आपसे बैठक छूट गई और आपको पूरा विश्वास है कि कुछ भी दिखाई नहीं दिया। सेटिंग्स को जांचने से पहले यह जानना उपयोगी है कि Outlook आपको दो अलग-अलग तरीकों से याद दिलाता है, और दोनों अलग-अलग कारणों से विफल होते हैं: Outlook द्वारा खुद बनाई गई Reminders विंडो और ऑपरेटिंग सिस्टम को भेजी गई Windows notification।

आपको इनमें से कौन-सा तरीका मिलेगा, यह आपके Outlook और उसकी सेटिंग्स पर निर्भर करता है। Classic Outlook अपनी Reminders विंडो दिखाता है। New Outlook दोनों में से कोई भी तरीका इस्तेमाल कर सकता है — दूसरे प्रोग्रामों के ऊपर अलग पॉप-अप विंडो या Windows notification। यही अंतर तय करता है कि कहां देखना है और कुछ रिकॉर्ड हुआ भी है या नहीं।

वे सेटिंग्स जो रिमाइंडर को शांत कर देती हैं

इन कारणों को क्रम से जांचें।

  1. 1. Outlook चल नहीं रहा है। रिमाइंडर दिखाने के लिए Classic Outlook का चलना जरूरी है। New Outlook बंद होने पर भी आपको सूचना दे सकता है, लेकिन तभी जब उसका background-notification विकल्प और उससे मेल खाती Windows background permission सक्षम हो।
  2. 2. Outlook के अंदर रिमाइंडर बंद हैं। Classic Outlook: File → Options → Advanced → Show remindersको चालू करें Show reminders on top of other windows को भी चालू करें, वरना विंडो आपके काम कर रहे किसी भी प्रोग्राम के पीछे खुल सकती है और आपको दिखाई नहीं देगी।
  3. 3. कैलेंडर आइटम में रिमाइंडर नहीं है। File → Options → Calendar → Default reminders तय करता है कि नए आइटम में क्या सेट होगा। किसी अन्य व्यक्ति का स्वीकार किया गया आमंत्रण उसकी तय की गई सेटिंग के साथ आता है, जो कभी-कभी कुछ भी नहीं होती।
  4. 4. Outlook के लिए Windows notifications बंद हैं। Settings → System → Notifications में Outlook खोजें और जांचें कि ऐप सक्षम है तथा Show notification banners चालू है। यह केवल Windows-notification शैली वाले रिमाइंडर के लिए मायने रखता है।
  5. 5. Do not disturb चालू है। इसके सक्रिय रहने पर Windows बैनर दबा देता है, और यह अपने-आप भी हो सकता है — आपके सेटिंग्स के अनुसार प्रस्तुतिकरण, गेम या full-screen ऐप्स के दौरान। Do Not Disturb ने क्या रोका यह एक अलग सवाल है।
  6. 6. रिमाइंडर सूची अटक गई है। अगर सभी रिमाइंडर एक साथ बंद हो गए हैं और सेटिंग्स सही दिख रही हैं, तो आमतौर पर रिमाइंडर स्टोर इसका कारण होता है। Classic Outlook में सुधार का तरीका है कि उसे पूरी तरह बंद करें और एक बार इसके साथ शुरू करें /cleanreminders switch, जो सूची को साफ करके दोबारा बनाता है। इस प्रक्रिया में लंबित रिमाइंडर हट जाते हैं, इसलिए इसे तब चलाएं जब कुछ भी तुरंत होने वाला न हो। New Outlook में इसका कोई समकक्ष switch नहीं है।

कैसे पता करें कि कुछ Windows तक पहुंचा था या नहीं

व्यावहारिक सवाल यह है कि क्या Outlook ने ऐसा रिमाइंडर दिखाया जिसे आपसे नजरअंदाज कर दिया गया, या बिल्कुल कोई रिमाइंडर दिखाया ही नहीं। बाद में दोनों स्थितियां एक जैसी लगती हैं, लेकिन इनके समाधान अलग-अलग होते हैं।

अगर Outlook को Windows notifications के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है, तो दबाएं Win + N और देखें। Windows notification centre में हर ऐप की कुछ सूचनाएं रखता है, इसलिए एक घंटे पुराना रिमाइंडर अभी भी वहां हो सकता है। अगर Outlook इसके बजाय अपनी Reminders विंडो दिखाता है, तो खोजने के लिए कुछ नहीं है: वह विंडो Outlook की अपनी है, वह कभी Windows से होकर नहीं जाती और बंद किए जाने के बाद Outlook की अपनी रिमाइंडर सूची के बाहर कोई रिकॉर्ड नहीं छोड़ती।

मेल अलर्ट फिर से एक अलग सिस्टम हैं

Outlook के नए-मेल अलर्ट Windows notifications के जरिए आते हैं और उनका अपना स्विच होता है: File → Options → Mail → Display a Desktop Alert। इसलिए हर ईमेल बैनर मिलना और कोई कैलेंडर रिमाइंडर न मिलना पूरी तरह संभव है, जिससे ऐसा लगता है कि Outlook काम कर रहा है और कैलेंडर खराब है।

