Copilot yang digunakan dengan akun kerja atau sekolah memberikan perlindungan data perusahaan: kontrak perusahaan Anda dengan Microsoft mencakup prompt dan respons, dan data tersebut tidak digunakan untuk melatih model fondasi. Copilot yang digunakan dengan akun Microsoft pribadi tunduk pada ketentuan konsumen antara Anda dan Microsoft, dan dokumen klien tidak semestinya berada di sana. Di tempat kerja, masalah yang lebih umum adalah berbagi berlebihan: Copilot dapat menemukan berkas apa pun yang sudah dapat Anda akses, termasuk berkas yang dibagikan terlalu luas.
Dua Copilot dengan satu nama
Per Oktober 2026, produk untuk pekerjaan yang sebelumnya bernama Microsoft 365 Copilot kini bernama Microsoft Copilot, dan Microsoft 365 Copilot Chat kini bernama Microsoft Copilot Chat. Aplikasi konsumen untuk akun pribadi juga bernama Microsoft Copilot. Jadi, namanya tidak memberi tahu Anda layanan mana yang sedang digunakan; akun yang Anda gunakan untuk masuklah yang menentukan.
| Akun kerja atau sekolah (Microsoft Entra ID) | Akun Microsoft pribadi | |
|---|---|---|
| Ketentuan | Addendum Perlindungan Data organisasi Anda dan Ketentuan Produk; Microsoft bertindak sebagai pemroses data | Microsoft Services Agreement, Copilot Terms of Use, dan Microsoft Privacy Statement |
| Pelatihan menggunakan prompt Anda | Tidak digunakan untuk melatih model fondasi | Bergantung pada versi aplikasi dan pengaturan Anda (lihat di bawah) |
| Siapa yang dapat melihat riwayat | Dicatat di Microsoft 365 organisasi Anda; tim TI dapat menelusuri dan mengauditnya | Akun pribadi Anda; perusahaan Anda tidak memiliki akses |
| Label, retensi, dan DLP perusahaan | Berlaku | Tidak berlaku |
Untuk aplikasi pribadi, halaman Microsoft berbeda-beda menurut versinya. Untuk aplikasi versi lama, FAQ privasi menyatakan bahwa percakapan, termasuk berkas yang diunggah, dapat digunakan untuk melatih model kecuali Anda memilih keluar, dan secara bawaan disimpan selama 18 bulan. Untuk versi aplikasi yang dirilis pada 18 Agustus 2026, halaman Microsoft tentang riwayat aktivitas menyatakan bahwa prompt, respons, dan isi berkas tidak digunakan untuk melatih model fondasi. Bagaimanapun juga, kontraknya adalah antara Anda dan Microsoft, bukan antara perusahaan Anda dan Microsoft. Kewajiban kerahasiaan perusahaan Anda terhadap kliennya tidak tercakup di dalamnya.
Cara mengetahui yang sedang Anda gunakan
- Copilot Chat menampilkan ikon perisai hijau di bagian atas, di samping tombol New Chat, ketika perlindungan data perusahaan berlaku. Jika tidak ada ikon perisai, jangan tempelkan materi klien.
- Klik ikon profil Anda. Seharusnya yang terlihat adalah alamat email kerja, bukan alamat Outlook.com, Hotmail, atau Gmail pribadi.
- Edge dapat membuka profil kerja dan profil pribadi secara bersamaan. Copilot di panel samping menggunakan akun profil tempatnya berjalan.
Komitmen Microsoft untuk akun kerja
Dokumentasi Microsoft tentang perlindungan data perusahaan dan data, privasi, dan keamanan untuk Microsoft Copilot menyatakan:
- Prompt, respons, dan data yang diakses melalui Microsoft Graph tidak digunakan untuk melatih model fondasi.
- Prompt dan respons diproses di dalam batas layanan Microsoft 365 dan tunduk pada ketentuan yang sama dengan email perusahaan di Exchange serta berkas di SharePoint.
