يمكن لكل من Outlook وGmail تخزين الردود التي ترسلها كثيرًا، لكن كلًا منهما يحتفظ بها داخل تطبيقه الخاص. إليك مكان كل ميزة، وما تدعمه، وكيفية التعامل مع الردود المستخدمة في تطبيقات متعددة.
Gmail: فعّل الميزة أولًا
يسمّيها Gmail القوالب، ويأتي هذا الخيار معطّلًا. الإعدادات (رمز الترس) → عرض جميع الإعدادات → الإعدادات المتقدمة → فعّل القوالب → حفظ التغييرات.
بعد ذلك، اكتب الرد في نافذة إنشاء رسالة، ثم استخدم النقاط الثلاث في الزاوية السفلية اليسرى → القوالب → حفظ المسودة كقالب. لاستخدام قالب، افتح نافذة إنشاء رسالة واختره من القائمة نفسها. ويمكن لـGmail أيضًا إدراج قالب تلقائيًا من خلال فلتر، وهذا أقرب ما يوجد هنا إلى الرد التلقائي الحقيقي.
Outlook: يعتمد الأمر على إصدار Outlook الذي تستخدمه
- Outlook الكلاسيكي — علامة التبويب إدراج → Quick Parts، أو إدراج → My Templates. يحتفظ Quick Parts بالتنسيق والصور والجداول؛ وتؤدي كتابة اسم كتلة والضغط على F3 إلى إدراجها من دون فتح القائمة.
- Outlook الجديد — علامة التبويب إدراج → My Templates، وQuick Parts أيضًا إذا كان إصدارك قد حصل عليها؛ أعادت Microsoft الميزة خلال عام 2026، وهي تصل عبر تحديث. ما لم يعد مع الميزة مهم إذا كنت تنقل مكتبة من مكان إلى آخر.
- Outlook على الويب — لوحة My Templates نفسها من قائمة إدراج في الرسالة.
ما الذي لا يستطيع كل خيار فعله
| Gmail Templates | Outlook My Templates | Outlook Quick Parts | |
|---|---|---|---|
| يعمل خارج تطبيق البريد هذا | لا | لا | لا |
| يحتفظ بالصور والجداول | نعم | لا — نحو 34 KB لكل قالب | نعم |
| الإدراج دون مغادرة لوحة المفاتيح | لا | لا | Outlook الكلاسيكي فقط، باستخدام F3 |
| يُدرج تاريخ اليوم تلقائيًا | لا | لا | لا |
| ينتقل معك إلى أداة أخرى | لا | لا | لا |
يهم الصف الأخير عندما ترد على تذاكر الدعم في مكتب مساعدة، ورسائل المبيعات في Outlook، ورسائل الشركاء في Slack. تنتمي كل ميزة مضمّنة إلى تطبيقها، ما يتركك أمام مهمة صيانة ثلاث مكتبات بثلاث قوائم مختلفة، أو الاحتفاظ بمستند منفصل للنصوص القابلة لإعادة الاستخدام.
الفكرة نفسها، ولكن على مستوى أدنى
Text Replacements يخزّن الردود في Windows بدلًا من تخزينها في عميل بريد. تمنح كل رد مُشغّلًا قصيرًا، فيتوسّع بمجرد الضغط على مفتاح المسافة أو Enter أو Tab — في Outlook، وفي Gmail عبر المتصفح، وفي Slack، وفي مكتب المساعدة، وفي نموذج، وفي مستند. لا توجد قائمة لفتحها، ولا مكتبة خاصة بكل تطبيق تجب صيانتها.
هناك شيئان يقدمهما ولا تقدمهما أي من الميزات المضمّنة. بالنسبة إلى ماكرو التاريخ، ضع {date} أو {time} في مقتطف، وسيُدرج التاريخ الحالي، بحيث تكون عبارة «سأعاود التواصل معك بحلول {date}» صحيحة في كل مرة تُستخدم فيها. كما أنه يستورد ويصدّر JSON أو CSV، ما يتيح لك نقل مكتبة ومشاركة نسخة احتياطية منها بدلًا من فقدانها عند تغيير الأدوات.
ما يُدرجه هو نص. أما القالب الذي يحتوي على شعار وجدول منسّق فهو Quick Part وليس مقتطفًا، ولهذه الحالات يكون Outlook هو الأداة المناسبة.
ما الذي يجب إدراجه أولًا
تنقسم المقتطفات الأساسية المفيدة إلى المجموعات التالية:
| المُشغّل | يتوسّع إلى |
|---|---|
;ty | شكرًا لك، سأعاود التواصل معك قريبًا. |
;followup | أتابع معك بشأن رسالتي السابقة… |
;meet | هل يناسبك [time] لإجراء مكالمة سريعة؟ |
;decline | شكرًا لتواصلك معنا، ولكن للأسف… |
;ooo | أنا خارج المكتب حتى {date}… |
;sig | كتلة توقيعك الكاملة |
ابدأ بالمقتطفات الخمسة التي ترسلها يوميًا فعلًا بدلًا من إنشاء فهرس كامل. فالمقتطف الذي لا يمكنك تذكّر مُشغّله أبطأ من كتابة الجملة. مجموعة أكثر شمولًا لأعمال الدعم تغطي ما ينبغي إضافته بعد أن تصبح المقتطفات الخمسة تلقائية.