OutlookとGmailはどちらも、よく送る返信を保存できますが、それぞれのアプリケーション内に保存されます。各機能の場所と対応内容、複数のアプリケーションで使う返信の扱い方を説明します。
Gmail：まず機能を有効にする
GmailではこれをTemplatesと呼び、初期状態では無効になっています。設定（歯車）→ すべての設定を表示 → 詳細設定 →有効にする Templates →変更を保存。
その後、作成ウィンドウで返信を書き、右下の3点メニューから→ Templates → 下書きをテンプレートとして保存を選択します。使うときは作成ウィンドウを開き、同じメニューから選びます。Gmailではフィルタを使って自動的に挿入することもでき、ここで本格的な自動返信に最も近い機能です。
Outlook：どのOutlookかによって異なる
- クラシックOutlook — 挿入タブ → Quick Parts、または挿入 → My Templates。Quick Partsでは書式、画像、表を保持できます。ブロック名を入力してF3を押すと、メニューを開かずに挿入できます。
- 新しいOutlook — 挿入タブ → My Templatesでは、ビルドに提供されていればQuick Partsも使えます。Microsoftは2026年中にこの機能を再導入し、更新によって提供されます。 一緒に戻ってこなかったもの は、ライブラリを移行する場合に重要です。
- Outlook on the web — メッセージの挿入メニューにある、同じMy Templatesパネルです。
それぞれにできないこと
| Gmail Templates | Outlook My Templates | Outlook Quick Parts | |
|---|---|---|---|
| そのメールアプリ以外でも使える | いいえ | いいえ | いいえ |
| 画像と表を保持する | はい | いいえ — テンプレート1つあたり約34 KB | はい |
| キーボードから離れずに挿入する | いいえ | いいえ | F3を使えるクラシックOutlookのみ |
| 今日の日付を自動入力する | いいえ | いいえ | いいえ |
| 別のツールに移して使える | いいえ | いいえ | いいえ |
この最後の行は、ヘルプデスクでサポートチケットに返信し、Outlookで営業メールを送り、Slackでパートナーにメッセージを送る場合に重要です。組み込み機能はそれぞれのアプリケーションに属しているため、3種類の異なるメニューで3つのライブラリを管理するか、再利用するテキスト用に別のドキュメントを維持する必要があります。
同じ発想を、さらに一段下のレベルで
Text Replacements 返信をメールクライアントではなくWindowsに保存します。それぞれに短いトリガーを設定し、Space、Enter、Tabのいずれかを押した瞬間に展開できます。Outlook、ブラウザーのGmail、Slack、ヘルプデスク、フォーム、ドキュメントで使えます。開くメニューも、アプリごとに管理するライブラリもありません。
組み込み機能にはないものが2つあります。日付マクロには、スニペットに {date} または {time} を入れると、現在の日付が入力されます。そのため「{date}までにご連絡します」は使うたびに正しい内容になります。また、JSONまたはCSVのインポートとエクスポートにも対応しているため、ツールを変更したときにライブラリを失わず、移動、バックアップ、共有ができます。
挿入されるのはテキストです。ロゴや書式設定された表を含むテンプレートはスニペットではなくQuick Partなので、その用途にはOutlookが適しています。
最初に登録するもの
役立つ最初のスニペットは、次のグループに分けられます。
| トリガー | 展開後のテキスト |
|---|---|
;ty | ありがとうございます。まもなく折り返しご連絡します。 |
;followup | 先ほどのメッセージについて、確認のためご連絡します… |
;meet | 短い通話をする場合、[time]はいかがでしょうか？ |
;decline | ご連絡ありがとうございます。申し訳ありませんが… |
;ooo | {date}まで不在にしております… |
;sig | 完全な署名ブロック |
カタログを作るのではなく、まずは毎日実際に送る5つから始めましょう。トリガーを思い出せないスニペットは、文章を入力するより時間がかかります。 サポート業務向けのより充実したセット には、最初の5つを自動的に使えるようになった後で追加する内容が含まれています。