Wählen Sie Nur-Text für gut übertragbare Formulierungen und formatierten Inhalt nur bei Unterstützung durch Tool und Ziel. Ein formatierbarer Editor beweist nicht, dass das Ersetzungstool Rich Text liefert.
Was beim Einfügen erhalten bleibt
Nur-Text enthält Zeichen und Zeilenumbrüche, keine Fettschrift, Schriftarten, Tabellen oder eingebetteten Bilder. Eine App kann eine ausgeschriebene URL selbst verlinken; das ist kein gespeicherter Link mit abweichendem Anzeigetext. Formatierter Inhalt kann Stile und Links übertragen, die das Ziel jedoch verändern oder entfernen kann.
Das Format nach Aufgabe wählen
- Befehle, Ticketnotizen und kurze Chatantworten: mit Nur-Text beginnen.
- Formatierte E-Mail-Anleitungen: unterstützte Formatierung nutzen, wenn Überschriften oder beschriftete Links nötig sind.
- Formular ohne Formatierung: verständlichen Text und vollständige URL einfügen.
„Rich Text“ meint hier allgemein formatierten Inhalt. Outlooks spezielles Rich Text Format (RTF) ist davon zu unterscheiden: Microsoft empfiehlt HTML für formatierte E-Mails; das neue Outlook bietet HTML oder Nur-Text statt RTF.
Im Ziel testen
Erstellen Sie einen Testentwurf mit zwei Zeilen, „José“, einem Aufzählungspunkt und vollständiger URL. Bei einem geeigneten Tool testen Sie zusätzlich Fettschrift und einen beschrifteten Link. Prüfen Sie nach der Ersetzung Umbrüche, Linkziele, Einzüge und übernommene Schriften oder Farben. Testen Sie auch die Nur-Text-Fassung vor dem Versand.
Eine maßgebliche Fassung pflegen
Halten Sie den Wortlaut beider Formate gleich. Entfernen Sie Kundendaten aus Beispielen und prüfen Sie Links bei Prozessänderungen. Speichert das Tool nur Text, verwenden Sie für formatierte Blöcke die Vorlagenfunktion der Ziel-App.
Quellen
Weiterführende Anleitungen
- Vorlagen für den IT-Helpdesk: Eine nützliche Bibliothek
- Eigene Autokorrektur-Ersetzungen in allen Apps