- Copilot hanya menampilkan data yang memang sudah dapat dibuka oleh pengguna tersebut. Untuk menggunakan berkas yang dienkripsi dengan label sensitivitas, Copilot memerlukan hak VIEW dan EXTRACT dari pengguna. Konten baru yang dibuat dari berkas berlabel mewarisi label tersebut jika didukung, menurut halaman arsitektur perlindungan data.
- Prompt dan respons dicatat. Admin dapat menemukannya menggunakan alat audit dan eDiscovery serta menetapkan kebijakan retensi. Berkas yang Anda unggah ke Copilot Chat disimpan di OneDrive.
Ada dua pengecualian yang perlu diketahui. Penelusuran web mengirimkan beberapa kata yang dihasilkan dari prompt Anda ke Bing, tanpa pengenal pengguna atau penyewa, dan Bing menanganinya berdasarkan ketentuannya sendiri dengan Microsoft bertindak sebagai pengendali data independen. Selain itu, bagi perusahaan di UE: Batas Data UE tidak mencakup kueri penelusuran web, dan per Oktober 2026 Microsoft menyatakan bahwa model Anthropic yang tersedia di Copilot juga dikecualikan darinya.
Komitmen ini menjelaskan cara Microsoft menangani data. Komitmen tersebut tidak menentukan apakah sejak awal Anda boleh mengirim dokumen klien tertentu ke layanan AI. Hal itu bergantung pada perjanjian dengan klien, aturan profesi Anda, dan kebijakan perusahaan.
Risiko sebenarnya di tempat kerja: berbagi berlebihan
Copilot tidak memperoleh hak akses baru. Copilot berjalan dalam konteks keamanan pengguna yang mengajukan pertanyaan. Masalahnya adalah akses yang sudah dimiliki pengguna tetapi tidak pernah mereka sadari.
Bayangkan folder berisi berkas uji tuntas klien yang dibagikan kepada "Everyone except external users" bertahun-tahun lalu, situs SDM yang dapat dibuka siapa saja yang memiliki tautan, atau berkas dari OneDrive milik mitra yang dikirim ke seluruh tim. Sebelum ada Copilot, perlu upaya untuk menemukan berkas-berkas tersebut. Kini seorang kolega bertanya, "apa yang kita ketahui tentang akuisisi Acme?", lalu Copilot dapat mengutip dokumen yang tidak mereka ketahui keberadaannya dan seharusnya tidak dapat mereka buka.
Hal yang sama berlaku untuk email. Dengan lisensi Microsoft Copilot, Copilot dapat bekerja dengan kotak surat, kalender, obrolan, dan berkas Anda. Ringkasan tentang "semua hal terkait klien ini" akan mencakup apa pun yang dapat dijangkau akun Anda.
Hal yang dapat dilakukan tim TI
Microsoft mendokumentasikan beberapa kontrol untuk mengatasi hal ini. Kontrol yang dimiliki perusahaan Anda bergantung pada lisensinya.
| Kontrol | Fungsinya |
|---|---|
| Laporan tata kelola akses data (SharePoint Advanced Management) | Menemukan situs yang dibagikan secara luas atau memuat konten sensitif |
| Restricted Content Discovery | Mengecualikan situs SharePoint dari pencarian seluruh organisasi dan jawaban Copilot selagi izinnya ditinjau. Fitur ini tidak mengubah izin: orang yang memiliki akses tetap dapat membuka berkas. |
| Restricted Access Control | Membatasi situs SharePoint atau OneDrive hanya untuk anggota grup yang dipilih. Orang lain tidak dapat membuka berkasnya, termasuk melalui tautan berbagi yang dibuat sebelumnya, dan Copilot tidak menampilkan berkas tersebut kepada mereka. |
| Label sensitivitas | Menandai dan mengenkripsi berkas rahasia; Copilot mematuhi hak penggunaan |
| Purview DLP untuk Copilot | Mencegah Copilot menggunakan berkas dan email dengan label tertentu, menolak prompt yang memuat jenis data sensitif tertentu, serta dapat memblokir penelusuran web untuk prompt semacam itu |
Satu batasan dalam dokumentasi DLP Microsoft: DLP memeriksa teks yang diketik ke dalam prompt, tetapi tidak dapat memindai berkas yang diunggah langsung ke prompt. Berkas klien yang Anda lampirkan tidak diperiksa.
