilot mentre vengono esaminate le autorizzazioni. Non modifica le autorizzazioni: chi ha accesso può comunque aprire i file. |
| Controllo degli accessi con restrizioni | Limita un sito SharePoint o OneDrive ai membri di gruppi selezionati. Gli altri non possono aprire i file, nemmeno tramite un precedente link di condivisione, e Copilot non mostra loro quei file. |
| Etichette di riservatezza | Contrassegnano e crittografano i file riservati; Copilot rispetta i diritti d’uso |
| Purview DLP per Copilot | Impedisce a Copilot di usare file ed email con le etichette selezionate, rifiuta prompt che contengono specifici tipi di dati sensibili e può bloccare le ricerche sul Web per tali prompt |
Una limitazione indicata nella documentazione DLP di Microsoft: la DLP controlla il testo digitato in un prompt, ma non può analizzare i file caricati direttamente nel prompt. Un file di un cliente allegato non viene controllato.
Regole per la gestione dei documenti dei clienti
- Prima di incollare o caricare qualsiasi cosa, verifica la presenza dello scudo e che sia attivo il tuo account di lavoro. Se manca uno dei due, fermati.
- Non inserire mai file dei clienti in Copilot usando un account personale. Questo vale anche per l’app Copilot su un PC di casa e per la barra laterale di Edge in un profilo personale.
- Fai tre domande al reparto IT. Copilot è approvato per i dati dei clienti? Quali etichette di riservatezza devo applicare ai file dei clienti? Le ricerche sul Web sono abilitate per Copilot?
- Applica un’etichetta ai file dei clienti. L’etichetta accompagna il file e, quando supportato, viene ereditata dai contenuti di Copilot che ne derivano.
- Se Copilot ti mostra un file che non dovresti vedere, segnalalo. Avvisa il proprietario del file o il reparto IT e non usare ciò che hai letto. È il segnale di un problema più ampio con le autorizzazioni.
- Controlla l’accordo con il cliente. Alcune lettere d’incarico, NDA e policy dei clienti vietano di inviare dati identificativi a qualsiasi servizio di IA. Copilot per il lavoro è comunque un servizio di IA. In tal caso, forniscigli una copia sicura in cui nomi, indirizzi e numeri di conto siano sostituiti da segnaposto.
Per l’elenco più ampio delle verifiche, consulta la nostra checklist sulla riservatezza dei clienti per l’IA. Se usi anche ChatGPT, Claude o Gemini, la nostra guida impostazioni dei dati dell’IA confronta i loro piani aziendali. Se non sai se il contratto del cliente consente una di queste attività, chiedi al legale o al responsabile della protezione dei dati del tuo studio prima di iniziare.
Domande frequenti
Copilot può leggere le mie email riservate?
Copilot con il tuo account di lavoro può usare le email della tua casella di posta quando gli chiedi qualcosa. Non può aprire caselle di posta a cui non hai accesso. Tramite una policy DLP, il tuo studio può impedirgli di usare email con determinate etichette di riservatezza o provenienti da mittenti esterni; a ottobre 2026, l’opzione relativa ai mittenti esterni è in anteprima.
Il mio datore di lavoro può vedere cosa chiedo a Copilot?
Se usi un account di lavoro, sì. Prompt e risposte vengono registrati in Microsoft 365 della tua organizzazione e gli amministratori possono cercarli con gli strumenti di audit ed eDiscovery.
Anche Copilot Chat gratuito sul lavoro è coperto?
Sì, quando accedi con il tuo account di lavoro. Microsoft afferma che la protezione dei dati aziendali è disponibile in Copilot Chat senza costi aggiuntivi. Senza la licenza a pagamento di Microsoft Copilot, la sua portata nei dati di lavoro è più limitata: funziona con i file che carichi, il documento che hai aperto e, in Outlook, la tua posta e il tuo calendario.
Una copia sicura rende un documento adatto a Copilot per i consumatori?
Riduce ciò che viene esposto, ma la policy del tuo studio potrebbe comunque vietare l’uso di account personali per qualsiasi attività lavorativa. Controlla prima la policy.
ClientSafe crea la copia sicura sul tuo PC: sostituisce i nomi dei clienti, gli indirizzi e i numeri di conto e di documento con segnaposto come Person_1, poi inserisce i nomi reali nella risposta di Copilot. Il rilevamento non è perfetto, quindi controlla l’elenco prima di copiare.