Outlook et Gmail peuvent tous deux stocker les réponses que vous envoyez souvent, mais chacun les conserve dans sa propre application. Voici où se trouve chaque fonction, ce qu’elle prend en charge et comment gérer les réponses utilisées dans plusieurs applications.
Gmail : activez d’abord la fonction
Gmail les appelle Modèles et les livre désactivés. Paramètres (la roue dentée) → Voir tous les paramètres → Avancé → activez Modèles → Enregistrer les modifications.
Ensuite, rédigez la réponse dans une fenêtre de rédaction, puis utilisez les trois points en bas à droite → Modèles → Enregistrer le brouillon comme modèle. Pour en utiliser un, ouvrez une fenêtre de rédaction et sélectionnez-le dans le même menu. Gmail peut également en insérer automatiquement un באמצעות un filtre, ce qui se rapproche le plus ici d’un véritable répondeur automatique.
Outlook : cela dépend de la version d’Outlook
- Outlook classique — onglet Insertion → Quick Parts, ou Insertion → My Templates. Quick Parts conserve la mise en forme, les images et les tableaux ; saisissez le nom d’un bloc et appuyez sur F3 pour l’insérer sans toucher au menu.
- New Outlook — onglet Insertion → My Templates, ainsi que Quick Parts si votre version les a reçus ; Microsoft a réintroduit cette fonction en 2026 et elle arrive par le biais d’une mise à jour. Ce qui n’est pas revenu avec elle compte lorsque vous transférez une bibliothèque.
- Outlook sur le web — le même panneau My Templates dans le menu Insertion d’un message.
Ce que chacune ne peut pas faire
| Gmail Templates | Outlook My Templates | Outlook Quick Parts | |
|---|---|---|---|
| Fonctionne en dehors de cette application de messagerie | Non | Non | Non |
| Conserve les images et les tableaux | Oui | Non — environ 34 Ko par modèle | Oui |
| Insère sans quitter le clavier | Non | Non | Outlook classique uniquement, avec F3 |
| Insère automatiquement la date du jour | Non | Non | Non |
| Vous suit vers un autre outil | Non | Non | Non |
La dernière ligne compte lorsque vous répondez à des tickets d’assistance dans un service d’assistance, à des e-mails commerciaux dans Outlook et à des messages de partenaires dans Slack. Chaque fonction intégrée appartient à son application, vous obligeant à gérer trois bibliothèques avec trois menus différents ou à conserver un document séparé pour le texte réutilisable.
La même idée, à un niveau inférieur
Text Replacements stocke les réponses dans Windows plutôt que dans un client de messagerie. Vous attribuez à chacune un déclencheur court et elle se développe dès que vous appuyez sur Espace, Entrée ou Tabulation — dans Outlook, dans Gmail ouvert dans un navigateur, dans Slack, dans un service d’assistance, dans un formulaire ou dans un document. Aucun menu à ouvrir ni bibliothèque propre à chaque application à gérer.
Deux choses qu’il possède et qu’aucune des fonctions intégrées ne propose. Pour une macro de date, placez {date} ou {time} dans un snippet et il renseigne la date actuelle ; ainsi, « Je reviendrai vers vous d’ici le {date} » est correct à chaque utilisation. Il importe et exporte également des fichiers JSON ou CSV, ce qui vous permet de déplacer, sauvegarder et partager une bibliothèque au lieu de la perdre lorsque vous changez d’outil.
Ce qu’il insère, c’est du texte. Un modèle avec un logo et un tableau mis en forme est un Quick Part, pas un snippet ; pour cela, Outlook est l’outil approprié.
Ce qu’il faut ajouter en premier
Les snippets de départ utiles se répartissent dans ces catégories :
| Déclencheur | Développe en |
|---|---|
;ty | Merci, je reviendrai vers vous sous peu. |
;followup | Je reviens vers vous au sujet de mon précédent message… |
;meet | [heure] vous conviendrait-elle pour un appel rapide ? |
;decline | Merci de nous avoir contactés, malheureusement… |
;ooo | Je suis absent(e) du bureau jusqu’au {date}… |
;sig | Votre bloc de signature complet |
Commencez par les cinq réponses que vous envoyez réellement chaque jour plutôt que de constituer un catalogue. Un snippet dont vous ne vous souvenez pas du déclencheur est plus lent que de saisir la phrase. Un ensemble plus complet pour le support présente ce qu’il faut ajouter une fois que les cinq premiers sont devenus automatiques.