文章を幅広いアプリで使うならプレーンテキストを選びます。書式付きの展開は、ツールと入力先の両方が対応している場合に使います。入力先が装飾に対応していても、展開ツールが書式を渡せるとは限りません。
引き継げる情報の違い
プレーンテキストが持つのは文字と改行で、太字、フォント、表、埋め込み画像は保持しません。入力先がURLを自動でリンクにする場合もありますが、表示名とURLを別々に保存したリンクとは異なります。リッチテキストは書式やリンクを渡せますが、入力先が変更や削除をする場合があります。
作業に合わせて選ぶ
- コマンド、チケットのメモ、短いチャット返信はプレーンテキストから始めます。
- 見出しや名前付きリンクが必要なメール手順書は、対応する書式を使います。
- 書式を除去するフォームには、読みやすい文章とURL全文を渡します。
ここでの「リッチテキスト」は書式付きの内容全般を指します。Outlook固有のRTF形式とは別です。Microsoftは書式付きメールにはHTMLを推奨しており、新しいOutlookの選択肢はRTFではなくHTMLとプレーンテキストです。
入力先で試す
二行の文章、「José」のようなアクセント付きの名前、箇条書き、URL全文を入れた下書きを作ります。対応ツールなら太字と名前付きリンクも加えます。各欄で展開し、改行、リンク先、字下げ、意図しないフォントや色を送信前に確認します。プレーンテキスト版も試してください。
正本を一つ決める
書式が違っても文章の内容を一致させます。再利用例から顧客情報を取り除き、手順変更時にはリンクも見直します。ツールが文字だけを保存する場合、書式付きブロックには入力先アプリのテンプレート機能を使います。
出典
関連ガイド
よくある質問
展開ツールは書式を自動で保持しますか？
いいえ。ツールと入力先の両方に互換性のある対応が必要です。実際の入力欄で試し、読みやすいプレーンテキスト版も用意してください。