Aturan untuk menangani dokumen klien
- Pastikan ikon perisai dan akun kerja Anda terlihat sebelum menempelkan atau mengunggah apa pun. Jika salah satunya tidak ada, hentikan.
- Jangan pernah memasukkan berkas klien ke Copilot menggunakan akun pribadi. Ini mencakup aplikasi Copilot di PC rumah dan panel samping Edge dalam profil pribadi.
- Ajukan tiga pertanyaan kepada tim TI. Apakah Copilot disetujui untuk data klien? Label sensitivitas mana yang harus saya terapkan pada berkas klien? Apakah penelusuran web diaktifkan untuk Copilot?
- Beri label pada berkas klien. Label akan ikut bersama berkas, dan keluaran Copilot yang didasarkan padanya mewarisi label tersebut jika fitur itu didukung.
- Jika Copilot menampilkan berkas yang seharusnya tidak dapat Anda lihat, laporkan. Beri tahu pemilik berkas atau tim TI, dan jangan gunakan informasi yang Anda baca. Ini menandakan adanya masalah izin yang lebih luas.
- Periksa perjanjian dengan klien. Beberapa surat perikatan, NDA, dan kebijakan klien melarang pengiriman data yang dapat mengidentifikasi seseorang ke layanan AI mana pun. Copilot untuk kerja tetap merupakan layanan AI. Dalam hal ini, berikan salinan aman yang nama, alamat, dan nomor akunnya telah diganti dengan placeholder.
Untuk daftar pemeriksaan yang lebih lengkap, lihat daftar periksa kerahasiaan klien untuk AI. Jika Anda juga menggunakan ChatGPT, Claude, atau Gemini, panduan kami tentang pengaturan data AI membandingkan paket bisnisnya. Jika Anda tidak yakin apakah kontrak klien mengizinkan hal-hal ini, tanyakan kepada pengacara perusahaan atau petugas perlindungan data sebelum mulai.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah Copilot membaca email rahasia saya?
Copilot dengan akun kerja Anda dapat menggunakan email di kotak surat Anda ketika Anda mengajukan pertanyaan. Copilot tidak dapat membuka kotak surat yang tidak dapat Anda akses. Perusahaan Anda dapat mencegah Copilot menggunakan email dengan label sensitivitas tertentu atau email dari pengirim luar melalui kebijakan DLP; opsi untuk pengirim luar masih dalam tahap pratinjau per Oktober 2026.
Dapatkah perusahaan saya melihat apa yang saya tanyakan kepada Copilot?
Ya, jika Anda menggunakan akun kerja. Prompt dan respons dicatat di Microsoft 365 organisasi Anda, dan admin dapat menelusurinya menggunakan alat audit dan eDiscovery.
Apakah Copilot Chat gratis di tempat kerja juga tercakup?
Ya, jika Anda masuk dengan akun kerja. Microsoft menyatakan bahwa perlindungan data perusahaan tersedia di Copilot Chat tanpa biaya tambahan. Tanpa lisensi Microsoft Copilot berbayar, jangkauannya terhadap data kerja Anda lebih terbatas: Copilot hanya bekerja dengan berkas yang Anda unggah, dokumen yang sedang Anda buka, serta email dan kalender Anda sendiri di Outlook.
Apakah salinan aman membuat dokumen layak digunakan dengan Copilot konsumen?
Salinan aman mengurangi paparan, tetapi kebijakan perusahaan Anda mungkin tetap melarang penggunaan akun pribadi untuk pekerjaan apa pun. Periksa kebijakannya terlebih dahulu.
ClientSafe membuat salinan aman di PC Anda: aplikasi ini mengganti nama klien, alamat, nomor akun, dan nomor identitas dengan placeholder seperti Person_1, lalu mengembalikan nama sebenarnya ke dalam jawaban Copilot. Deteksinya tidak sempurna, jadi tinjau daftarnya sebelum menyalin.