Outlook e Gmail possono entrambi archiviare le risposte che invii spesso, ma ciascuno le mantiene all’interno della propria applicazione. Ecco dove si trova ogni funzione, cosa supporta e come gestire le risposte usate in più applicazioni.
Gmail: attiva prima la funzione
Gmail le chiama Modelli e le fornisce disattivate. Impostazioni (l’icona a forma di ingranaggio) → Visualizza tutte le impostazioni → Avanzate → attiva Modelli → Salva modifiche.
Dopodiché, scrivi la risposta in una finestra di composizione, quindi usa i tre puntini in basso a destra → Modelli → Salva la bozza come modello. Per usarne uno, apri una finestra di composizione e selezionalo dallo stesso menu. Gmail può anche inserirne automaticamente uno tramite un filtro: è la cosa più simile a un vero autorisponditore disponibile qui.
Outlook: dipende da quale Outlook usi
- Outlook classico — scheda Inserisci → Quick Parts, oppure Inserisci → My Templates. Quick Parts mantiene formattazione, immagini e tabelle; digitando il nome di un blocco e premendo F3 lo inserisci senza toccare il menu.
- Nuovo Outlook — scheda Inserisci → My Templates, e anche Quick Parts se la tua build l’ha ricevuto; Microsoft ha ripristinato la funzione nel corso del 2026 e questa arriva tramite un aggiornamento. Cosa non è tornato insieme alla funzione è importante se stai trasferendo una raccolta.
- Outlook sul Web — lo stesso pannello My Templates presente nel menu Inserisci di un messaggio.
Cosa non può fare ciascuna funzione
| Gmail Templates | Outlook My Templates | Outlook Quick Parts | |
|---|---|---|---|
| Funziona al di fuori dell’app di posta | No | No | No |
| Mantiene immagini e tabelle | Sì | No — circa 34 KB per modello | Sì |
| Inserisce senza lasciare la tastiera | No | No | Solo Outlook classico, con F3 |
| Inserisce automaticamente la data di oggi | No | No | No |
| Si sposta con te in un altro strumento | No | No | No |
L’ultima riga è importante quando rispondi ai ticket di assistenza in un helpdesk, alle email commerciali in Outlook e ai messaggi dei partner in Slack. Ogni funzione integrata appartiene alla propria applicazione, lasciandoti il compito di mantenere tre raccolte con tre menu diversi oppure un documento separato per il testo riutilizzabile.
La stessa idea, un livello più in basso
Text Replacements archivia le risposte in Windows invece che in un client di posta. Assegni a ciascuna un breve trigger e questa si espande non appena premi Spazio, Invio o Tab: in Outlook, in Gmail nel browser, in Slack, in un helpdesk, in un modulo o in un documento. Non devi aprire alcun menu né mantenere una raccolta per ogni app.
Ha due caratteristiche che nessuna delle funzioni integrate offre. Per una macro della data, inserisci {date} oppure {time} in un frammento e questo inserirà la data corrente, così “Ti risponderò entro il {date}” sarà corretto ogni volta che lo usi. Inoltre importa ed esporta JSON o CSV, consentendoti di spostare, eseguire il backup e condividere una raccolta invece di perderla quando cambi strumento.
Quello che inserisce è testo. Un modello con un logo e una tabella formattata è un Quick Part, non un frammento, e per questi elementi Outlook è lo strumento giusto.
Cosa inserire per prima cosa
I frammenti iniziali più utili rientrano in questi gruppi:
| Trigger | Si espande in |
|---|---|
;ty | Grazie, ti risponderò a breve. |
;followup | Ti ricontatto in merito al mio messaggio precedente… |
;meet | Andrebbe bene [ora] per una chiamata veloce? |
;decline | Grazie per averci contattato, purtroppo… |
;ooo | Sono fuori sede fino al {date}… |
;sig | Il tuo blocco completo di firma |
Inizia con i cinque messaggi che invii davvero ogni giorno invece di creare un catalogo. Un frammento di cui non ricordi il trigger è più lento della digitazione della frase. Una raccolta più completa per il lavoro di assistenza include cosa aggiungere dopo che i primi cinque saranno diventati automatici.