Outlook 和 Gmail 都可以保存你经常发送的回复，但每个应用都会将回复保存在自己的应用内。下面介绍每项功能的位置、支持的内容，以及如何处理需要在多个应用中使用的回复。
Gmail：先启用该功能
Gmail 将其称为“模板”，默认处于关闭状态。设置（齿轮图标）→ 查看所有设置 → 高级 → 启用 模板 → 保存更改。
之后，在撰写邮件窗口中写好回复，然后使用右下角的三点菜单 → 模板 → 将草稿保存为模板。要使用模板，请打开撰写邮件窗口，然后从同一菜单中选择它。Gmail 还可以通过过滤器自动插入模板，这是这里最接近真正自动回复功能的方式。
Outlook：取决于你使用的是哪种 Outlook
- 经典 Outlook —“插入”选项卡 → 快速部件，或“插入”→ 我的模板。“快速部件”会保留格式、图像和表格；输入某个部件的名称并按 F3，即可插入它，无需打开菜单。
- 新 Outlook —“插入”选项卡 → 我的模板，如果你的版本已经获得“快速部件”，也同样支持该功能；Microsoft 在 2026 年期间恢复了这项功能，并通过更新推送。 没有随之恢复的内容 如果你要跨应用迁移整个库，了解这一点很重要。
- Outlook 网页版 —邮件“插入”菜单中的同一个“我的模板”面板。
各项功能无法做到什么
| Gmail 模板 | Outlook 我的模板 | Outlook 快速部件 | |
|---|---|---|---|
| 可在该邮件应用之外使用 | 否 | 否 | 否 |
| 保留图像和表格 | 是 | 否——每个模板约 34 KB | 是 |
| 无需离开键盘即可插入 | 否 | 否 | 仅限经典 Outlook，可使用 F3 |
| 自动填入今天的日期 | 否 | 否 | 否 |
| 可随你迁移到其他工具 | 否 | 否 | 否 |
当你需要在服务台回复支持工单、在 Outlook 中回复销售邮件，以及在 Slack 中回复合作伙伴消息时，最后一行就很重要。每项内置功能都属于自己的应用，你只能维护三个库、使用三套不同的菜单，或者另外维护一份可复用文本文档。
同一个想法，再深入一层
Text Replacements 会将回复保存在 Windows 中，而不是邮件客户端里。你可以为每条回复设置一个简短触发词，按下空格键、Enter 或 Tab 后，它就会立即展开——无论是在 Outlook、浏览器中的 Gmail、Slack、服务台、表单还是文档中。无需打开菜单，也无需维护按应用分别建立的库。
它有两项所有内置功能都不具备的能力。对于日期宏，请在片段中输入 {date} 或 {time} ，它就会填入当前日期，因此“I will get back to you by {date}”每次使用时都会正确显示。它还支持导入和导出 JSON 或 CSV，让你能够迁移、备份和共享整个库，而不会在更换工具时丢失内容。
它插入的是文本。带有徽标和格式化表格的模板属于“快速部件”，而不是片段；对于这类内容，Outlook 才是合适的工具。
首先添加哪些内容
实用的入门片段可以分为以下几组：
| 触发词 | 展开为 |
|---|---|
;ty | 谢谢，我会尽快回复你。 |
;followup | 跟进我之前的消息…… |
;meet | [时间] 方便快速通话吗？ |
;decline | 感谢你的联系，很遗憾…… |
;ooo | 我将外出办公至 {date}…… |
;sig | 完整的邮件落款内容 |
先从你每天确实会发送的五条开始，而不是一开始就建立目录。记不住触发词的片段，反而比直接输入句子更慢。 用于支持工作的更完整集合 其中涵盖了首批五条变成自动操作后可以添加的内容。