Outlook dan Gmail sama-sama dapat menyimpan balasan yang sering Anda kirim, tetapi masing-masing menyimpannya di dalam aplikasinya sendiri. Berikut lokasi setiap fitur, hal yang didukungnya, dan cara menangani balasan yang digunakan di beberapa aplikasi.
Gmail: aktifkan fitur terlebih dahulu
Gmail menyebutnya Templates dan mengirimkannya dalam keadaan nonaktif. Pengaturan (ikon roda gigi) → Lihat semua setelan → Lanjutan → aktifkan Templates → Simpan Perubahan.
Setelah itu, tulis balasan di jendela penulisan, lalu gunakan tiga titik di kanan bawah → Templates → Simpan draf sebagai template. Untuk menggunakannya, buka jendela penulisan dan pilih dari menu yang sama. Gmail juga dapat menyisipkannya secara otomatis melalui filter, yang merupakan hal paling mendekati autoresponder sungguhan di sini.
Outlook: bergantung pada Outlook yang digunakan
- Outlook klasik — tab Insert → Quick Parts, atau Insert → My Templates. Quick Parts mempertahankan pemformatan, gambar, dan tabel; mengetik nama blok lalu menekan F3 akan menyisipkannya tanpa membuka menu.
- Outlook baru — tab Insert → My Templates, dan Quick Parts juga jika versi Anda sudah mendapatkannya; Microsoft mengembalikan fitur tersebut selama 2026 dan fitur ini hadir melalui pembaruan. Hal yang tidak ikut kembali penting jika Anda memindahkan pustaka dari satu tempat ke tempat lain.
- Outlook di web — panel My Templates yang sama dari menu Insert pada pesan.
Hal yang tidak dapat dilakukan masing-masing fitur
| Gmail Templates | Outlook My Templates | Outlook Quick Parts | |
|---|---|---|---|
| Bekerja di luar aplikasi email tersebut | Tidak | Tidak | Tidak |
| Mempertahankan gambar dan tabel | Ya | Tidak — sekitar 34 KB per template | Ya |
| Menyisipkan tanpa meninggalkan keyboard | Tidak | Tidak | Hanya Outlook klasik, dengan F3 |
| Mengisi tanggal hari ini secara otomatis | Tidak | Tidak | Tidak |
| Berpindah bersama Anda ke alat lain | Tidak | Tidak | Tidak |
Baris terakhir penting saat Anda menjawab tiket dukungan di helpdesk, email penjualan di Outlook, dan pesan mitra di Slack. Setiap fitur bawaan hanya dimiliki aplikasinya sendiri, sehingga Anda harus memelihara tiga pustaka dengan tiga menu berbeda atau menyimpan dokumen terpisah untuk teks yang dapat digunakan kembali.
Gagasan yang sama, satu tingkat lebih rendah
Text Replacements menyimpan balasan di Windows, bukan di klien email. Anda memberi setiap balasan pemicu singkat dan balasan tersebut diperluas segera setelah Anda menekan Space, Enter, atau Tab — di Outlook, Gmail dalam browser, Slack, helpdesk, formulir, atau dokumen. Tidak ada menu yang perlu dibuka dan tidak ada pustaka khusus aplikasi yang perlu dipelihara.
Ada dua hal yang dimilikinya, tetapi tidak dimiliki satu pun fitur bawaan. Untuk makro tanggal, masukkan {date} atau {time} ke dalam snippet dan snippet tersebut akan mengisi tanggal saat ini, sehingga “Saya akan menghubungi Anda kembali paling lambat {date}” selalu benar setiap kali digunakan. Alat ini juga mengimpor dan mengekspor JSON atau CSV, sehingga Anda dapat memindahkan, mencadangkan, dan membagikan pustaka alih-alih kehilangannya saat berganti alat.
Yang disisipkannya adalah teks. Template dengan logo dan tabel berformat adalah Quick Part, bukan snippet, dan untuk kebutuhan tersebut Outlook adalah alat yang tepat.
Yang perlu ditambahkan terlebih dahulu
Snippet awal yang berguna termasuk dalam kelompok berikut:
| Pemicu | Diperluas menjadi |
|---|---|
;ty | Terima kasih, saya akan segera menghubungi Anda kembali. |
;followup | Menindaklanjuti pesan saya sebelumnya… |
;meet | Apakah [time] cocok untuk panggilan singkat? |
;decline | Terima kasih telah menghubungi kami, sayangnya… |
;ooo | Saya tidak masuk kantor sampai {date}… |
;sig | Blok penutup lengkap Anda |
Mulailah dengan lima balasan yang benar-benar Anda kirim setiap hari, bukan dengan membuat katalog. Snippet yang pemicunya tidak dapat Anda ingat justru lebih lambat daripada mengetik kalimatnya. Kumpulan yang lebih lengkap untuk pekerjaan dukungan mencakup hal-hal yang perlu ditambahkan setelah lima snippet pertama sudah otomatis.