जवाब को उपलब्ध रखना

notification centre में हर ऐप की डिफ़ॉल्ट रूप से तीन सूचनाएं रहती हैं — प्रति-ऐप सेटिंग में 1, 3, 5, 10 या 20 विकल्प मिलते हैं — और किसी सूचना पर क्लिक करने या उसे साफ करने से वह हट जाती है। कामकाजी दिन में एक घंटे के ईमेल किसी कैलेंडर रिमाइंडर को पैनल से बाहर धकेलने के लिए पर्याप्त होते हैं। जब तक आप यह पूछते हैं कि आपको याद दिलाया गया था या नहीं, तब तक सबूत आमतौर पर जा चुका होता है।

Notification Logger हर Windows notification के आते ही उसे आपके PC पर सहेजता है और उसके दिखाई देने का समय रखता है। आप इतिहास में खोज सकते हैं, उसे ऐप्लिकेशन या तारीख की सीमा के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं और एक्सपोर्ट कर सकते हैं। लॉग दिखाता है कि Outlook रिमाइंडर 09:45 पर दिखाई दिया था या नहीं।

सीमा वही है जो इस पूरे पेज पर हर जगह है। यह वही रिकॉर्ड करता है जो Windows को दिया गया था। Outlook की अपनी Reminders विंडो में दिखाया गया रिमाइंडर कभी Windows से होकर नहीं जाता, इसलिए वह न तो लॉग में होता है और न notification centre में — रिमाइंडर की उस शैली के लिए Outlook की अपनी सूची ही एकमात्र रिकॉर्ड है।

इसे दोबारा होने से रोकने के लिए क्या बदलें

  • चालू करें Show reminders on top of other windows। किसी दूसरी विंडो के पीछे छिपा रिमाइंडर आसानी से छूट सकता है।
  • डिफ़ॉल्ट रिमाइंडर समय ऐसा सेट करें जिससे आपके पास कार्रवाई करने के लिए पर्याप्त समय हो। डिफ़ॉल्ट 15 मिनट है; अगर आपको इमारत से निकलने के लिए समय चाहिए तो इससे अधिक चुनें।
  • अगर आप बैठकों के लिए Outlook पर निर्भर हैं, तो जांचें कि Outlook Windows के साथ शुरू होता है।
  • अगर आप new Outlook इस्तेमाल करते हैं, तो अलग विंडो के बजाय Windows-notification शैली चुनें — यही एकमात्र विकल्प है जो बाद में जांचने के लिए पर्याप्त समय तक बना रहता है।

स्रोत

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

Outlook खुला होने के बावजूद Outlook रिमाइंडर पॉप-अप क्यों नहीं होते?
अक्सर Show reminders File → Options → Advanced में बंद होता है, या रिमाइंडर दूसरी विंडो के पीछे दिखाई देता है क्योंकि Show reminders on top of other windows सक्षम नहीं है। इसके बाद जांचें कि Outlook के लिए Windows notifications चालू हैं और Do not disturb बंद है।
क्या Outlook रिमाइंडर Windows notification centre में दिखाई देते हैं?
केवल तभी, जब Outlook को Windows notifications इस्तेमाल करने के लिए सेट किया गया हो। Classic Outlook अपनी Reminders विंडो दिखाता है, जो कभी Windows तक नहीं पहुंचती और इसलिए Win + N के अंतर्गत कभी दिखाई नहीं देती।
मैं कैसे पता कर सकता हूं कि रिमाइंडर बिल्कुल दिखाई दिया था या नहीं?
Win + N दबाएं — हाल का रिमाइंडर अभी भी पैनल में हो सकता है, हालांकि इसमें हर ऐप के केवल कुछ ही रिमाइंडर रहते हैं। उस विंडो से आगे आपको ऐसी चीज चाहिए जो सूचनाएं आते ही रिकॉर्ड करती हो; वरना “कोई रिमाइंडर नहीं दिखाया गया” और “आपकी अनुपस्थिति में रिमाइंडर दिखाया गया” में कोई अंतर नहीं पता चलता।
मुझे Outlook से ईमेल अलर्ट मिलते हैं, लेकिन कैलेंडर रिमाइंडर नहीं मिलते।
ये अलग-अलग सेटिंग्स हैं। मेल के लिए डेस्कटॉप अलर्ट File → Options → Mail में होते हैं; कैलेंडर रिमाइंडर File → Options → Advanced और File → Options → Calendar में होते हैं। एक का काम करना दूसरे के बारे में कुछ नहीं बताता।
/cleanreminders switch क्या करता है?
Classic Outlook में यह रिमाइंडर सूची को साफ करके दोबारा बनाता है, जो तब सामान्य सुधार है जब सभी रिमाइंडर एक साथ बंद हो जाएं। यह लंबित रिमाइंडर हटा देता है, इसलिए इसे ऐसे समय इस्तेमाल करें जब कोई महत्वपूर्ण काम तुरंत लंबित न हो। New Outlook में इसका कोई समकक्ष नहीं है।
क्या Do not disturb Outlook रिमाइंडर छिपा देता है?
यह बैनर छिपा देता है। Windows आपके प्रस्तुतिकरण देने या full-screen ऐप्लिकेशन में होने के दौरान Do not disturb को अपने-आप भी चालू कर सकता है, इसलिए कभी-कभी रिमाइंडर उन्हीं बैठकों के दौरान गायब होते हैं जिनके लिए आपको उनकी सबसे अधिक जरूरत थी।
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